Bedrijfsvoering

Inleiding

De gemeentelijke organisatie speelt dagelijks in op de verschillende vraagstukken en ontwikkelingen vanuit de Udense samenleving en levert een breed pakket aan producten en diensten aan haar inwoners. De dienstverlening aan onze inwoners, bedrijven en instellingen staat bij de gemeente Uden centraal. Dit alles willen we effectief en efficiënt realiseren, met onze basistaken als uitgangspunt. De afgelopen jaren heeft dit binnen de ontwikkeling van onze organisatie een belangrijke rol gespeeld. Door voortdurende focus op de doelmatigheid van onze interne processen, faciliteiten, budgetten en planningen streven we naar excellente dienstverlening. De bedrijfsvoeringsfuncties zorgen ervoor dat het primaire proces zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden.

Personeel en organisatie

De gemeente Uden is een organisatie met lef die durft te kiezen voor resultaten. Excellente dienstverlening, gastvrijheid (hospitality) als ook het regionaal samenwerken met andere (overheids)organisaties staat de komende jaren centraal. Dat betekent eveneens voortdurend investeren in het ontwikkelen en opleiden van onze werknemers vooral ook op het gebied van competenties. De belangrijkste aandachtspunten van het personeelsbeleid in 2016-2019 zijn:

1. Het duurzaam en wendbaar inzetbaar zijn van onze organisatie en onze werknemers door strategische personeelsplanning, actieve ontwikkeling via trainingen, loopbaanactiviteiten, mobiliteit. Met als speerpunt het ‘arbeidsmarktproof’ maken/ zijn van onze werknemers.
2. Bevorderen van instroom van jongeren in de arbeidsmarkt en in de organisatie door de gemeente Uden te ontwikkelen tot talentorganisatie.
3. Vergroten van vaardigheden van onze werknemers om nog beter te kunnen inspelen op de klantvragen en de veranderende rol van de publieke werknemer in de (nabije) toekomst.
4. Medewerkers werken steeds meer ‘van buiten naar binnen’, hierbij staan de behoeften en wensen van de inwoners centraal.
5. Het blijven van een aantrekkelijke werkgever.
6. Het anticiperen op mogelijke verdergaande samenwerking met regiogemeenten.

Excellente dienstverlening

In het  coalitieprogramma 2014-2018 ‘Samen voor een vitaal Uden!’  is gekozen voor een verbetering van de dienstverlening door meer ruimte te geven voor baliecontacten. In 2015 is het onderzoek afgerond naar de wensen van de klant met betrekking tot de dienstverlening van de gemeente. De meeste klanten geven aan dat zij op afspraak werken een goede manier vinden. Een beperkt aantal mensen wil daarbij meer ondersteuning. Voor kleinere klantcontacten wil men een snelbalie. Op basis van de gegevens uit dit onderzoek is besloten dat we op afspraak blijven werken. Dit is de beste manier om zaken met de gemeente Uden te doen. Wel wordt het mogelijk om voor kleine producten de mogelijkheid te bieden van een snelbalie. Voor deze producten kan ook altijd een afspraak worden gemaakt.

Het college heeft de wachttijden aan de telefoon en balie scherp in de gaten gehouden. De wachttijden aan de balies zijn binnen de norm gebleven. De wachttijden aan de telefoon schieten met pieken op regelmatige tijden uit de servicenorm. Afgesproken is om in 2015 de verbetering van het serviceniveau aan de telefoon op te pakken. Het college heeft het gebruik van de website gestimuleerd door een geheel vernieuwde (op de burger gerichte) website te lanceren. De komende jaren gaan we onze digitale dienstverlening verder uitbreiden met als doel dat in 2017 iedereen zijn zaken met de overheid digitaal kan afhandelen. Inwoners van Uden die geen beschikking hebben over een internetaansluiting ondersteunen we door zoveel mogelijk in hun eigen omgeving hulp te bieden. We maken gebruik van de bestaande samenwerking met instellingen en initiatieven. Zo wordt het project ‘digisterker’ samen met de bibliotheek opgezet.

Om de burgers, inrichtingen en bedrijven nog beter van dienst te zijn gaan we met alle medewerkers workshops houden op gebied van Gastvrijheid. We willen bereiken dat inwoners een positieve ervaring meenemen van hun contact met de gemeente.

ICT

De organisatie gemeente Uden is wat betreft het niveau van ICT op orde. Omdat het voor de toekomst duurzaam op orde moet blijven, is besloten tot intensieve samenwerking met de gemeente Landerd en Oss. Deze samenwerking leidt in 2016 tot een voorstel voor een bedrijfsplan voor deze samenwerking. Indien de gelegenheid zich voordoet zal hierin ook worden samengewerkt met de gemeente Bernheze. Het doel is om gezamenlijk tot één beheerorganisatie te komen met één applicatie- en systeemlandschap en met gestandaardiseerde werkprocessen. In 2016 nemen wij deel aan werkgroepen in het kader van de ICT-samenwerking. Een aantal werkgroepen zorgen voor de oplevering van het bedrijfsplan voor de ICT-samenwerking. Andere werkgroepen werken al concreet samen aan gezamenlijke resultaten. Hierdoor hebben we in 2016 al voordeel door de samenwerking.

Interne controle, rechtmatigheid en administratieve organisatie

De gemeente Uden is en wil graag ‘in control’ zijn. Hiervoor zijn tal van interne beheersingsmaatregelen aanwezig. Om de financiële rechtmatigheid te waarborgen, wordt onder andere met het model interne controle en rechtmatigheid gewerkt. Samen met het normenkader en het intern controleplan 2015 vormt dit het kader voor de interne controle.
Dat we de interne processen op orde hebben blijkt onder andere uit de goedkeurende controleverklaringen die de gemeente Uden jaarlijks heeft behaald voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid. Dit blijkt ook uit de jaarlijkse instemming met onze Programmabegroting door onze toezichthouder provincie Noord-Brabant. De doelstelling voor komende jaren blijft om de interne beheersing en het zelf controlerende vermogen verder te verbeteren. Daar waar de organisatieontwikkeling aanleiding geeft om de beschrijving van de werkprocessen aan te passen (AO/IC), wordt dit uitgevoerd.

Met ingang van 2015 zijn de decentralisaties in het sociale domein een feit. Dit heeft ook gevolgen voor de interne beheersing. Op het moment van opstellen van deze Programmabegroting zijn er nog enkele onduidelijkheden over de financiële rechtmatigheid in relatie tot het sociale domein. In 2015 worden hierover afspraken gemaakt met de huisaccountant. In samenspraak met hen wordt er een plan opgesteld op basis waarvan de interne controle gaat plaatsvinden.  

Risicomanagement

Een ander onderdeel dat bijdraagt aan het ‘in control’ zijn is risicomanagement. De gemeente Uden wil op een gestructureerde wijze risico’s beheersen en eventuele risico’s bewust nemen. Hierbij is de relatie tussen risico’s en de mate waarin de gemeente in staat is om eventuele grote financiële tegenvallers die bij de risico’s horen op te vangen van belang.
Dit heeft geresulteerd in beleidsregels betreffende Weerstandsvermogen en risicobeheersing. Met het vaststellen van de nota “Weerstandsvermogen en risicobeheersing (PDF, 502.2 kB)” heeft de Raad kaders gesteld m.b.t. het borgen van een bewust gekozen niveau van weerstandsvermogen met risicomanagement. Dit beleid is geactualiseerd en in december 2015 vastgesteld. Het gewenste niveau van weerstandsvermogen (ratio tussen 1 en 2) maakt het mogelijk de bestaande dienstverlening in stand te houden ook al doet zich een financieel nadeel voor dat door zijn omvang niet kan worden opgevangen door de exploitatie.
De weerstandsratio is ook een van de drie pijlers bij de bepaling van onze financiële positie. De ratio wordt ingezet bij het realiseren van de doelstelling “financiën op orde houden”. Zie voor de schematische weergave van de financiële strategie van de gemeente Uden dit model.

Doelstelling is om het risicomanagement meer te koppelen aan de interne controle. Het systeem van risicomanagement is gebaseerd op het plan-do-check-act model. Met het koppelen van de interne controle aan het risicomanagement komt er meer nadruk te liggen op de check en act-fase en wordt de kwaliteit van het risicomanagement vergroot.
In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing zijn de belangrijkste risico’s in beeld gebracht, is de berekening van de weerstandsratio’s gemaakt en is er een doorkijk gemaakt naar de toekomst.

Niet-financiële rechtmatigheid

De gemeente werkt voor haar gemeenschap of klanten: inwoners, bezoekers, instellingen en bedrijven. Haar handelingen komen voort uit wettelijke regels overeenkomstig de werking van onze democratische rechtsstaat. Dat betekent ook dat de klant recht heeft op invloedsuitoefening of rechtsbescherming. Op het voorgaande ziet de niet-financiële rechtmatigheid. Daar moet de gemeente aan voldoen om doelmatig of doeltreffend te zijn. Namelijk handelt de gemeente niet volgens de geldende regels dan brengt zo’n handeling mogelijk extra werk, het niet halen van het beoogde resultaat, en een financieel risico met zich mee.
Vandaar dat Uden voor haar handelingen een intern systeem van risicoafwegingen hanteert. Deze Zorg voor Juridische Kwaliteit sluit aan op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Zorg voor Juridische Kwaliteit (JKZ)

Handelt de gemeente niet volgens de geldende regels en zonder dat de klant hierop zijn invloed heeft gehad, dan kan de klant zijn recht op rechtsbescherming inroepen: bezwaar, klacht of rechtszaak. En de klant heeft altijd invloed op zijn persoonsgegevens en op de openbaarmaking van bestuurlijke documenten. Verder dient de klant zicht te hebben op de bevoegdheden die de gemeente gebruikt. Daarom is de zorg voor juridische kwaliteit gericht op de kwaliteitsbeheersing van de besluiten, de bezwaren, de klachten, de rechtszaken, de privacybescherming, de openbaarheid en de gebruikte bevoegdheden. Hierop ligt de focus van 2016 en mogelijk ook die van de navolgende jaren.

Gezien de toename van de complexe regelgeving, van de juridisering van geschillen en van het aantal toezichthouders, brengt het handelen door de gemeente de nodige extra risico’s met zich mee. In de paragraaf over Weerstandvermogen is onder ‘JKZ’ voormeld risico nader uitgewerkt.
Met behulp van het JKZ-kader en onderliggend proces, is het streven om ook zicht te hebben op de concrete verbeteracties en zo de actuele risico’s te kunnen beheersen en mogelijk op termijn te verminderen.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Naast doelmatigheid en rechtmatigheid is maatschappelijk verantwoord inkopen een belangrijk aspect  bij inkoop- en aanbestedingstrajecten van de gemeente Uden. Regionale inkoopsamenwerking vergt aandacht en afstemming. De uitgevoerde inkooptrajecten zoals bijv. de actualisering van diverse bestemmingsplannen, de aanschaf van papier en de accountantsdienstverlening hebben zowel wat betreft kwaliteit als prijs goede resultaten opgeleverd.

Naast het meenemen van duurzaamheid speelt ook social return een belangrijke rol in aanbestedingstrajecten. Samen met UOV de Kring worden met het oog op lokale ondernemers regelmatig informatiebijeenkomsten georganiseerd. Hierin wordt onder andere uitleg gegeven over het inkoopbeleid en Tenderned. In het eerste kwartaal 2016 wordt de samenwerking met het Bureau Inkoop Zuidoost-Brabant (BIZOB) geëvalueerd. Jaarlijks wordt een inkoop- en aanbestedingsagenda (in overleg met diverse regiogemeenten) samengesteld.

Communicatie

In 2014 heeft een onderzoek plaats gevonden onder inwoners van de gemeente Uden naar de verschillende communicatiemiddelen. Hoe worden de huidige communicatiemiddelen gewaardeerd? Hoe zouden inwoners geïnformeerd willen worden? Welke communicatiemiddelen missen ze? Naar aanleiding van de resultaten van dit onderzoek zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd in de inzet van communicatiemiddelen. Zo wordt er meer ingezet op de infopagina in het Udens Weekblad en op social media (Twitter). Naar aanleiding van het onderzoek is de digitale nieuwsbrief afgeschaft. We blijven de inzet van de communicatiemiddelen monitoren.  De gemeentelijke website heeft in het laatste kwartaal van 2015 een enorme verandering ondergaan. De website is niet meer zendergericht maar ontvanger-gericht. We merken dat inwoners de informatie beter kunnen vinden en ook maken meer inwoners digitaal een afspraak bij de gemeente.

Kwaliteit gemeentelijke organisatie

Om de kwaliteit van de gemeentelijke organisatie te waarborgen en waar nodig te verbeteren neemt de gemeente deel aan twee landelijke benchmarks. Met de deelname aan ’Waar staat je gemeente’ (tweejaarlijks) wordt gekeken naar de tevredenheid van de burger. De resultaten worden vergeleken met andere gemeenten die dezelfde hoeveelheid inwoners kennen. Het tweede onderzoek ‘Vensters voor bedrijfsvoering’ is meer intern op de bedrijfsvoering, gericht: Het doel van deze benchmark is (jaarlijks) zicht op de bedrijfsvoering te krijgen en te beoordelen op welke aspecten verbetering van de organisatie mogelijk is. Met dit instrument kan naast een totaalbeeld van de bedrijfsvoering ook een vergelijking met andere deelnemende gemeenten gemaakt worden.