Bedrijfsvoering

Inleiding

De gemeentelijke organisatie speelt dagelijks in op de verschillende vraagstukken en ontwikkelingen vanuit de Udense samenleving en levert een breed pakket aan producten en diensten aan haar inwoners. De dienstverlening aan  inwoners, bedrijven en instellingen staat bij de gemeente Uden centraal. Dit alles willen we effectief en efficiënt realiseren, met onze basistaken als uitgangspunt. De afgelopen jaren heeft dit binnen de ontwikkeling van onze organisatie een belangrijke rol gespeeld.

Door voortdurende focus op de doelmatigheid van onze interne processen, faciliteiten, budgetten en planningen streven we naar excellente dienstverlening. De bedrijfsvoeringsfuncties zorgen ervoor dat het primaire proces zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden. Via het programma “Vensters voor Bedrijfsvoering” (KING/VNG) monitoren wij onze bedrijfsvoering. Vensters voor Bedrijfsvoering is een instrument waarmee een totaalbeeld van de interne bedrijfsvoering verkregen wordt. Hiermee wordt de gemeentelijke organisatie met die van ruim 100 andere gemeenten en andere overheden vergeleken.

Personeel en organisatie

Wij willen door inwoners, ondernemers en bezoekers gezien worden als een ondernemende gemeente met lef. Voor alle medewerkers gelden de volgende kerncompetenties: SKOOR (Samenwerken, Klantgericht, Ondernemend, Omgevingsgericht en Resultaatgericht). In 2015 is het volgende gerealiseerd:

• Organisatiezaken en wijzigingen; zoals: nieuwe afdeling Ruimte (voorheen de afdelingen Stedelijke Ontwikkeling, Bouwen en Milieu, Openbare werken) en vorming cluster Veiligheid per 1 juli 2015;
• Voorbereidingen samenwerking Maashorstgemeenten o.a. op het gebied van ICT (realisatie 2016-2019);
• Verder wordt nauw samengewerkt met gemeenten binnen Maashorst / A50-gebied  op het gebied van opleiding (Uden Academie – Maashorst Academie), loopbaan en ontwikkeling als ook het werken in Noordoost Brabant (gezamenlijke site voor vacatures en klussen);
• Thema Gastvrijheid is geïntroduceerd en wordt komende jaar verder uitgerold.

Duurzame, wendbare inzetbaarheid medewerkers. In het kader van duurzame, wendbare inzetbaarheid van de medewerkers in de organisatie worden diverse activiteiten ondernomen. De argumenten om onze organisatie duurzaam en wendbaar te maken zijn:

• Aansluiten op de snel veranderende buitenwereld;
• Het Udens werken oftewel het G1000 werken; waarbij zowel ambtelijk als ook bestuurlijk steeds meer aandacht is voor burgerparticipatie (van buiten naar binnen);
• Goed werkgeverschap;
• Grotere veerkracht medewerkers om met continue veranderingen om te gaan;
• Menselijk kapitaal bepaalt het succes. Eén van de activiteiten die in 2015 in gang is gezet, is het project Arbeidsmarktproof. We willen in 2018 bereiken dat 75% van al onze medewerkers arbeidsmarktproof is.

Dat betekent dat:

• Medewerkers beschikken over actuele functionele vaardigheden (kennis, opleiding en ervaring is recent);
• Presentatie, houding en gedrag van deze tijd is;
• Medewerkers hun drijfveren, passies en talenten kennen;
• Medewerkers zich bewust zijn van hun valkuilen en werkt aan zijn/ haar ontwikkelpunten.

Ter ondersteuning wordt het thema Arbeidsmarktproof besproken in HRM cyclus, met als onderdeel het PLOT (= Plan Leren Ontwikkelen en Talentgebruik). Vanuit de organisatie worden er diverse activiteiten georganiseerd; zoals opleidingen, trainingen, digitale vaardigheden, presentatie-vaardigheden, activiteiten ter vergroting van de mobiliteit en loopbaan (snuffel)stages intern en extern. Hierbij wordt nauw samengewerkt met HR afdelingen van de regiogemeenten. Ook zijn de gemeente Uden en Oss vertegenwoordigt in de begeleidingscommissies ‘Overheid in Beweging’ en ‘Meester in je vak’ van het A+O fonds sector Gemeenten.

Instroom jongeren/ starterbeurs/ Fire Starters

In 2015 zijn 6 jongeren ingestroomd in de organisatie. Via de Startersbeurs hebben 4 jongeren ervaring in de organisatie kunnen opdoen. Tevens werkt Uden al jaren mee aan het Traineeprogramma De Toekomst van Brabant. In 2015 startte Operatie Frisse Peper met ‘The Firestarters’, een project waarin diverse werkgevers (overheid en niet-overheid) gezamenlijk met arbeidsgeschikten met een beperking kijken naar mogelijkheden voor het opdoen van werkervaring dan wel terugkeer op de arbeidsmarkt.

Uden Academie/ Maashorst Academie

De gemeente Uden biedt samen met de Maashorstgemeenten en de gemeente Veghel diverse  opleidingen en trainingen aan voor hun medewerkers. Ook ontwikkelt Uden zelf en samen met de regiogemeenten trainingen en biedt medewerkers de mogelijkheid aan om zelf trainer te worden.
Een kleine greep uit de gegeven trainingen is: Crucial Conversations, Mediationvaardigheden, Verken je Talent, Arbeidsmarktpresentatie (LinkedIn-Presenteer jezelf-Kledingstijl), Maak werk van je jaargesprek.

Cao sector Gemeenten 2013-2015

In 2015 zijn alle voorbereidingen getroffen voor de implementatie van het nieuwe hoofdstuk 3 Beloning per 1 januari 2016. Door de invoering van dit nieuwe hoofdstuk, ontstaat er vereenvoudiging, harmonisatie en modernisering in de wijze van beloning voor gemeenteambtenaren.

Excellente dienstverlening

De gemeente werkt nu ‘op afspraak’, maar voor bepaalde producten kan zonder afspraak gebruik worden gemaakt van het afhaalloket. Het blijft altijd mogelijk om ook hiervoor eerst een afspraak te maken. Het voordeel is dan dat je wordt geholpen op het afgesproken tijdstip. Inwoners kunnen meer dan voorheen zonder afspraak komen dan wordt men wel geholpen, maar gelden de servicenormen niet. In 2016 wordt extra ondersteuning gerealiseerd voor mensen in het digitaal zaken doen met de overheid, bijvoorbeeld voor ouderen.
De gemeente Uden heeft haar dienstverlening vertaald in servicenormen. De prestaties van de gemeente Uden worden voortdurend met andere gemeenten vergeleken (via benchmarks zoals “Waarstaatjegemeente”). De digitale dienstverlening is in 2015 uitgebreid. In 2016 zullen ook producten van de Sociale Dienst hieraan worden toegevoegd. Wat betreft de telefonische bereikbaarheid halen wij onze servicenorm nog niet. Hiervoor is inmiddels een actieplan ontwikkelend. Dit krijgt in 2016 een prominente plaats.

ICT

De ICT-infrastructuur is een belangrijke ruggengraat van de gemeentelijke organisatie. In 2012 en 2013 is de gehele infrastructuur vervangen, dat betekent dat de komende jaren deze infrastructuur up-to-date gehouden moet worden. Hiervoor staan ook financiële middelen ter beschikking. In 2018 staat weer een totale vervanging op de agenda. Om een excellente dienstverlening te leveren is een goed beheerde ICT omgeving noodzakelijk.
Om de kwaliteit, continuïteit en kosten in de hand te houden en waar mogelijk te verbeteren is een samenwerking gestart op het gebied van ICT met de gemeenten Bernheze, Landerd en Oss. Het doel is in 2019 te komen tot 1 organisatie met 1 technische infrastructuur en 1 applicatielandschap. In 2016 wordt hiervoor het bedrijfsplan en transitieplan opgeleverd. In 2016 zal definitieve besluitvorming hierover worden gepleegd. Om een optimale samenwerking te krijgen zullen ook de bedrijfsprocessen onderwerp van bespreking zijn. Standaardisatie van werkprocessen is een voorwaarde voor het realiseren van een homogeen applicatielandschap.

Interne controle, rechtmatigheid en administratieve organisatie

Uitvoering interne controle

De gemeente Uden is en wil graag ‘in control’ zijn. Hiervoor zijn tal van interne beheersingsmaatregelen aanwezig. Om de financiële rechtmatigheid te waarborgen, wordt o.a. met het model interne controle en rechtmatigheid gewerkt. Samen met het normenkader en het intern controleplan 2015 vormt dit het kader voor de interne controle. Evenals voorgaande jaren zijn er geen bevindingen ten aanzien van de financiële rechtmatigheid.

Dat we de interne processen op orde hebben blijkt o.a. uit de goedkeurende controleverklaringen die de gemeente Uden jaarlijks heeft behaald voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid. De doelstelling voor komende jaren blijft om de interne beheersing en het zelf-controlerend vermogen verder te verbeteren. Daar waar de organisatieontwikkeling aanleiding geeft om de beschrijving van de werkprocessen aan te passen (AO/IC), wordt dit uitgevoerd. Nieuw ten opzichte van voorgaande jaren is de interne controle op de fiscale processen BTW en loonheffing. De gemeente Uden heeft hiervoor een zogenaamd Tax Control Framework opgesteld. Hierin zijn de fiscale processen, de bijbehorende risico’s en de beheersingsmaatregelingen opgenomen. Op basis hiervan wordt de interne controle uitgevoerd en worden de eerste stappen gezet om ook fiscaal ‘in control’ te zijn.

Decentralisaties

Met de invoering van de decentralisaties in het sociaal domein zijn gemeenten in 2015 geconfronteerd met ingrijpende wijzigingen in de WMO en de Jeugdwet. Nieuw hierbij was de overdracht van jeugdtaken naar gemeenten. We zijn als gemeente actief met het zo goed mogelijk inrichten van processen en procedures. Dit wordt ook bevestigd door onze huisaccountant in de management letter 2015.  De risico’s en beheersingsmaatregelen zijn inzichtelijk gemaakt en hierop heeft interne controle plaatsgevonden.

Centraal administratiekantoor (CAK)

Een aanvrager van een voorziening hulp in de huishouding of een persoonsgebonden budget is op grond van de WMO een bijdrage verschuldigd. De wetgever heeft bepaald dat de berekening, oplegging en incasso van deze eigen bijdrage wordt uitgevoerd door het CAK Het CAK verstrekt aan de gemeenten een totaaloverzicht waarbij maandelijkse afstorting plaatsvindt van de geïncasseerde bijdragen. Door het ontbreken van inkomensgegevens op deze overzichten is de informatie over de eigen bijdragen voor gemeenten ontoereikend om de juistheid op persoonsniveau en volledigheid van de eigen bijdragen als geheel te kunnen vaststellen. De wetgever heeft door het kiezen van deze systematiek bepaald dat de verantwoordelijkheid van de juistheid en de volledigheid van de eigen bijdragen geen gemeentelijke verantwoordelijkheid is. Dat betekent ook dat wij geen zekerheid over de omvang en de hoogte van de eigen bijdrage kunnen verkrijgen als gevolg van het niet kunnen vaststellen van de juistheid op persoonsniveau. Dit is een onzekerheid die voor alle gemeenten geldt en niet alleen voor de gemeente Uden.  

Op het moment van aanbieden van deze Programmarekening heeft de externe accountant de controle op de decentralisaties nog niet afgerond. Dit is ingegeven door het feit dat er landelijk door de beroepsorganisatie voor accountants (NBA) nog geen definitieve audit alert is verstrekt over hoe de controle aan te pakken. Dat betekent dat er nog geen controleverklaring door de accountant verstrekt is bij deze Programmarekening. Op dit moment is de verwachting dat bij vaststelling van de Programmarekening door de Raad op 7 juli 2016 wel een controleverklaring is ontvangen van de externe accountant inclusief het sociale domein.

Landelijke ontwikkelingen

Landelijk zijn er ook ontwikkelingen op het gebied van toezicht en financiële rechtmatigheid. Onder leiding van commissie Depla is het rapport vernieuwing accountantscontrole gemeenten verschenen. Een van de adviezen uit het rapport is dat het college verantwoordelijk wordt voor de rechtmatige uitvoering van de begroting. Naar verwachting zal de wetswijziging per 1 januari 2018 ingaan. Dit heeft uiteraard gevolgen voor de uitvoering van de interne controle. Deze gevolgen worden in beeld gebracht en met een plan van aanpak wordt ervoor gezorgd dat de gemeente Uden tijdig klaar is voor deze wetswijziging. Dit zullen we doen in goed overleg met onze huisaccountant.

Transparante verslaglegging en Risicomanagement

Op het gebied van verslaggeving zijn door de gemeente Uden grote stappen gezet. De afgelopen jaren is er sterk ingezet op het verbeteren van de planning en controlcyclus met als doelstelling zo transparant en goed mogelijk informatie te verschaffen en verantwoording af te leggen. Met het identiek opbouwen van de planning en controlproducten is een eerste stap richting continuous reporting gezet. Daarnaast dragen de webbased planning & control producten ook bij aan transparante verslaggeving. Op deze manier is het namelijk mogelijk om op een overzichtelijke wijze informatie te verstrekken die aansluit op de informatiebehoefte van de stakeholders. Om te kunnen blijven voldoen aan de informatiebehoefte is er goed overleg tussen een afvaardiging van de Raad en de ambtelijke organisatie. Dit is een continue proces.
Het huidige beleid rondom risicomanagement is in december 2014 geactualiseerd. Risicomanagement is een onderwerp dat leeft binnen de organisatie. Als gevolg daarvan vinden er goede discussies plaats tussen de ambtelijke organisatie en de Raad. Dit is positief en draagt bij aan een goed systeem van risicomanagement en een transparante verantwoording daarover.
De indicator die voortkomt uit het systeem van risicomanagement, de weerstandsratio, is een van de drie pijlers voor de financiële positie. De andere twee pijlers zijn sturen op schuldpositie en een structureel sluitende begroting. Voor meer informatie hierover, zie de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing, de financieringsparagraaf en Programma 5 Dienstbare en betrouwbare overheid (doelstelling financiën op orde houden).

Bedrijfsvoeringsverklaring

In de Bedrijfsvoeringverklaring verklaart het college en ambtelijk management dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen adequaat en effectief zijn en wordt een onderbouwing hiervoor gegeven. Uitgangspunt voor de bedrijfsvoeringverklaring is het managementmodel COSO.

Niet-financiële rechtmatigheid

De gemeente werkt voor haar gemeenschap of klanten: inwoners, bezoekers, instellingen en bedrijven. De beslissingen waar zij bij betrokken zijn, moeten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Gebeurt dat niet dan is er een juridisch, en mogelijk ook een financieel risico. Voor die risicoafwegingen hanteert de gemeente Uden het systeem van Juridische kwaliteitszorg (JKZ), in aansluiting op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. In 2015 is gestart met het omzetten van het 'risicobeeld' uit JKZ-systeem naar een activiteitenprogramma voor een afdeling.
De focus en de kwaliteitsgegevens van 2015 staan in de paragraaf Juridische kwaliteitszorg.

Juridische Kwaliteit (JKZ)

Voor 2015 lag de focus bij de naleving van de geldende wet- en regelgeving op de complexe nieuwe –ook Europese- wetgeving zodat er geen reden is voor de klant of een toezichthouder om een juridische procedure te starten. JKZ-informatie over beslissingen, bezwaren, klachten en rechtszaken vertonen geen verontruste afwijkingen.

Focus JKZ

De getroffen maatregelen liggen vooral in de voorbereidende sfeer. Zo is de juridische kerngroep versterkt door o.m. het gebruik van de VNG-handreiking ‘Intergemeentelijke samenwerking’ bij samenwerkingen en van het analyse-instrument Europa-proof bij een gemeentelijk voordeel.
Daarnaast is de bescherming van persoonsgegevens verscherpt met meldingen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en met aanvullende afspraken hierover met bedrijven en instellingen.

Informatie JKZ

Overzicht van een aantal veel voorkomende besluiten, in vergelijking tot voorgaande jaren.

Tegen ongeveer 30.000 besluiten stond in 2015 bezwaar open. In totaal kwamen 121 bezwaren binnen bij de Onafhankelijke commissie bezwaarschriften, tegenover de aantallen in 2013 en 2014: 174 en 204. In 2015 was de gemeente betrokken bij 39 rechtsgedingen, waarvan er 10 nog niet zijn afgerond. En in 2015 zijn 20 schriftelijke klachten afgehandeld. De Nationale Ombudsman behandelde 3 klachten. Deze klachten zijn tussentijds beëindigd en zonder instelling van een onderzoek afgedaan.
Het verslag van de Nationale Ombudsman noteert 31 verzoeken, waarvan 3 als klachten zijn behandeld. Bij de overige verzoeken volstond het om de verzoeker te informeren.
De informatie over de bezwaren en klachten is na te lezen in het overzicht van ingekomen bezwaren en klachten, het overzicht van de afgehandelde bezwaren en klachten  en het jaarverslag van de OCB.  

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

De inkoop- en aanbestedingsfunctie is via de samenwerking met Bizob (Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant) verder geprofessionaliseerd en in afdeling Ruimte geïntegreerd. Het inkoopjaarplan voor 2016 wordt opgesteld en zowel intern als met andere gemeenten afgestemd. De samenwerking met Bizob wordt op het moment geëvalueerd. Regionale inkoopsamenwerking zowel in Noordoost- als Zuidoost-Brabant vergt aandacht en afstemming. Maatschappelijk verantwoord inkopen is voor de gemeente Uden een belangrijk doel naast doelmatigheid en rechtmatigheid. Het meenemen van duurzaamheid en social return speelt een belangrijke rol. Veel uitgevoerde inkooptrajecten, zoals bijv. de  accountantsdienstverlening, de renovaties van diverse sporthallen en de gezamenlijke aanbesteding gas en elektriciteit hebben kwalitatief en prijstechnisch goede resultaten opgeleverd.

Communicatie

Inwoners van de gemeente Uden worden steeds meer betrokken bij beleidsvorming en plannen van de gemeente. De gemeente vindt het belangrijk dat de verschillende doelgroepen invloed hebben op de ontwikkeling en uitvoering van ons beleid. We willen betrokkenheid creëren. De drempel voor inwoners om de gemeente te benaderen, moet zo laag mogelijk zijn. Waar lang het accent heeft gelegen op goed uitleggen van het overheidsbesluit, ligt het accent nu meer op samenspraak en actieve interactie.
De gemeentelijke website wordt goed bezocht en mensen weten hun weg te vinden. We blijven werken aan het verbeteren van de online dienstverlening.