Bedrijfsvoering

De doelstelling van de gemeentelijke organisatie “Optimaliseren van de dienstverlening van de burger” staat in Uden ook in 2014 centraal. Natuurlijk op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier.

De in de jaren 2009 t/m 2011 opgepakte programma’s “Vraaggerichte dienstverlening” en “Organisatieontwikkeling” hebben een vervolg gekregen in de z.g. driehoek 2DO. Via het werken in de z.g. driehoeken heeft het Managementteam enkele belangrijke ontwikkelingen expliciet in beeld gebracht. De driehoek 2Do zorgt voor de aansturing van de organisatieontwikkeling.

Personeel en organisatie

Het verbeteren van de dienstverlening blijft een belangrijk aandachtspunt. Dat betekent een continu proces van ontwikkelen en opleiden. De competenties ondernemend, omgevingsgericht en resultaatgericht zijn daarin belangrijke aspecten. De belangrijkste aandachtspunten van het personeelsbeleid in 2014 zijn:

• Samenwerking: in- en extern;
• Steeds meer worden collega’s gestimuleerd en opgeleid om zelf trainingen/cursussen te gaan geven: Crucial conversaties, mediationvaardigheden, producten uit de planning- en controlcyclus. Op deze wijze geeft Uden een invulling aan goed werkgeverschap en bevordert de mobiliteit en flexibiliteit van individuele medewerkers en daarmee de gehele organisatie. Mede door het creëren en faciliteren van diverse vormen voor publiek ondernemerschap proberen we ook een aantrekkelijke werkgever voor onze medewerkers te zijn;
• Strategische personeelsplanning met als doel behoud en werving van kwalitatief hoogwaardig personeel. Gericht op ontwikkelingen die we de komende jaren verwachten (doorvoeren van de bezuinigingen, gemeentelijke samenwerking e.d.);
• Aandacht voor de veranderende rol van de ambtenaar (“Udenaar de toekomst”). Ambtenaren worden meer en meer begeleiders van processen en zorgen van het faciliteren van ontwikkelingen/projecten;
• Sturen op en het richten op talent;
• In verband met de druk op de (toekomstige) arbeidsmarkt staan mobiliteitsbeleid en het “Nieuwe Werken” in 2014 centraal. Ook het duurzaam opleidings- en ontwikkelbeleid is hier van groot belang;
• Het in maart 2012 gehouden medewerkerstevredenheid onderzoek zal in 2014 zijn vervolg krijgen.

Dienstverlening

De dienstverlening naar onze burgers blijft voortdurend in ontwikkeling. We zetten stevig in op de digitalisering van de dienstverlening. Er zijn nu zo’n 100 producten die via uden.nl kunnen worden aangevraagd en/of afgehandeld. Door het standaardiseren en digitaliseren van de eenvoudigere producten maken we ruimte voor klanten met een complexe vraag. Deze klanten krijgen te maken met één medewerker die ervoor zorgt dat zij goed geïnformeerd worden over alle elementen van de vraag en dat deze vraag adequaat wordt afgehandeld. Deze werkwijze wordt opgezet in samenwerking met andere overheden en aanbieders van publieke diensten. Hierin zit ook besloten de voorbereidingen op de decentralisatie van de regelingen op arbeid en zorg. Sinds 1 september 2013 werkt de gemeente Uden op afspraak. In 2014 kijken we hoe de ervaringen/resultaten zijn.

ICT

De nieuwe infrastructuur is geïmplementeerd. Dat betekent dat medewerkers plaats- en tijd onafhankelijk kunnen werken. Dit is een goede basis voor samenwerking met andere gemeenten of samenwerking op bijvoorbeeld het gebied van de sociale dimensie. Ook de beveiliging heeft een solide basis gekregen. De basisregistraties worden verder uitgewerkt en in 2014 worden deze steeds meer gebundeld tot één pakket voor de gehele gemeente Uden. Met de afronding van de invoering van Corsa (Document Management Systeem) hebben we de volledige controle over het beheer van documenten. (Project)medewerkers hebben overal en altijd toegang tot de juiste documentatie welke bovendien snel en eenvoudig is terug te vinden. Met Document Management werken gebruikers efficiënt, transparant en is projectdocumentatie altijd actueel.

Interne controle, rechtmatigheid en administratieve organisatie

De gemeente Uden is en wil graag ‘in control’ zijn. Hiervoor zijn tal van interne beheersingsmaatregelen aanwezig. Om de financiële rechtmatigheid te waarborgen, wordt onder andere met het model interne controle en rechtmatigheid gewerkt. Samen met het normenkader en het intern controleplan 2013 vormt dit het kader voor de interne controle.

Dat we ‘in control’ zijn blijkt onder andere uit de goedkeurende controleverklaringen die de gemeente Uden jaarlijks heeft behaald voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid. Dit blijkt ook uit de jaarlijkse instemming met onze Programmabegroting door onze toezichthouder provincie Noord-Brabant. De doelstelling voor komende jaren blijft om de interne beheersing en het zelfcontrolerend vermogen verder te verbeteren. Daar waar de organisatieontwikkeling aanleiding geeft om de beschrijving van de werkprocessen aan te passen (AO/IC), wordt dit uitgevoerd.

Risicomanagement

Een ander onderdeel dat bijdraagt aan het ‘in control’ zijn is risicomanagement. De gemeente Uden wil op een gestructureerde wijze risico’s beheersen en eventuele risico’s bewust nemen. Hierbij is de relatie tussen risico’s en de mate waarin de gemeente in staat is om eventuele grote financiële tegenvallers die bij de risico’s horen op te vangen van belang.

Dit heeft geresulteerd in beleidsregels betreffende Risicomanagement en Weerstandscapaciteit. Met het vaststellen van de nota “Risicomanagement en Weerstandscapaciteit” heeft de Raad kaders gesteld m.b.t. het borgen van een bewust gekozen niveau van weerstandsvermogen met risicomanagement. Dit gewenste niveau van weerstandsvermogen maakt het mogelijk de bestaande dienstverlening in stand te houden ook al doet zich een financieel nadeel voor dat door zijn omvang niet kan worden opgevangen door de exploitatie.

De weerstandsratio is ook een belangrijke pijler bij de bepaling van onze financiële positie. De ratio wordt ingezet bij het realiseren van de doelstelling “financiën op orde houden”.

Niet-financiële rechtmatigheid

Zeker niet alle beslissingen hebben direct financiële consequenties. Wel moeten deze niet-financiële beslissingen ook volgens de geldende regels worden genomen. Want gebeurt dat niet, dan heeft zo’n beslissing een juridisch, en mogelijk ook een financieel risico. Een risico, omdat de onrechtmatigheid kan worden ingeroepen en dat mogelijk herstelkosten met zich meebrengt. Vandaar dat gemeente Uden het systeem van Juridische kwaliteitszorg (JKZ) als intern systeem van risicoafwegingen hanteert in aansluiting op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

De inkoop- en aanbestedingsfunctie is via de samenwerking met het BIZOB (Bureau inkoop Zuidoost-Brabant) verder geprofessionaliseerd. Komende jaren wordt gekeken of we in de regio Noordoost-Brabant ook een dergelijk bureau kunnen ontwikkelen. Via een inkoopjaarplan (afgestemd met andere gemeenten) wordt een optimaal inkoop- en aanbestedingsprogramma samengesteld. Duurzaamheid speelt daarbij een belangrijke rol. In het laatste kwartaal van 2013 is (samen met de gemeente Veghel, het bedrijfsleven en het BIZOB) het aanbestedingsbeleid vastgesteld.

Juridische kwaliteitszorg

Gemeente Uden hanteert het systeem van Juridische kwaliteitszorg (JKZ) als intern systeem van risicoafwegingen.

Ten eerste komt de focus voor 2014 te liggen op de naleving van Europese regels bij het nemen van gemeentelijke beslissingen. Zo is de gemeente bij de uitgave van overheidsgelden gebonden aan Europese regels om niet een bedrijf te bevoordelen met staatssteun en het gevraagde door aanbesteding tegen de juiste prijs uit de markt te halen. De Europese Commissie bewaakt de naleving van deze regels op straffe van boetes en bevriezing van de gewenste ontwikkelingen. En ook bij de vastlegging van persoonsgegevens moet aan Europese regels worden voldaan op straffe van hoge boetes. Naar verwachting treedt op dit terrein in 2014 de strengere EU-verordening bescherming persoonsgegevens in werking.

Ten tweede brengt de algemene digitalisering, de elektronische bekendmaking van regelgeving en nadere concretiserende besluiten met zich mee. Hierdoor kan een burger eenvoudig zijn rechten en plichten nagaan.

En tot slot verdienen mogelijk nieuwe samenwerkingen tussen de gemeente en een andere partij juridisch de aandacht bij het bepalen van de randvoorwaarden, het kader en soms ook de invulling. Uiteraard wordt dit bepaald door de van toepassing zijnde wetten en in het belang van de Udense gemeenschap.

Belangrijk is het om eind 2014 dit beleid te evalueren.