Bedrijfsvoering

Inleiding

De gemeentelijke organisatie speelt dagelijks in op de verschillende vraagstukken en ontwikkelingen vanuit de Udense samenleving en levert een breed pakket aan producten en diensten aan haar inwoners. Ook in 2016 heeft de dienstverlening aan onze inwoners, bedrijven en instellingen bij de gemeente Uden centraal gestaan. Dit alles met onze basistaken als uitgangspunt. De afgelopen jaren (2014-2016) heeft dit binnen de ontwikkeling van onze organisatie een belangrijke rol gespeeld. Door voortdurende focus op de doelmatigheid van onze interne processen, faciliteiten, budgetten en planningen streven we naar excellente dienstverlening. De bedrijfsvoeringsfuncties zorgen ervoor dat het primaire proces zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden.

Personeel en organisatie

Gemeente Uden is een ondernemende gemeente met lef. In 2016 is het volgende gerealiseerd

Organisatiezaken/ -wijzigingen

• Voorbereiding samenwerking gemeenten Bernheze, Landerd, Oss en Uden op het gebied van ICT (realisatie 2019 en volgende jaren)
• Samenwerking met andere gemeenten binnen het Maashorstgebied  en met Veghel op het gebied van P&O / opleidingen
• Diverse trajecten teamontwikkeling uitgevoerd.
• Thema Gastvrijheid is geïntroduceerd en verder gedefinieerd (doorlopend in 2017)
• Ontwikkeling team Klant Contact Centrum.

Duurzame, wendbare inzetbaarheid medewerkers

In het kader van duurzame, wendbare inzetbaarheid van de medewerkers in de organisatie worden diverse activiteiten ondernomen. De argumenten om onze organisatie duurzaam en wendbaar te maken zijn: -aansluiten op de snel veranderende buitenwereld, het Udens werken oftewel de ontwikkeling van burgerparticipatie, goed werkgeverschap, grotere veerkracht medewerkers om met continue veranderingen om te gaan, menselijk kapitaal bepaalt het succes.
Eén van de activiteiten die in 2016 verder is uitgerold, is het project Arbeidsmarktproof  zijn van medewerkers. We willen in 2018 bereiken dat 75% van al onze medewerkers arbeidsmarktproof is. Het jaar 2016 heeft vooral in het teken gestaan van het bewust maken van leidinggevenden en medewerkers van de noodzaak om Arbeidsmarktproof te zijn. In 2017 is het jaar van het DOEN, wat inhoudt, dat medewerkers zelf hun regie pakken en dus actie ondernemen om hun Arbeidsmarktproof aan te tonen. Verder is in 2016 het Project DigiProof gehouden. DigiProof wil zeggen iedere medewerker in Uden beschikt over de voor het werk benodigde digitale basisvaardigheden.

Instroom jongeren

In 2016 zijn 4 jongeren (tot 28 jaar) ingestroomd in de organisatie. Via de Startersbeurs hebben een aantal jongeren ervaring in de organisatie kunnen opdoen. Tevens werkt Uden al jaren mee aan het Traineeprogramma De Toekomst van Brabant. In 2016 is de Regeling Jong voor Oud (Samen in Beweging voor Werk) oftewel Generatiepactregeling vastgesteld. De daaruit vrijkomende loonsomkosten zullen in 2017 volledig worden ingezet voor instroom jongeren en/of doorstroom medewerkers zodat de vrijkomende plek eveneens kan worden ingezet voor instroom jongeren.

Banenafspraak – inzet arbeidsbeperkten

Door verlenging van het project Scanstraat per 1-1-2016 met 3 jaar, zijn voor deze werkzaamheden (extra) arbeidsbeperkten ingezet via IBN. Het betreft 8 personen (arbeidsbeperkten) die vanuit IBN gedetacheerd zijn bij de gemeente Uden. Daarnaast heeft de gemeente Uden, conform de definities van de Participatiewet, in 2016 een toename van formatie in het Doelgroepregister van het UWV van 1,0 fte in vaste dienst (was in 2015: 1,0 fte; dus in 2016: 2,0 fte).

Uden Academie/ Maashorst Academie

De gemeente Uden biedt samen met de Maashorst/As50gemeenten  diverse  opleidingen en trainingen aan voor hun medewerkers. Ook ontwikkelt Uden zelf en samen met de regiogemeenten trainingen en biedt medewerkers de mogelijkheid aan om zelf trainer te worden. Een kleine greep uit de gegeven trainingen is: Crucial Conversations, Crucial Accountability, Mediationvaardigheden, Verken je Talent, Arbeidsmarktpresentatie en Maak werk van je jaargesprek.

Cao sector Gemeenten 2016-2017

In 2016 is een belangrijke wijziging op het gebied van Beloning in de Cao doorgevoerd. Door een nieuw hoofdstuk3 Beloning is er sprake van meer vereenvoudiging en harmonisatie binnen de sector gemeenten. Verdere ontwikkelthema’s: Flexibiliteit – (Werk)zekerheid, Loopbaan en Ontwikkeling, Instroom jongeren – duurzaam doorwerken ouderen.

Excellente dienstverlening

In het  coalitieprogramma 2014-2018 ‘Samen voor een vitaal Uden!’  is gekozen voor een verbetering van de dienstverlening door meer ruimte te geven voor baliecontacten. In 2015 is het onderzoek afgerond naar de wensen van de klant met betrekking tot de dienstverlening van de gemeente. De meeste klanten geven aan dat zij op afspraak werken een goede manier vinden. (Een beperkt aantal mensen wil daarbij meer ondersteuning). Voor kleinere klantcontacten wil men een snelbalie. Op basis van de gegevens uit dit onderzoek is besloten dat we op afspraak blijven werken, maar dat inwoners er ook voor kunnen kiezen om spontaan binnen te lopen. Dit met het risico langer te moeten wachten. Dit is de beste manier om zaken met de gemeente Uden te doen. (Wel wordt het mogelijk om voor kleine producten de mogelijkheid te bieden van een snelbalie. Voor deze producten kan ook altijd een afspraak worden gemaakt.) de sms-service voor identiteits- en rijbewijzen is gerealiseerd. De inwoner krijgt een sms-bericht als het document opgehaald kan worden.

Het college heeft de wachttijden aan de telefoon en balie scherp in de gaten gehouden. De wachttijden aan de balies zijn binnen de norm gebleven. De wachttijden aan de telefoon schieten met pieken op regelmatige tijden uit de servicenorm ,maar er is een duidelijk stijgende lijn te zien. Afgesproken is om (in 2015) om door te gaan met de verbetering van het serviceniveau aan de telefoon( op te pakken). Het college heeft het gebruik van de website gestimuleerd door een geheel vernieuwde (op de burger gerichte) website te lanceren. De komende jaren gaan we onze digitale dienstverlening verder uitbreiden met als doel dat in 2017 iedereen zijn zaken met de overheid digitaal kan afhandelen. Inwoners van Uden die geen beschikking hebben over een internetaansluiting ondersteunen we door zoveel mogelijk in hun eigen omgeving hulp te bieden. We maken gebruik van de bestaande samenwerking met instellingen en initiatieven. Zo wordt het project ‘digisterker’ samen met de bibliotheek opgezet. In de publiekshal is een pc beschikbaar gesteld voor inwoners, die daar zelf niet over beschikken. Inwoners kunnen door medewerkers van de gemeente Uden worden geholpen in het gebruik van deze pc en printer/scanner.

Om de burgers, inrichtingen en bedrijven nog beter van dienst te zijn (gaan we met alle medewerkers workshops houden op gebied van Gastvrijheid) besteden we aandacht aan het trainen van Gastvrijheid. We willen bereiken dat inwoners een positieve ervaring meenemen van hun contact met de gemeente.

ICT

De organisatie gemeente Uden is wat betreft het niveau van ICT op orde. Omdat het voor de toekomst duurzaam op orde moet blijven, is besloten tot intensieve samenwerking met de gemeente Landerd, Bernheze en Oss. Deze samenwerking leidt in (2016) 2017 tot een voorstel voor een bedrijfsplan voor deze samenwerking. (Indien de gelegenheid zich voordoet zal hierin ook worden samengewerkt met de gemeente Bernheze). Het doel is om gezamenlijk tot één beheerorganisatie te komen met één applicatie- en systeemlandschap en met gestandaardiseerde werkprocessen. In 2016 ( nemen) namen wij deel aan werkgroepen in het kader van de ICT-samenwerking. Een aantal werkgroepen zorgen voor de oplevering van het bedrijfsplan voor de ICT-samenwerking. Andere werkgroepen werken al concreet samen aan gezamenlijke resultaten. Hierdoor hebben we in 2016 al voordeel door de samenwerking.
In 2016 zijn alle medewerkers getraind in algemene digitale vaardigheid.

Interne controle, rechtmatigheid en administratieve organisatie

Uitvoering interne controle

De gemeente Uden is en wil graag ‘in control’ zijn. Hiervoor zijn tal van interne beheersingsmaatregelen aanwezig. Om de financiële rechtmatigheid te waarborgen, wordt. met het model interne controle en rechtmatigheid gewerkt. Samen met het normenkader en het intern controleplan 2016 vormt dit het kader voor de interne controle. Evenals voorgaande jaren zijn er geen bevindingen ten aanzien van de financiële rechtmatigheid.

Dat we de interne processen op orde hebben blijkt o.a. uit de goedkeurende controleverklaringen die de gemeente Uden jaarlijks heeft behaald voor zowel de getrouwheid als rechtmatigheid. De doelstelling voor komende jaren blijft om de interne beheersing en het zelf-controlerend vermogen verder te verbeteren. Daar waar de organisatieontwikkeling aanleiding geeft om de beschrijving van de werkprocessen aan te passen (AO/IB), wordt dit uitgevoerd. Hieraan zijn ook de fiscale processen BTW en loonheffing toegevoegd. De gemeente Uden heeft hiervoor een zogenaamd Tax Control Framework opgesteld. Hierin zijn de fiscale processen, de bijbehorende risico’s en de beheersingsmaatregelingen opgenomen. Op basis hiervan wordt de interne controle uitgevoerd en worden de eerste stappen gezet om ook fiscaal ‘in control’ te zijn.

Decentralisaties

Met de invoering van de decentralisaties in het sociaal domein zijn gemeenten in 2015 geconfronteerd met ingrijpende wijzigingen in de WMO en de Jeugdwet. Nieuw hierbij was de overdracht van jeugdtaken naar gemeenten. We zijn als gemeente sindsdien actief met het zo goed mogelijk inrichten van processen en procedures. Dit wordt ook bevestigd door onze huisaccountant en heeft bij de jaarrekening 2015 geresulteerd tot een goedkeurende controleverklaring.
In 2016 zijn we verder gegaan met het verbeteren van de processen en de beheersing daarvan. Hierbij is veel aandacht voor het maken van goede afspraken met leveranciers van zorg. In 2016 is net zoals in 2015, een goedkeurende controleverklaring behaald voor het sociaal domein.

Ontwikkelingen interne controle

De ontwikkelingen op het gebied van interne controle staan niet stil. Doordat processen steeds verder gedigitaliseerd worden veranderd hiermee ook de aanpak van de interne controle. De impact van automatisering wordt steeds groter. Komend jaar zal dit dan ook een nadrukkelijkere rol binnen de interne controle krijgen.
Daarnaast zijn er landelijk ook ontwikkelingen op het gebied van toezicht en financiële rechtmatigheid. Onder leiding van commissie Depla is in 2015 het rapport vernieuwing accountantscontrole gemeenten verschenen. Een van de adviezen uit het rapport is dat het college verantwoordelijk wordt voor de rechtmatige uitvoering van de begroting. Naar verwachting zal de wetswijziging per 1 januari 2018 of 1 januari 2019 ingaan. Dit heeft uiteraard gevolgen voor de uitvoering van de interne controle. Deze gevolgen worden in beeld gebracht en met een plan van aanpak wordt ervoor gezorgd dat de gemeente Uden tijdig klaar is voor deze wetswijziging. Dit zullen we doen in goed overleg met onze huisaccountant.

Transparante verslaglegging

Op het gebied van verslaggeving zijn door de gemeente Uden de afgelopen jaren grote stappen gezet. Er is sterk ingezet op het verbeteren van de planning en controlcyclus met als doelstelling zo transparant en goed mogelijk informatie te verschaffen en verantwoording af te leggen. Sinds enkele jaren zijn de planning & control producten webbased opgezet. Met het identiek opbouwen van de planning en controlproducten is een eerste stap richting continuous reporting gezet.

De ontwikkelingen op het gebied van verslaglegging staan niet stil. In 2017 zullen we gaan bekijken hoe we de digitalisering van de planning & control producten verder kunnen verbeteren. De input van de gebruikers van de planning & control producten zal hierbij van groot belang zijn. Doel is namelijk om de producten zoveel mogelijk aan te laten sluiten op hen wensen. Dit onderwerp zal projectmatig benaderd worden waarbij de doelstelling is om eind 2017/begin 2018 een nieuwe opzet van de planning & control producten te hebben. 

Risicomanagement

Het huidige beleid rondom risicomanagement is in december 2014 geactualiseerd. Risicomanagement is een onderwerp dat leeft binnen de organisatie. Als gevolg daarvan vinden er goede discussies plaats tussen de ambtelijke organisatie en de Raad. Dit is positief en draagt bij aan een goed systeem van risicomanagement en een transparante verantwoording daarover.

Ook risicomanagement blijft zich ontwikkelen. Voor risico’s van grote complexe onderwerpen zoals het grondbedrijf en het sociaal domein zijn reserves beschikbaar. De reserve voor het grondbedrijf maakte altijd al onderdeel uit van de weerstandscapaciteit. De reserve voor het sociaal domein niet. Met ingang van deze Programmarekening is ervoor gekozen om ook deze reserve  mee te rekenen met de weerstandscapaciteit. Hier tegenover staat dat  de risico’s nu gekwantificeerd worden conform de gemeente brede systematiek..

Op deze manier ontstaat er een meer integraal beeld van de risico’s versus de capaciteit, namelijk de weerstandsratio. Er ontstaat een nog transparanter beeld van de hoogte van de risico’s en de reserves die daar tegenover staan. 

De indicator die voortkomt uit het systeem van risicomanagement, de weerstandsratio, is een van de drie pijlers voor de financiële positie. De andere twee pijlers zijn sturen op schuldpositie en een structureel sluitende begroting. Voor meer informatie hierover, zie de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing, de financieringsparagraaf en Programma 5 Dienstbare en betrouwbare overheid (doelstelling financiën op orde houden).

Bedrijfsvoeringsverklaring

In de Bedrijfsvoeringverklaring verklaart het college en ambtelijk management dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen adequaat en effectief zijn en wordt een onderbouwing hiervoor gegeven. Uitgangspunt voor de bedrijfsvoeringverklaring is het managementmodel COSO.

Niet-financiële rechtmatigheid

De gemeente werkt voor haar gemeenschap of klanten: inwoners, bezoekers, instellingen en bedrijven. De beslissingen waar zij bij betrokken zijn, moeten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Gebeurt dat niet dan is er een juridisch, en mogelijk ook een financieel risico. Voor die risicoafwegingen hanteert de gemeente Uden het systeem van Juridische kwaliteitszorg (JKZ), in aansluiting op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Het resultaat hiervan is onderbouwd in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing.

Jaarlijks staat tegen meer dan 30.000 beslissingen of besluiten rechtsbescherming open voor belanghebbenden.

Juridische Kwaliteit (JKZ)

Gezien de toename van de complexe regelgeving, van de juridisering van geschillen en van het aantal toezichthouders, brengt het handelen door de gemeente de nodige extra risico’s met zich mee. In de paragraaf over Weerstandvermogen is onder ‘JKZ’ voormeld risico nader uitgewerkt.

Met behulp van het JKZ-kader en onderliggend proces, is het streven om ook zicht te hebben op de concrete verbeteracties en zo de actuele risico’s te kunnen beheersen en mogelijk op termijn te verminderen. Afgelopen jaar is geïnvesteerde in het  verbeteren van de algemene kennis van de gemeentelijke organisatie. Via het “Rad van de Wet” zijn medewerkers geïnformeerd over de nieuwste ontwikkelingen en zijn meer bewust geworden van  mogelijke juridische risico’s. Daarnaast is het juridisch overleg georganiseerd waarbij alle afdelingen regelmatig informatie/ontwikkelingen met elkaar uitwisselen.

Informatie JKZ

Overzicht van een aantal veel voorkomende besluiten, in vergelijking tot voorgaande jaren.

* tot en met oktober 2016

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

De evaluatie van de samenwerking met Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob) is positief bevonden en het besluit is genomen om deel te nemen in de Stichting Bizob. In de inkoopsamenwerking met de gemeenten in Noordoost-Brabant vervult Uden samen met Oss, Meierijstad en ’s Hertogenbosch een kartrekkersrol om de effectiviteit van de samenwerking te verbeteren. Maatschappelijk verantwoord inkopen is voor de gemeente Uden belangrijk. Het inkoopbeleid wordt momenteel herzien als gevolg van de veranderde wet- en regelgeving. Hierover vindt afstemming plaats met UOV De Kring. Uitgevoerde aanbestedingstrajecten, zoals bijv. de  gladheidsbestrijding, zonnepanelen voor het gemeentehuis en gezamenlijke aanbesteding voor de levering van verkeersborden hebben kwalitatief en prijstechnisch goede resultaten opgeleverd.

Communicatie

We hebben geïnvesteerd in communicatie via social media. Op Twitter was de gemeente al zeer actief, afgelopen jaar hebben we ook Facebook actief ingezet in de communicatie naar inwoners.

De infopagina wordt sinds mei 2016, naast het Udens Weekblad, ook gepubliceerd in de Mooi Uden Krant. Op deze manier bereiken we nog meer inwoners.

De gemeentelijke website wordt goed bezocht en goed gewaardeerd. We blijven werken aan een verbetering van de online dienstverlening. Zo zijn we bezig met het verbeteren van de online formulieren en krijgt de website binnenkort een andere vormgeving.

Inwoners van de gemeente Uden worden steeds meer betrokken bij beleidsvorming en plannen van de gemeente. De gemeente vindt het belangrijk dat de verschillende doelgroepen invloed hebben op de ontwikkeling en uitvoering van ons beleid. We willen betrokkenheid creëren. De drempel voor inwoners om de gemeente te benaderen, moet zo laag mogelijk zijn. Waar lang het accent heeft gelegen op goed uitleggen van het overheidsbesluit, ligt het accent nu meer op samenspraak en actieve interactie.

Kwaliteit gemeentelijke organisatie

Om de kwaliteit van de gemeentelijke organisatie te waarborgen en waar nodig te verbeteren neemt de gemeente ieder jaar deel aan twee landelijke benchmarks. Met de deelname aan ’Waar staat je gemeente’ (tweejaarlijks) wordt gekeken naar de tevredenheid van de burger. De resultaten worden vergeleken met andere gemeenten die dezelfde hoeveelheid inwoners kennen. Het tweede onderzoek ‘Vensters voor bedrijfsvoering’ is meer intern op de bedrijfsvoering, gericht: Het doel van deze benchmark is (jaarlijks) zicht op de bedrijfsvoering te krijgen en te beoordelen op welke aspecten verbetering van de organisatie mogelijk is. Met dit instrument kan naast een totaalbeeld van de bedrijfsvoering ook een vergelijking met andere deelnemende gemeenten gemaakt worden. Het onderzoek in 2016 (over 2015) was positief. Het percentage medewerkers in de bedrijfsvoering ligt op ongeveer 22% van de formatie. De inhuur is met 1 % gestegen (met name veroorzaakt door de decentralisaties in het sociaal domein). In 2017 wordt gekeken of deze tijdelijke formatie omgebogen kan/moet worden naar reguliere formatie.