Bedrijfsvoering

Inleiding

De dienstverlening aan onze inwoners, bedrijven en instellingen staat bij de gemeente Uden centraal. Dit alles willen we effectief en efficiënt realiseren, met onze basistaken als uitgangspunt. De afgelopen jaren heeft dit binnen de ontwikkeling van onze organisatie een belangrijke rol gespeeld. Door voortdurende focus op de doelmatigheid van onze interne processen, faciliteiten, budgetten en planningen streven we naar excellente dienstverlening. Het accent ligt op verminderde bureaucratie en regeldrukte. Geen overbodige regels, maar eenvoudige aanvraagprocedures en vergunningverlening. Gestreefd wordt naar een snelle afhandeling van aanvragen. Daar waar regels gehandhaafd moeten worden, doen we dat volgens de Udense, menselijke maat.
Via het programma “2Do” (een werkgroep binnen het managementteam die gericht is op organisatie-ontwikkeling) werkt de organisatie verder aan het verbeteren van de dienstverlening.

Personeel en organisatie

De gemeente Uden is een organisatie met lef die durft te kiezen voor resultaten. Het optimaliseren van onze dienstverlening blijft een continue focus.  Dat betekent voortdurend investeren in het ontwikkelen en opleiden van onze werknemers. Voor alle medewerkers gelden de volgende kerncompetenties: SKOOR (Samenwerken, Klantgericht, Ondernemend, Omgevingsgericht en Resultaatgericht).
Centraal staat resultaatgericht ondernemen samen met onze klanten en business partners.
De belangrijkste aandachtspunten van het personeelsbeleid in 2015-2018 zijn:

1. Verdergaande samenwerking met onze klanten en business partners (buiten binnen halen en vice versa)
2. Het duurzaam en wendbaar inzetbaar zijn van onze organisatie en onze werknemers door strategische personeelsplanning, actieve ontwikkeling via trainingen, loopbaanactiviteiten, mobiliteit.
3. Bevorderen van instroom van jongeren in de arbeidsmarkt en in de organisatie door de gemeente Uden te ontwikkelen tot talentorganisatie.
4. Vergroten van vaardigheden van onze werknemers om nog beter te kunnen inspelen op de klantvragen en de veranderende rol van de publieke werknemer in de (nabije) toekomst.
5. Het blijven van een aantrekkelijke werkgever.

Dienstverlening

De gemeente werkt nu ‘op afspraak’ en gaat ook op enkele dagdelen een vrije inloop organiseren, (bijvoorbeeld op de woensdag- en/of vrijdagmiddag). Dan wordt ook extra ondersteuning, bijvoorbeeld voor ouderen, gegeven.
De gemeente Uden heeft haar dienstverlening vertaald in servicenormen. De prestaties van de gemeente Uden worden voortdurend met andere gemeenten vergeleken (via benchmarks zoals “Vensters voor bedrijfsvoering”).
De ambtelijke organisatie moet deskundig, gemotiveerd, flexibel en op ontwikkeling gericht zijn. Om dit te bereiken is de gemeente Uden een goede werkgever. Actief scholingsbeleid, loopbaanbeleid, flexibele werktijden, leeftijdsbewust personeelsbeleid zijn daarbij belangrijke factoren. Om een excellente dienstverlening te leveren zijn goede medewerkers noodzakelijk. Deze doelstelling is opgenomen in de normale bedrijfsvoering.
Inwoners betrekken bij de voorbereiding en uitvoering van beleid (zie hieronder ook “Naar een nieuw evenwicht”). Dit is een uitgangspunt bij beleidsvorming op alle gemeentelijke gebieden.

ICT

De ICT-infrastructuur is een belangrijke ruggengraat van de gemeentelijke organisatie. In 2012 en 2013 is de gehele infrastructuur vervangen, dat betekent dat de komende jaren deze infrastructuur up-to-date gehouden moet worden. Hiervoor staan ook financiële middelen ter beschikking. In 2018 staat weer een totale vervanging op de agenda.  Om een excellente dienstverlening te leveren is een goed beheerde ICT omgeving noodzakelijk.

Interne controle, rechtmatigheid en administratieve organisatie

De gemeente Uden is en wil graag ‘in control’ zijn. Hiervoor zijn tal van interne beheersingsmaatregelen aanwezig. Om de financiële rechtmatigheid te waarborgen, wordt onder andere met het model interne controle en rechtmatigheid gewerkt. Samen met het normenkader en het intern controleplan 2014 vormt dit het kader voor de interne controle.
Dat we de interne processen op orde hebben blijkt onder andere uit de goedkeurende controleverklaringen die de gemeente Uden jaarlijks heeft behaald voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid. Dit blijkt ook uit de jaarlijkse instemming met onze Programmabegroting door onze toezichthouder provincie Noord-Brabant. De doelstelling voor komende jaren blijft om de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen verder te verbeteren. Daar waar de organisatieontwikkeling aanleiding geeft om de beschrijving van de werkprocessen aan te passen (AO/IC), wordt dit uitgevoerd.
Nieuw ten opzichte van voorgaande jaren is de interne controle op de fiscale processen BTW en loonheffing. De gemeente Uden heeft hiervoor een zogenaamd Tax Control Framework opgesteld. Hierin zijn de fiscale processen, de bijbehorende risico’s en de beheersingsmaatregelingen opgenomen. Op basis hiervan wordt de interne controle uitgevoerd en worden de eerste stappen gezet om ook fiscaal ‘in control’ te zijn.

Risicomanagement

Een ander onderdeel dat bijdraagt aan het ‘in control’ zijn is risicomanagement. De gemeente Uden wil op een gestructureerde wijze risico’s beheersen en eventuele risico’s bewust nemen. Hierbij is de relatie tussen risico’s en de mate waarin de gemeente in staat is om eventuele grote financiële tegenvallers die bij de risico’s horen op te vangen van belang.
Dit heeft geresulteerd in beleidsregels betreffende Risicomanagement en Weerstandscapaciteit. Met het vaststellen van de nota “Risicomanagement en Weerstandscapaciteit” heeft de Raad kaders gesteld m.b.t. het borgen van een bewust gekozen niveau van weerstandsvermogen met risicomanagement. Dit beleid wordt in 2014 geactualiseerd. Het gewenste niveau van weerstandsvermogen (ratio tussen 1 en 2) maakt het mogelijk de bestaande dienstverlening in stand te houden ook al doet zich een financieel nadeel voor dat door zijn omvang niet kan worden opgevangen door de exploitatie.
De weerstandsratio is ook een van de drie pijlers bij de bepaling van onze financiële positie. De ratio wordt ingezet bij het realiseren van de doelstelling “financiën op orde houden”. Zie voor de schematische weergave van de financiële strategie van de gemeente Uden dit model.

Voor komend jaar is de doelstelling om het risicomanagement meer te koppelen aan de interne controle. Het systeem van risicomanagement is gebaseerd op het plan-do-check-act model. Met het koppelen van de interne controle aan het risicomanagement komt er meer nadruk te liggen op de check en act-fase en wordt de kwaliteit van het risicomanagement vergroot.
In de paragraaf risico inventarisatie en weerstandsvermogen zijn de belangrijkste risico’s in beeld gebracht, is de berekening van de weerstandsratio’s gemaakt en is er een doorkijk gemaakt naar de toekomst.

Niet-financiële rechtmatigheid

Zeker niet alle handelingen van de gemeente Uden hebben direct financiële consequenties. Maar handelt de gemeente niet volgens de geldende regels dan heeft zo’n handeling een juridisch, en mogelijk ook een financieel risico. Een risico van hoge herstelkosten of boetes, omdat bijv. een toezichtsautoriteit of een rechter de handeling als onrechtmatig beoordeelde.
Vandaar dat Uden voor haar handelingen een intern systeem van risicoafwegingen hanteert. Deze Zorg voor Juridische Kwaliteit sluit aan op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Zorg voor Juridische Kwaliteit (JKZ)

De juridische afwegingen gebeuren veelal op de achtergrond. Bijv. de klant dient een klacht in; voor zijn rechten maakt het een verschil of hij daarmee ons louter wilde informeren of een handhavings-verzoek indiende. Navraag bij de klant leert ons welke juridische weg bewandeld dient te worden.
En juist op deze achtergrond neemt de juridisering toe, voornamelijk door een toename van:

1. De samenwerking tussen Uden en andere gemeenten of overheden, bijv. bij de omvangrijke transities en transformaties in het sociale domein;
2. De invloed van de EU-regels op de uitvoering van de gemeentepraktijk, bijv. de continue aandacht voor privacybeschermings-, staatsteun- en aanbestedingsregels;
3. De complexe regels om de schaarse middelen te kunnen verdelen of te kunnen optreden in het algemene belang van de Udense gemeenschap, bijv. hoe logisch een beslissing ook lijkt, de juridische uitkomst kan anders zijn door de geldende (EU) regels, welke de rechter hanteert bij de beslechting van een geschil;
4. Het gebruik van elektronische kanalen voor het doen van officiële verzoeken en overige vragen, bijv. met een officieel verzoek start (nu nog) te beslistermijn op straffe van een te-laat-boete, ongeacht of deze binnenkomt via de e-mail of de website, of met of zonder de vereiste gegevens;
5. Wettelijk verplichte formele handelingen waar de uiteenlopende toezichtsautoriteiten op toezien, bijv. een nieuw vergunningstelsel voor een dienstondernemer vereist een melding bij de EU.

Deze ontwikkelingen zetten aan tot een aanscherping van de maatregelen van JKZ, Juridische kwaliteitszorg en het gebruik hiervan. Een voorbeeld hiervan is het meer aantoonbaar maken van privacybescherming. Dat past in de lijn van de nieuwe wettelijke verplichting tot het melden van een data-lek en, de komst -naar verwachting in 2016- van het strengere privacy regime met de EU-Verordening bescherming persoonsgegevens. In de paragraaf over Weerstandvermogen is bij JKZ voormeld risico nader uitgewerkt.

Juridische kwaliteitszorg (JKZ)

• Beperken juridische risico’s. Middels een vastgesteld beleidskader JKZ en een actuele proces(beschrijving) worden risico’s zoveel als mogelijk beperkt. Mogelijke risico’s zijn: een beslissing, overeenkomst of andere handeling juridisch niet uitpakt zoals bedoeld, met als gevolg: het niet-halen van beleidsdoelen; bestuurlijke en politieke consequenties; berispingen en boetes van autoriteiten; klachten, claims en te-laat-boetes door het onrechtmatig handelen; extra werk en kosten, en imagoschade.
• Voorkomen Juridische kosten procedures. Inherent aan de bedrijfsvoering van de gemeente is dat iedere belanghebbende zijn recht kan beschermen door een juridische procedure te starten tegen een voor hem nadelige beslissing of andere handeling van de gemeente of haar bestuursorganen: de Raad, het College en de Burgemeester. Bij de advisering van het bestuursorgaan wordt aandacht besteed aan de juridische aspecten, dan wel de juridische haalbaarheid van het rechtsgeding. De invulling hiervan wordt ondersteunt door de juridische kerngroep, welke mogelijk wordt ingeschakeld via de checklist voor integrale advisering.
• Gemeenschappelijke regelingen. Er is nog geen uniform beleid rond het beheer en verantwoording van de bestaande relaties met gemeenschappelijke regelingen. Dit zou kunnen leiden tot onvoorziene financiële gevolgen. Er worden op dit moment acties uitgevoerd om de informatie met betrekking tot verbonden partijen beter in beeld te krijgen. Om de kwaliteit van de Gemeenschappelijke Regelingen te waarborgen wordt bij nieuwe samenwerkingen de VNG en BZK handreiking ‘Intergemeentelijke samenwerking toegepast’ (okt. 2013) gebruikt voor de vormgeving en de vaststelling van risico’s. Tevens is een projectopdracht geformuleerd waarbij aandacht is voor o.a. in beeld brengen van risico’s van de bestaande samenwerkingen volgens die handreiking (onderwerpen zijn daarbij: belastingplicht van Omzet- en Vennootschapsbelasting, staatssteun, aanbesteding, mededinging en  arbeidsrechtelijke gevolgen. Tevens is regionaal samenwerking gezocht voor het beheer rondom verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

De laatste jaren zijn diverse aanbestedingstrajecten met meerdere gemeenten gezamenlijk succesvol doorlopen. Middels afstemming van inkoopjaarplannen wordt een optimaal inkoop- en aanbestedingsprogramma samengesteld. Komende jaren wordt gekeken naar het ontwikkelen van een verdergaande inkoopsamenwerking in de regio. Naast het meenemen van duurzaamheid speelt ook social return een belangrijke rol in aanbestedingstrajecten. Samen met UOV de Kring zijn met het oog op lokale ondernemers meerdere bijeenkomsten georganiseerd. Hierin is onder andere uitleg gegeven over het inkoopbeleid en Tenderned.

Communicatie

In oktober jl. is de nieuwe gemeentelijke website gelanceerd, een zogenaamde toptakenwebsite. In deze website staat de inwoner centraal en zijn de taken waar de meeste inwoners voor komen (denk aan aanvragen rijbewijs, aanvragen, paspoort, wanneer moet mijn kliko buiten? et cetera) makkelijk en snel te vinden op de website.  De nieuwe website is toegankelijk, heeft een goede online dienstverlening en voldoet uiteraard aan de webrichtlijnen.
In juni heeft een onderzoek plaatsgevonden onder inwoners van de gemeente Uden naar de verschillende communicatiemiddelen. Hoe worden de huidige communicatiemiddelen gewaardeerd? Hoe zouden inwoners geïnformeerd willen worden? Welke communicatiemiddelen missen ze? De resultaten zijn inmiddels bekend. Deze worden de komende periode geanalyseerd en geïmplementeerd.