Bedrijfsvoering

De dienstverlening naar de burger staat bij de gemeente Uden centraal. Dit alles willen we effectief en efficiënt realiseren, met onze basistaken als uitgangspunt. Het afgelopen jaar heeft dit binnen de ontwikkeling van onze organisatie een belangrijke rol gespeeld. Door voortdurende focus op de doelmatigheid van onze interne processen, faciliteiten, budget en planningen streven we naar excellente dienstverlening. Via het programma “2Do” (MT-driehoek gericht op organisatie-ontwikkeling) ) heeft de organisatie verder gewerkt aan de vraaggerichte dienstverlening. Belangrijkste verandering in 2013 was dat onze burgers op afspraak geholpen worden.

Bedrijfsvoeringsmonitor

Bij de interim controle (november 2013) heeft de huisaccountant een bedrijfsvoeringmonitor opgesteld. Deze geeft aan welke bedrijfsprocessen wij onderscheiden en hoe het staat met de beheersing van deze processen.

De zwarte symbolen geven  de stand van zaken van vorig jaar weer en de gele die van dit jaar.

Personeel en organisatie

Wij willen door inwoners, ondernemers en bezoekers gezien worden als een ondernemende gemeente met lef. Voor alle medewerkers gelden de volgende kerncompetenties: SKOOR (Samenwerken, Klantgericht, Ondernemend, Omgevingsgericht en Resultaatgericht).

In 2013 is het volgende gerealiseerd:

Organisatiewijzigingen

• Oprichting van de Omgevingsdienst Brabant Noord: dit leidde tot overdracht van diverse taken van de gemeente Uden aan de Omgevingsdienst. Tevens zijn drie medewerkers naar deze dienst overgegaan.
• De wetswijzigingen in het kader van de Drie Transities leiden tot de invoering van een kanteling van het werk bij de afdelingen Sociale Zaken en Maatschappelijke Ontwikkeling. Centraal daarbij staat de stimulatie van zelfredzaamheid en de integrale, vraaggerichte benadering van de klant. In 2013 is gestart met de vorming van een nieuwe afdeling Maatschappelijke Dienstverlening.
• Gestart is met de organisatieverandering bij Openbare Werken: Evenwichtig timmeren aan de weg.
• Wijziging inrichting functies als gevolg van verdere digitalisering bij de afdeling Publiekszaken.
• Verder wordt nauw op diverse onderdelen (vanuit de bedrijfsvoering) samengewerkt met andere gemeenten binnen de As-50 (de gemeenten Bernheze, Veghel en Oss).

Strategische Personeelsplanning

Om strategisch te sturen op de behoefte, inzet en kwaliteit van het personeel is verder vorm gegeven aan strategische personeelsplanning. In 2012  is de kwantiteit en kwaliteit van alle medewerkers in kaart gebracht. In 2013 is verder in beeld gebracht  de kwantitatieve en kwalitatieve behoefte aan personeel op korte, middellange en lange termijn. De verschillen van de beide foto’s worden in 2014 verder uitgewerkt, waarbij wendbaarheid van de organisatie een rol speelt.

HRM-cyclus

In de jaargesprekken (start- voortgang-beoordeling)  zijn de medewerkers gemonitord op hun activiteiten en kerncompetenties. In 2013 stond vooral de kerncompetentie resultaatgericht samenwerken centraal.

Verder is veel aandacht besteed aan de (persoonlijke) ontwikkeling van elke medewerker op gebied van mobiliteit, opleiding en loopbaan als ook ondernemerschap.

Nieuwe medezeggenschap

Na de invoering van nieuwe medezeggenschap in de tweede helft van 2012, is deze medezeggenschapsvorm verder toegepast in 2013. Vooral bij diverse organisatiewijzigingen heeft medezeggenschap plaats gevonden direct op de werkvloer doordat medewerkers hebben meegepraat en meebeslist via specifiek op de wijziging gericht werkgroepen en klankbordgroepen.

De OR van de gemeente Uden heeft voor de invoering van  deze nieuwe vorm de tweede prijs gewonnen bij de medezeggenschapsprijs gemeenten 2013 van het  AenO fonds gemeenten.

Flexibiliteit en Mobiliteit

In het kader van flexibiliteit en mobiliteit zijn diverse acties uitgezet en georganiseerd op het gebied van loopbaan en mobiliteit  in 2013. Te noemen valt: (snuffel)stages voor medewerkers in of buiten de organisatie, de dag van de mobiliteit (in samenwerking met As50 gemeenten), loopbaangesprekken, inspiratietoer ondernemende ambtenaren, loopbaan4daagse, mobiliteitsdag.

Onze gemeente heeft in 2012-2013 geparticipeerd in de Proeftuin Vernieuwende Arbeidsrelaties samen met het ministerie BZK en andere overheidsorganisaties. Nieuwe mogelijke arbeidsvormen zijn met elkaar uitgewisseld, zoals flexibel ambtenaarschap en ZPP (zelfstandig publiek professional).

Daarnaast is de gemeente Uden in 2013 actief deelnemer geweest in het netwerk Ondernemende Ambtenaren Brabant samen met de Provincie Noord-Brabant, diverse waterschappen en gemeenten in Brabant. Hier stond het stimuleren en vormgeven van de flexibele ambtenaar en de ambtenaar als zelfstandig publiek professional (ZZP’ers) centraal. Dit netwerk heeft in 2013 de HRM-prijs van het AenO-fonds Provincies ontvangen.

Uden Academie

De gemeente Uden heeft samen met de As50 gemeenten voor haar eigen medewerkers en de medewerkers van deze As50 gemeenten diverse trainingen gegeven en beschikbaar gesteld.

Te noemen valt: training Crucial Conversations, workshop toepassen van mediationvaardigheden,  leiding geven aan beweging, workshop Dit ben ik, Loopbaanworkshop, cursus programmabegroting.

Opleidingen

Naast de vakinhoudelijke opleidingen, zijn ook opleidingen gegeven aan medewerkers ter voorbereiding op het werken in een integrale frontoffice functie als ook trainingen gericht op toekomstige organisatieontwikkeling.

Verder is voor een groot aantal medewerkers een opfristraining omgaan met agressie gegeven.

Wijziging rechtspositie sector Gemeenten

In 2013 is een belangrijke wijziging doorgevoerd in de rechtspositie van de sector Gemeenten. Dit heeft te maken met de invoering van het Van Werk Naar Werk traject voor medewerkers die als gevolg van een reorganisatie boventallig moeten worden verklaard. Het Van Werk Naar Werk traject duurt maximaal twee jaar. In dit traject hebben de werkgever en de medewerker beiden verplichtingen met als doel de boventallig verklaarde medewerker te begeleiden naar ander werk. In 2013 zijn als gevolg van diverse reorganisaties diverse medewerkers boventallig verklaard. Al deze medewerkers zijn intern dan wel extern begeleid naar ander werk.

Dienstverlening

n 2012 is de basis gelegd voor de dienstverlening volgens het @Antwoord concept. Binnen de gemeente Uden zijn de processen zo ingericht dat de klant zelf kan kiezen op welke wijze de gemeente wordt benaderd. Je krijgt altijd het juiste antwoord binnen de gestelde servicenormen. Het dienstverleningsconcept is doorgevoerd binnen alle processen waarbij een klant betrokken is. In 2013 hebben we op deze basis door gebouwd.

In september zijn we gestart met het werken op afspraak voor alle producten. Doelstelling hierbij is de wachttijden voor de burgers te verkorten. Daarbij komt het voordeel van de efficiency met betrekking tot het inzetten van personeel. Afgesproken is dat niemand zomaar wordt weggestuurd. Het duurt enige tijd voordat inwoners bekend zijn met het maken van een afspraak. Deze manier van werken is zonder noemenswaardige problemen ingevoerd. Er is in de communicatie veel aandacht aan besteed.

In de loop van 2013 is een verschuiving zichtbaar van het gebruik door de burgers van het kanaal waarmee ze de gemeente hebben benaderd. Het aantal baliebezoeken is afgenomen. Het aantal transacties via de website en telefonie zijn toegenomen. Dit is een positieve ontwikkeling in het streven van de digitale overheid. In 2013 heeft minister Plasterk in een brief aan de kamer aangegeven dat in 2017 de burger al zijn zaken digitaal met de overheid kan afhandelen. In Uden zitten we in dit streven goed op koers.

In 2013 hebben we wee meegedaan in de benchmark ‘waarstaatjegemeente’.  Hierin is een dalende lijn herkenbaar over de gehele breedte. Deze daling is niet verklaarbaar vanuit de verandering in werkwijze (meting was vóór invoering op afspraak werken). De stijging ten aanzien van de telefonische dienstverlening hebben we niet kunnen consolideren zoals was verwacht. Op basis van deze cijfers wordt extra gemonitord op de bejegening van de klanten zowel aan de telefoon als aan de balie. Dienstverlening is altijd onderwerp van gesprek in werkoverleg en in de gesprekkencyclus. Dienstverlening staat of valt met de houding van onze medewerkers. Dit heeft derhalve continue aandacht. In 2014 zal de verbetering van de dienstverlening via de website aandacht krijgen.

Inkoop en aanbesteding

Met de komst van de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit is samen met de gemeente Veghel en het BIZOB een nieuw inkoopbeleid vastgesteld. Het is in afstemming met het plaatselijk bedrijfsleven tot stand gekomen. Naast doelmatig en rechtmatig inkopen is maatschappelijk verantwoord inkopen een belangrijk doel.

De met meerdere gemeenten gezamenlijk doorlopen aanbestedingen en de individueel uitgevoerde trajecten, hebben zowel kwalitatief als prijstechnisch gezien goede resultaten opgeleverd. Op het moment wordt het nieuwe inkoopjaarplan opgesteld, afstemming met andere gemeenten (zowel in BIZOB-Verband als ook Noordoost-Brabant) is gewenst.

Interne controle, rechtmatigheid, administratieve organisatie

De gemeente Uden is en wil graag ‘in control’ zijn. Hiervoor beschikken wij over interne beheersingsmaatregelen. Om de financiële rechtmatigheid te waarborgen, werken wij met het model interne controle en rechtmatigheid. Samen met het normenkader en het intern controleplan 2013 vormt dit het kader voor de interne controle. De interne controle heeft in 2013, niet geleid tot bevindingen. De jaarlijkse goedkeurende controleverklaringen van de accountant voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid én de goedkeuring van onze Programmabegroting door toezichthouder Provincie Noord-Brabant tonen aan dat wij "in control" zijn. Daarnaast heeft Uden ook een systeem voor risicomanagement.

In de Bedrijfsvoeringverklaring verklaart het college en het ambtelijk management dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen adequaat en effectief zijn en wordt een onderbouwing hiervoor gegeven. Uitgangspunt voor de bedrijfsvoeringverklaring is het managementmodel COSO.

Transparante verslaggeving/ Risicomanagement

De gemeente Uden is overall winnaar geworden van de Kordes-Award 2013.  De centrale doelstelling van de Deloitte Kordes Award is het continue verbeteren van de verslaggeving en prestatieverantwoording door (semi) publieke organisaties .

Het behalen van deze prijs is een hele eer. De afgelopen jaren is sterk ingezet op het verbeteren van de planning en controlcyclus met als doelstelling zo transparant  en goed mogelijk informatie te verschaffen en verantwoording af te leggen. Met het identiek opbouwen van de planning en controlproducten is een eerste stap richting continuous reporting gezet.

De gemeente heeft ook de best practice award voor risicomanagement gewonnen. Dit geeft aan dat de gemeente de juiste weg is ingeslagen met het risicomanagement. Sinds een aantal jaren heeft de gemeente het beleid voor risicomanagement.  Er wordt actief gestuurd op de weerstandsratio om zo de financiële positie te verbeteren.

Voor komend jaar is de doelstelling om het risicomanagement meer te koppelen aan de interne controle. Het systeem van risicomanagement is gebaseerd op het plan-do-check-act model. Met het koppelen van de interne controle aan het risicomanagement komt er meer nadruk te liggen op de check en act-fase en wordt de kwaliteit van het risicomanagement vergroot.

In de paragraaf risico inventarisatie en weerstandsvermogen zijn de belangrijkste risico’s in beeld gebracht, is de berekening van de weerstandsratio’s  gemaakt en is er een doorkijk gemaakt naar de toekomst.

ICT

In 2012 is de vervanging van onze ICT infrastructuur afgerond. De windows-omgeving is geïnstalleerd en de informatiesystemen draaien hierop. In januari 2014 wordt de thuiswerk omgeving opgeleverd. Dit betekent dat Uden klaar is voor de toekomst. Vanuit het project Het Udens Werken zal op basis van deze omgeving de juiste werkplekken worden gecreëerd. Omdat de samenwerking met Veghel op een zeer laag pitje is terecht gekomen hebben we binnen het eigen team voldoende deskundigheid opgebouwd om zoveel mogelijk op eigen kracht de nieuwe systemen te kunnen beheren. Van hieruit wordt samenwerking gezocht in de regio. Binnen de AS50 zijn we doorgegaan met kennis uitwisseling. Dit heeft in 2013 geleid tot het vaststellen van het informatie beveiligingsbeleid. Op basis hiervan zijn een aantal concrete resultaten geboekt zoals het beheer van de mobile devices, cameratoezicht in de hal en het vergroten van het bewustzijn van de medewerkers op gebied van informatie veiligheid. Wat betreft de basisregistraties is Uden geslaagd voor de audit voor de basisregistratie Adressen en Gebouwen. Hierdoor voldoen wij aan de eisen van de rijksoverheid en leveren we onze bijdrage aan de landelijke voorziening.

Niet-Financiële rechtmatigheid/juridische kwaliteitszorg

Met alles waarmee wij ons bemoeien dienen we te handelen volgens de beginselen van behoorlijk bestuur. Zo moeten beslissingen voldoen aan de geldende regels op het gebied van bevoegdheid, rechtsbescherming, openbaarheid en verantwoording. Gebeurt dat niet dan is er een juridisch, en mogelijk ook een financieel risico. Vandaar dat wij, Juridische kwaliteitszorg (JKZ) als intern systeem voor risicoafwegingen hanteren (zie ook: Besluit accountantscontrole decentrale overheden).

In 2013 blijkt dat een aantal interne beheersmaatregelen niet altijd consequent zijn ingezet. De juridische risico’s hiervan zijn in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing vertaald. Bij Juridische kwaliteitszorg (JKZ) worden een aantal ‘productiegegevens’ toegelicht.

Het handelen van de gemeente is gebonden aan regels. Juridische kwaliteitszorg is gericht op de correcte toepassing en uitvoering van die regels. Het systeem van beheersmaatregelen levert informatie. En met die informatie sturen wij op ons juridisch kwaliteitsniveau. Het gaat hierbij om de volgende onderwerpen:

Bezwaren en klachten

De jaarverslagen 2013 van de Onafhankelijke commissie bezwaarschriften (hierna: OCB) en de Nationale Ombudsman, geven een positief algemeen beeld.

In 2013 zijn meer dan 30.000 besluiten genomen waartegen een burger bezwaar kon maken.

In totaal kwamen 174 bezwaren binnen bij de OCB, tegenover het aantal van 204 in 2012.

42,5% is informeel of niet-inhoudelijk verklaard , tegenover 53% in 2012
40,5% adviseerde de OCB als ongegrond, tegenover 31% in 2012
17% van de bezwaren waren gegrond, tegenover 16% in 2012
De toename van bezwaren over bijzondere bijstand valt samen met de toename van de aanvragen en de behandeling hiervan met gewijzigd beleid: bijvoorbeeld de bijzondere bijstand voor medische kosten is verminderd, dan wel een uitzondering geworden. Het komend jaar ligt de focus op de heldere –mondelinge- uitleg van een beslissing.

In 2013 zijn 10 klachten schriftelijk afgehandeld. De Nationale Ombudsman heeft geen klachten in onderzoek genomen; één ongegrond verklaard; één bemiddeld; één geïntervenieerd; en bij de rest volstond informatie danwel doorverwijzing naar de gemeente of een andere instantie.

Voorgaande informatie is ook aan te merken als de publicatie van de geregistreerde klachten ex artikel 9:12a van de Algemene wet bestuursrecht.

De Belastingsamenwerking Oost Brabant (BSOB) brengt als zelfstandige organisatie zelf verslag uit over de bezwaren en klachten over de onroerende zaakbelastingen, riool- en afvalstoffenheffing, parkeerbelasting, reclamebelasting en de uitvoering van de Wet onroerende zaken. In 2013 heeft de BSOB voor gemeente Uden, meer dan 61.000 aanslagen opgelegd, waartegen 4.417 bezwaren zijn ingediend en waarvan slechts 57 als beroepszaken zijn doorgezet.

Kwaliteit van besluitvorming

Een besluit moet voldoen aan wettelijke eisen. Er is veel nieuwe (Europese) regelgeving en rechtspraak op dit gebied. Voor de beheersing van de kwaliteit hebben de afdelingen een juridisch contactpersoon.

Overzicht van een aantal veel voorkomende besluiten, in vergelijking met het voorgaande jaar.

Openbaarheid

Iedereen heeft recht op juiste, volledige en actuele informatie. De gemeente Uden levert die actief op Uden.nl en Overheid.nl. Zonodig kan iedereen een verzoek doen om een aanvulling.

Helaas werd in 2013 een aantal maal een bijzonder onduidelijk Wob-verzoek (Wet openbaarheid van bestuur) gedaan, waarbij het accent bij de verzoeker meer lag op het binnenhalen van de te-laat-beslis-boete ad € 1.260,= of een proceskostenvergoeding van €750,=.

Vandaar dat het online-verzoek alleen nog kan worden gedaan mét DigiD. Hiermee gaan we het misbruik tegen in lijn met artikel 2:5, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

Overige onderdelen

• Rechtszaken
• Kwaliteit van regelgeving
• Kwaliteit van bevoegdheid

Juridische kwaliteitszorg

Het handelen van de gemeente is gebonden aan regels. Juridische kwaliteitszorg is gericht op de correcte toepassing en uitvoering van die regels. Hierdoor komen de afwijkingen c.q. de juridische risico’s in beeld om deze te kunnen beheersen. Het systeem van beheersmaatregelen levert informatie op onderstaande onderdelen. Die onderdelen komen voort uit het Juridisch kwaliteitskader. Hier streeft gemeente Uden haar juridisch kwaliteitsniveau mee na.