Bedrijfsvoering

De dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen staat in de gemeentelijke organisatie centraal. Dit alles op een zo effectief en efficiënt mogelijke wijze, met onze basistaken als uitgangspunt. De afgelopen jaren heeft dit bij de ontwikkeling van onze organisatie een belangrijke rol gespeeld. Door voortdurende te focussen op doelmatigheid van onze interne processen, faciliteiten, budgetten en planningen, streven we naar excellente dienstverlening.
Het accent ligt op verminderde bureaucratie en regeldrukte. Geen overbodige regels, maar eenvoudige aanvraagprocedures en vergunningverlening. Via het programma “2Do” (een werkgroep binnen het managementteam die gericht is op organisatieontwikkeling) werkt de organisatie verder aan het verbeteren van de dienstverlening.

Bedrijfsvoeringsmonitor

Bij de interim controle (november 2014) heeft de huisaccountant een bedrijfsvoeringsmonitor opgesteld. Deze geeft aan welke processen wij onderscheiden en hoe het staat met de beheersing van deze processen.

Personeel en organisatie

Wij willen door inwoners, ondernemers en bezoekers gezien worden als een ondernemende gemeente met lef. Voor alle medewerkers gelden de volgende kerncompetenties: SKOOR (Samenwerken, Klant-gericht, Ondernemend, Omgevingsgericht en Resultaatgericht). In 2014 is het volgende gerealiseerd:

Organisatiewijzigingen

• De nieuwe afdeling Maatschappelijke Dienstverlening (voorheen de afdelingen Sociale Zaken en Maatschappelijke Ontwikkeling) is op 1 februari 2014 van start gegaan. Centraal daarbij staat de invoering van een kanteling van het werk door de drie transities en de Participatiewet.
• De verdere doorontwikkeling van de afdeling Publiekszaken waarbij centraal staat: zaakgericht werken, verdere digitalisering, werken op afspraak en kwaliteitsbeheer.
• Voorbereidingen tot samenvoeging van drie afdelingen op Ruimtelijk gebied (realisatie in 2015).
• Voorbereidingen samenwerking Maashorstgemeenten o.a. op het gebied van ICT (realisatie 2016-2019).
• Verder wordt nauw samengewerkt met andere gemeenten binnen het Maashorstgebied en met Veghel op het gebied van opleiding (Uden Academie – Maashorst Academie), loopbaan en ontwikkeling als ook het werken in Noordoost Brabant (gezamenlijke site voor vacatures en klussen).
• Duurzame, wendbare inzetbaarheid (Strategische Personeelsplanning).
• In het kader van duurzame, wendbare inzetbaarheid van de medewerkers in de organisatie worden diverse activiteiten ondernomen.

De argumenten om onze organisatie duurzaam en wendbaar te maken zijn: -Aansluiten op de snel veranderende buitenwereld, -Het Udens werken oftewel het G1000 werken, -Goed werkgeverschap, -Grotere veerkracht medewerkers om met continue veranderingen om te gaan en Menselijk kapitaal bepaalt het succes.

Eén van de activiteiten die in 2014 in gang is gezet, is het duurzaam opleidingsbeleid. De hoofdpijlers van dit duurzaam opleidingsbeleid zijn:

• Regie voeren op eigen opleiding, ontwikkeling en talentgebruik;
• Van buiten naar binnen v.v. werken, waarin de behoeften en wensen van de klanten centraal staan;
• Digitaal en plaats- en tijdonafhankelijk werken.

Flexibiliteit en Mobiliteit

Er zijn diverse activiteiten georganiseerd, gericht op het vergroten van de mobiliteit en loopbaan, zoals de Loopbaan4daagse, Dag van de mobiliteit, (snuffel)stages intern en extern en de Week van de ontwikkeling. Hierbij wordt nauw samengewerkt met HR afdelingen van regiogemeenten.
Ook zijn de gemeenten Uden en Oss vertegenwoordigd in de begeleidingscommissies ‘Overheid in Beweging’ en ‘Meester in je vak’ van het A+O fonds sector Gemeenten. In het kader van ‘Meester in je vak’ zijn enkele medewerkers van Uden gefilmd over hun vak en is dit landelijk uitgezet via de site van het A+O fonds sector Gemeenten. De komende jaren worden verdere activiteiten uitgerold, zoals instroom jongeren, anders werken ouderen, instroom arbeidsbeperkten en het arbeidsmarktproof zijn van onze medewerkers.

HRM-cyclus

De HRM jaarcyclus bestaat uit de vertaling van de activiteiten opgenomen in het concernplan, afdelingsplan, clusterplan naar individuele jaargesprekken. Daarnaast staan de kerncompetenties (SKOOR) centraal. In 2014 is aan deze HRM cyclus het PLOT (= Plan Leren Ontwikkelen en Talentgebruik) toegevoegd. Iedere medewerker vult in zijn/ haar jaargesprek een PLOT (= Plan Leren Ontwikkelen en Talentgebruik) in, waarmee hij/ zij de activiteiten aangeeft voor de komende periode om zijn/ haar kennis, kunde, toekomstgerichtheid, loopbaan en talent verder vorm te geven
In het kader van HR komt naar je toe, is een informatietoer HR gehouden, waarin een groot deel van de medewerkers in kleine groepen informatie is verstrekt over wat deze organisatie aan HR mogelijkheden biedt om de medewerkers te stimuleren te werken aan hun eigen inzetbaarheid.

Uden Academie/ Maashorst Academie

De gemeente Uden biedt samen met de Maashorstgemeenten en de gemeente Veghel diverse opleidingen en trainingen aan voor hun medewerkers. Ook ontwikkelt Uden zelf en samen met de regiogemeenten trainingen en biedt medewerkers de mogelijkheid aan om zelf trainer te worden.
Een kleine greep uit de gegeven trainingen is: Crucial Conversations, Baas  in eigen loopbaan voor medewerkers buitendienst, Verken je Talent en de Leergang voor beleidsadviseurs.

Nieuwe medezeggenschap

In 2013 is in de organisatie gestart met nieuwe medezeggenschap.  De uitgangspunten van moderne medezeggenschap in onze organisatie zijn: -participatie, -samenwerken op basis van gelijkwaardigheid, -openheid en transparantie, -vertrouwen, -betrokkenheid, -maatwerk per individu, -decentraal wat kan; centraal wat moet, -van de vloer af voorbereid met medewerkers: aftikken in de OR als formaliteit, -medezeggenschap integreren in procesplanning, -OR als procesbewaker.
Vooral bij diverse organisatiewijzigingen heeft medezeggenschap plaats gevonden direct op de werkvloer, doordat medewerkers hebben meegepraat en meebeslist via specifiek op de wijziging gerichte werkgroepen en klankbordgroepen.

Dienstverlening

Ook in het coalitieprogramma 2014-2018 'Samen voor een vitaal Uden!' is gekozen voor verbetering van de dienstverlening door meer ruimte te geven voor balie contacten. De burger wil wellicht ook op vrije inloop contact met de gemeente hebben of op andere openingstijden dan de huidige. Om meer in te kunnen spelen op de wens van de burger voor contact met gemeente, is een onderzoek uitgevoerd. Op basis van de onderzoeksresultaten worden in 2015 verbeteringen ingevoerd, waaronder een snelbalie.

Het college heeft de wachttijden aan de telefoon en balie scherp in de gaten gehouden. De wachttijden aan de balies is binnen de norm gebleven. De wachttijden aan de telefoon schieten met pieken op regelmatige tijden uit de servicenorm. Afgesproken is om in 2015 de verbetering van het serviceniveau aan de telefoon op te pakken. Het college heeft gebruik van de website gestimuleerd door een geheel vernieuwde op de burger gerichte website te lanceren. De komende jaren gaan we onze digitale dienstverlening verder uitbreiden met als doel dat in 2017 iedereen zijn zaken met de overheid digitaal kan afhandelen. Inwoners van Uden die geen beschikking hebben over een internetaansluiting ondersteunen we door zoveel mogelijk in hun eigen omgeving hulp te bieden. We maken gebruik van de bestaande samenwerking met instellingen en initiatieven. Zo wordt het project Digisterker samen met de bibliotheek opgezet.

ICT

De organisatie gemeente Uden is wat betreft het niveau van ICT op orde. Omdat het voor de toekomst duurzaam op orde moet blijven is samenwerking gezocht met de gemeente Oss, Landerd en Bernheze. In 2014 zijn voorbereidingen getroffen voor een zeer intensieve samenwerking op het brede niveau van ICT. Het doel is om gezamenlijk tot één beheersorganisatie te komen met één applicatie- en systeemlandschap en met gestandaardiseerde werkprocessen. In 2015 zal hier toe een start worden gemaakt na de  bestuurlijke  besluitvorming.
Het informatie beveiligingsbeleid zal in 2015 worden aangepast. Dit op basis van de gap-analyse die in 2014 is gestart. In deze analyse wordt de situatie in Uden afgezet tegenover de landelijke standaard (BIG).

Interne controle, rechtmatigheid, administratieve organisatie

De gemeente Uden is en wil graag ‘in control’ zijn. Hiervoor zijn tal van interne beheersingsmaatregelen aanwezig. Om de financiële rechtmatigheid te waarborgen, wordt onder andere met het model interne controle en rechtmatigheid gewerkt. Samen met het normenkader en het intern controleplan 2014 vormt dit het kader voor de interne controle.
Dat we de interne processen op orde hebben blijkt onder andere uit de goedkeurende controleverklaringen die de gemeente Uden jaarlijks heeft behaald voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid. Dit blijkt ook uit de jaarlijkse instemming met onze Programmabegroting door onze toezichthouder provincie Noord-Brabant. De doelstelling voor komende jaren blijft om de interne beheersing en het zelf-controlerend vermogen verder te verbeteren. Daar waar de organisatieontwikkeling aanleiding geeft om de beschrijving van de werkprocessen aan te passen (AO/IC), wordt dit uitgevoerd.
Nieuw ten opzichte van voorgaande jaren is de interne controle op de fiscale processen BTW en loonheffing. De gemeente Uden heeft hiervoor een zogenaamd Tax Control Framework opgesteld. Hierin zijn de fiscale processen, de bijbehorende risico’s en de beheersingsmaatregelingen opgenomen. Op basis hiervan wordt de interne controle uitgevoerd en worden de eerste stappen gezet om ook fiscaal ‘in control’ te zijn.

In de Bedrijfsvoeringverklaring verklaart het college en ambtelijk management dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen adequaat en effectief zijn en wordt een onderbouwing hiervoor gegeven. Uitgangspunt voor de bedrijfsvoeringverklaring is het managementmodel COSO.

Transparante verslaggeving/ Risicomanagement

Op het gebied van verslaggeving zijn door de gemeente Uden grote stappen gezet. Het winnen van de Kordes Award in 2013 is daar een afspiegeling van. De centrale doelstelling van de Deloitte Kordes Award is het continue verbeteren van de verslaggeving en prestatieverantwoording door (semi) publieke organisaties. Dit sluit aan bij de doelstelling van de gemeente Uden. Er is de afgelopen jaren sterk ingezet op het verbeteren van de planning en controlcyclus met als doelstelling zo transparant en goed mogelijk informatie te verschaffen en verantwoording af te leggen. Met het identiek opbouwen van de planning en controlproducten is een eerste stap richting continuous reporting gezet. Daarnaast dragen de webbased planning & control producten ook bij aan transparante verslaggeving. Op deze manier is het namelijk mogelijk om op een overzichtelijke wijze informatie te verstrekken die aansluit op de informatiebehoefte van de stakeholders. Om te kunnen blijven voldoen aan de informatiebehoefte is er goed overleg tussen een afvaardiging van de Raad en de ambtelijke organisatie. Dit is een continue proces.

Een onderdeel van de Kordes Award is de best practice voor risicomanagement. De gemeente Uden heeft in 2012 en in 2013 bij wijze van benchmark deelgenomen en beide keren gewonnen. Dit geeft aan dat de gemeente de juiste weg is ingeslagen met het risicomanagement. Het huidige beleid rondom risicomanagent is in december 2014 geactualiseerd. Risicomanagement is een onderwerp dat leeft binnen de organisatie. Als gevolg daarvan vinden er goede discussies plaats tussen de ambtelijke organisatie en de Raad. Dit is positief en draagt bij aan een goed systeem van risicomanagement en een transparante verantwoording daarover. 
De indicator die voortkomt uit het systeem van risicomanagement, de weerstandsratio, is een van de drie pijlers voor de financiële positie. De andere twee pijlers zijn sturen op schuldpositie en een structureel sluitende begroting. Voor meer informatie hierover, zie de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing, de financieringsparagraaf en Programma 5 Dienstbare en betrouwbare overheid (doelstelling financiën op orde houden). 

Inkoop en aanbesteding

De inkoop- en aanbestedingsfunctie is via de samenwerking met Bizob (Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant) verder geprofessionaliseerd. Komend jaar wordt gekeken of we in de regio Noordoost-Brabant ook een dergelijk bureau kunnen ontwikkelen. Op het moment wordt het inkoopjaarplan 2015 (wat intern en met andere gemeenten is afgestemd) opgesteld. Met het nieuwe inkoopbeleid, de Aanbestedingswet en Gids Proportionaliteit zijn inmiddels goede ervaringen opgedaan. Maatschappelijk verantwoord inkopen is voor de gemeente Uden een belangrijk doel naast doelmatigheid en rechtmatigheid. Veel uitgevoerde inkooptrajecten, zoals bijv. de aanschaf van zonnepanelen voor drie gemeentelijke gebouwen, het zwemvervoer voor leerlingen van de basisscholen en het transport inclusief de afvalverwerking van de milieustraat hebben zowel kwalitatief als prijstechnisch gezien goede resultaten opgeleverd.

Communicatie

In oktober jl. is de nieuwe gemeentelijke website gelanceerd, een zogenaamde toptakenwebsite. In deze website staat de inwoner centraal en zijn de taken waar de meeste inwoners voor komen makkelijk en snel te vinden (denk aan aanvragen rijbewijs, aanvragen, paspoort, wanneer moet mijn kliko buiten? et cetera). De nieuwe website is toegankelijk, heeft een goede online dienstverlening en voldoet uiteraard aan de webrichtlijnen.
In juni heeft een onderzoek plaatsgevonden onder inwoners van de gemeente Uden naar de verschillende communicatiemiddelen. Hoe worden de huidige communicatiemiddelen gewaardeerd? Hoe zouden inwoners geïnformeerd willen worden? Welke communicatiemiddelen missen ze? De resultaten zijn inmiddels bekend. Deze worden de komende periode geanalyseerd en geïmplementeerd.

Niet-Financiële rechtmatigheid/juridische kwaliteitszorg

Gemeentelijke beslissingen moeten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Gebeurt dat niet dan is er een juridisch, en mogelijk ook een financieel risico. Voor die risicoafwegingen hanteert de gemeente Uden het systeem van Juridische kwaliteitszorg (JKZ), in aansluiting op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. In 2014 blijkt dat een aantal interne beheersmaatregelen niet altijd consequent zijn ingezet. Hiervan is het risico in het risicomanagement vertaald. In 2015 wordt hiervoor op afdelingsniveau een activiteitenprogramma opgesteld. In de paragraaf Juridische kwaliteitszorg wordt ingegaan op de 2014 ingestelde focus en de kwaliteitsgegevens.

Juridische kwaliteitszorg (JKZ)

Voor 2014 lag de focus bij de naleving van de geldende wet- en regelgeving op: de Europese regels (a), de algemene digitalisering (b), en de mogelijk nieuwe samenwerkingen (c). Daarnaast geeft de JKZ-informatie over beslissingen, bezwaren, klachten en rechtsgedingen geen verontruste afwijkingen.

Focus JKZ

Veel Europese regels (a) zijn erop gericht om de bevoordeling van één concurrent te voorkomen. Daartoe publiceert de gemeente de openbare en Europese aanbestedingen op Tenderned, nodigt voor de andere aanbestedingen ondernemers uit zich te melden op Uden.nl. Ook heeft de gemeente de economische activiteiten die zij uitvoert omwille van het algemeen belang vastgesteld in een verordening en beschreven in ons Gemeenteblad. De continue aandacht voor Europese regels blijft.
De digitalisering (b) heeft ertoe geleid dat ons digitale gemeenteblad is ingesteld op Overheid.nl, met een emailsignalering. Hierop worden de algemene besluiten bekendgemaakt. Daarnaast kunnen steeds meer gemeentelijke diensten met een digitale handtekening via Uden.nl worden afgedaan.
En de nieuwe gemeentelijke samenwerkingen (c) in de zorg hebben vorm gekregen in de centrumregelingen Jeugdhulp en WMO, welke uiteraard ook op Overheid.nl zijn te raadplegen.

Bezwaren en klachten

Tegen ongeveer 30.000 besluiten stond in 2014 bezwaar open. In totaal kwamen 121 bezwaren binnen bij de Onafhankelijke commissie bezwaarschriften (hierna: OCB), tegenover de aantallen in 2013 en 2014: 174 en 204. In 2014 was de gemeente betrokken bij 47 rechtsgedingen, waarvan er 13 nog niet zijn afgerond. En in 2014 zijn 10 schriftelijke klachten afgehandeld. 8 klachten zijn behandeld door de Nationale Ombudsman (hierna: NO) en afgedaan zonder instelling van een onderzoek. De informatie over de bezwaren en klachten is na te lezen in het jaarverslag van de OCB én de NO.

Voorgaande informatie is ook aan te merken als de publicatie van de geregistreerde klachten ex artikel 9:12a van de Algemene wet bestuursrecht.

De Belastingsamenwerking Oost Brabant (BSOB) brengt als zelfstandige organisatie zelf verslag uit over de bezwaren en klachten over de onroerende zaakbelastingen, riool- en afvalstoffenheffing, parkeerbelasting, reclamebelasting en de uitvoering van de Wet onroerende zaken. In 2014 zijn er 20.974 WOZ-objecten geregistreerd waar aanslagen aan gekoppeld zijn zoals de OZB aanslag en aanslagen afvalstoffenheffing en rioolrecht. Er zijn in 2014 784 WOZ bezwaren ingediend. Hiervan zijn er 770 afgedaan waarvan 605 toegekend. Van de overige gemeentelijke aanslagen zoals, afval, riool en parkeren zijn 432 bezwaren ingediend. Van deze bezwaren zijn er 419 afgedaan waarvan 301 toegekend. Er lopen momenteel 37 beroepszaken op grond van de wet WOZ.

Kwaliteit van besluitvorming

Een besluit moet voldoen aan wettelijke eisen. Er is veel nieuwe (Europese) regelgeving en rechtspraak op dit gebied. Voor de beheersing van de kwaliteit hebben de afdelingen een juridisch contactpersoon.

Overzicht van een aantal veel voorkomende besluiten, in vergelijking met het voorgaande jaar.