Bedrijfsvoering
Inleiding
Het programma Bedrijfsvoering is een nieuw toegevoegd programma met ingang van programmabegroting 2017. Het programma bevat naast het treasurybeleid, inzicht in de overhead binnen onze organisatie.
"Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primair proces. Tot de overhead horen alle functies die dit doel dienen".
Deze definitie is nu als zodanig (wettelijk) vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en sluit aan bij de gehanteerde definitie van 'Vensters voor bedrijfsvoering'. Met Vensters voor bedrijfsvoering wordt samen met andere organisaties gekeken naar vraagstukken binnen de bedrijfsvoering. Vensters voor bedrijfsvoering is geïnitieerd door de KING/VNG en is een landelijke benchmark, waarbij gemeenten op basis van een uniforme benadering van het begrip overhead elkaars bedrijfsvoeringskosten kunnen vergelijken. In mei/juni is de benchmark afgenomen; enerzijds een inventarisatie van diverse kengetallen en anderzijds een belevingsonderzoek bij de medewerkers in de organisatie over de kwaliteit van de bedrijfsvoering. De resultaten zijn inmiddels terug gerapporteerd en worden in de diverse teams besproken en waar nodig afspraken over gemaakt.
Tot 2017 werden de overheadkosten toegerekend aan de uitvoeringsprogramma's. In onze planning en controlcyclus de programma's uit het coalitieprogramma vertaald in het programmaplan, te weten:
- Duurzaam wonen en ondernemen
- Maximaal meedoen
- Goed leven en ontmoeten
- Veilig gevoel
- Dienstbare en betrouwbare overheid
Met ingang van programmabegroting 2017 vindt begroten en verantwoorden van de overhead plaats in dit nieuwe programma 'Bedrijfsvoering'. Het programma geeft op transparante wijze inzicht in de activiteiten en kosten van alle overhead die niet rechtstreeks aan de uitvoeringsprogramma's toe te rekenen is. Dit zijn de kosten van het MT, het algemeen management, informatievoorziening en ICT en alle ondersteunende clusters binnen de afdeling Middelen. De resultaten van dit onderzoek vormen de basis van een zelf-evaluatie (jaarrekening 2017).
Om aan de wettelijke eisen van de BBV te voldoen presenteren we de kosten van overhead overigens separaat in de paragraaf Bedrijfsvoering. We hebben een clustering aangebracht in de functies die samen de totale overhead vormen en feitelijk onze bedrijfsvoering omvat. Die concrete doelstellingen per functie zijn verder uitgediept, in navolging van de overige programma's uit het programmaplan.
De dienstverlening aan onze inwoners, bedrijven en instellingen staat bij de gemeente Uden centraal. Dit alles willen we effectief en efficiënt realiseren, met onze basistaken als uitgangspunt. De afgelopen jaren heeft dit binnen de ontwikkeling van onze organisatie een belangrijke rol gespeeld. Door voortdurende focus op de doelmatigheid van onze interne processen, faciliteiten, budgetten en planningen streven we naar excellente dienstverlening. De bedrijfsvoeringsfuncties zorgen ervoor dat het primaire proces zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden. De gemeentelijke organisatie speelt dagelijks in op de verschillende vraagstukken en ontwikkelingen vanuit de Udense samenleving en levert een breed pakket aan producten en diensten aan haar inwoners.
Ontwikkelingen
Leiding geven primair proces inclusief ondersteuning
Het uitzetten van de koers voor de organisatie, het uitdragen van de visie en het bieden van inspiratie voor de medewerkers komt alleen tot zijn recht als het gesprek daarover met de medewerkers goed gevoerd wordt. Als leiderschap door de managers getoond wordt, kunnen medewerkers daarop aanhaken. Medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Medewerkers (her)kennen de koers van de gemeente Uden en halen daar inspiratie uit om zich verder te ontwikkelen in hun werk. Met name via de competentie-ontwikkeling “SKOOR” krijgt dit concreet vorm.
Doelen:
- Ontwikkeling van coachend leiderschap in de gehele managementlaag. Dit krijgt aandacht in de MT+ bijeenkomsten waar alle leidinggevenden aansluiten. Thema’s zijn: leiderschap, samenwerking, inwonersparticipatie.
- Vergroten van de sturing op organisatiedoelen. Aan de hand van het concernplan, de afdelingsplannen, teamplannen en individuele jaarplannen worden werkafspraken gemaakt en geëvalueerd.. Via de HRM-cyclus wordt hier constructief door werknemers en leidinggevenden aan gewerkt.
- Vergroten van de sturing op competenties en talentontwikkeling. Dit onderdeel is ook opgenomen in de HRM-cyclus en op minimaal drie momenten in het jaar krijgt dit aandacht (start-, voortgang- en beoordelingsgesprek).
- Vergroten van de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie(doelen). Zie vorig punt.
- Verbeteren van de communicatie met medewerkers (alle richtingen). Via de intranetsite (GIJS) worden medewerkers geïnformeerd over diverse zaken. De informatie van en voor de organisatie komt via GIJS steeds beter in de organisatie door.
Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie
De gemeente Uden is en wil graag ‘in control’ zijn. Hiervoor zijn tal van interne beheersingsmaatregelen aanwezig. Om de financiële rechtmatigheid te waarborgen, wordt onder andere met het model interne controle en rechtmatigheid gewerkt. Samen met het normenkader en het intern controleplan 2017 vormt dit het kader voor de interne controle. De doelstelling voor komende jaren blijft om de interne beheersing en het zelf controlerende vermogen verder te verbeteren
Een ander onderdeel dat bijdraagt aan het ‘in control’ zijn is risicomanagement. De gemeente Uden wil op een gestructureerde wijze risico’s beheersen en eventuele risico’s bewust nemen. Hierbij is de relatie tussen risico’s en de mate waarin de gemeente in staat is om eventuele grote financiële tegenvallers die bij de risico’s horen op te vangen van belang. Doelstelling is om het risicomanagement te blijven ontwikkelen door risico's meer te koppelen aan de interne controle.
Kijken we naar onze planning en controlcyclus, dan is die helder, openbaar en afgestemd op de wensen van de gemeenteraad en het college. Een structureel sluitende programmabegroting en een gedegen financieel beleid zijn belangrijke pijlers. Om nog beter aan te sluiten op de informatiebehoefte van onze gebruikers en om het proces nog efficiënter te maken gaan zijn we ons aan het oriënteren op een nieuw softwarepakket voor planning en control.. Graag willen we daarmee ook verdere stappen zetten richting continuous reporting.
Personeel en organisatie
De gemeente Uden is een organisatie met lef die durft te kiezen voor resultaten. Excellente dienstverlening, gastvrijheid (hospitality), maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) als ook het regionaal samenwerken met andere (overheids)organisaties staat de komende jaren centraal. Dat betekent eveneens voortdurend investeren in het ontwikkelen en opleiden van onze werknemers vooral ook op het gebied van competenties en inzetten op talent.
Inkoopbeleid
Naast doelmatigheid en rechtmatigheid is maatschappelijk verantwoord inkopen een belangrijk aspect bij inkoop- en aanbestedingstrajecten van de gemeente Uden. Regionale inkoopsamenwerking vergt aandacht en afstemming. De uitgevoerde inkooptrajecten zoals bijv. de raamovereenkomst gladheidbestrijding, huur hoogwerkers en de vervanging van het wagenpark hebben zowel wat betreft kwaliteit als prijs goede resultaten opgeleverd. Naast het meenemen van duurzaamheid speelt ook ‘social return’ een belangrijke rol in aanbestedingstrajecten.
Met UOV de Kring wordt met het oog op lokale ondernemers regelmatig afstemming gezocht, onder andere omtrent het inkoopbeleid.
In 2017 zijn we lid geworden van het BIZOB (Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant). Een goede ontwikkeling, waarmee we de kwaliteit en het overzicht van het inkoop- en aanbestedingsproces verbeterd hebben. Daarnaast hebben we als gevolg van een groter inkoopvolume besparingen op diverse projecten gehad. Verder wordt samengewerkt in het inkoopplatform Noordoost-Brabant. Jaarlijks wordt een inkoopplan (in overleg met diverse regiogemeenten) samengesteld. Voordeel van samenwerking is kwaliteit en nog steeds een financieel (kwantum)voordeel bij de diverse aanbestedingen.
Communicatie en creatie
Het meten van de klanttevredenheid van de bezoekers aan de balie en op de website loopt goed. De resultaten worden iedere maand geanalyseerd. Verbeterpunten voeren we, waar nodig, door. De tevredenheid is over het algemeen goed te noemen.
De website heeft dit jaar een nieuwe vormgeving gekregen en oogt frisser. In het nieuwe ontwerp zijn een aantal verbeterpunten doorgevoerd naar aanleiding van de resultaten uit het klanttevredenheidsonderzoek. Zo is het Nieuws op de website makkelijker te vinden en heeft de contact-button een meer prominente plek gekregen.
We staan op het punt om het media-analysepakket aan te schaffen. Met deze tool kunnen we onze social media beter beheren en monitoren.
Zorg voor juridische kwaliteit
Handelt de gemeente niet volgens de geldende regels en zonder dat de klant hierop zijn invloed heeft gehad, dan kan de klant zijn recht op rechtsbescherming inroepen: bezwaar, klacht of rechtszaak. De klant heeft altijd invloed op zijn persoonsgegevens en op de openbaarmaking van bestuurlijke documenten. Verder dient de klant zicht te hebben op de bevoegdheden die de gemeente gebruikt.
Daarom is de zorg voor juridische kwaliteit gericht op de kwaliteitsbeheersing van de besluiten, de bezwaren, de klachten, de rechtszaken, de privacybescherming, de openbaarheid en de gebruikte bevoegdheden. Deze zorg voor juridische kwaliteit sluit aan op de niet-financiële rechtmatigheid uit het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. In de paragraaf over Weerstandvermogen is onder ‘JKZ’ voormeld risico nader uitgewerkt. Namelijk roept een klant zijn rechtsbescherming in dan brengt dat mogelijk extra werk, het niet halen van het beoogde resultaat en een financieel risico met zich mee. Voor 2017 ligt specifiek de focus: Aantoonbaar privacyproof.
Informatievoorziening en automatisering (ICT)
De organisatie gemeente Uden is wat betreft het niveau van ICT op orde. Omdat het voor de toekomst duurzaam op orde wil blijven, is besloten tot een intensieve samenwerking met de gemeenten Landerd, Bernheze en Oss (ofwel BLOU te onderzoeken. De projectleiding, die de samenwerking voorbereidt, levert in het eerste kwartaal van 2018 een document op zodat de gemeenteraden voor “go” of “no go” kunnen besluiten. Het resultaat moet zijn: een bedrijfsplan (wat wordt gerealiseerd?) en een transitieplan (hoe komen we er?) op. Uiteindelijk zal er een zelfstandige organisatie komen, geheel verweven met de samenwerkende gemeenten. Het doel van deze organisatie is de deelnemende gemeenten te faciliteren m.b.t. hard- en software en op tijd te voorzien van actuele, juiste gegevens voor hun werkprocessen (informatisering).
Als de vier gemeenteraden kiezen voor deze samenwerkingsvorm dan wordt gestart met de realisatie van het eerste plateau. in het transitieplan staat wat er in het eerste plateau wordt gerealiseerd. Hiervoor is in ieder geval een datalijnverbinding tussen de betrokken gemeenten noodzakelijk. Hiervoor zijn structureel extra uitgaven noodzakelijk. Ook zullen er extra incidentele en structurele kosten verbonden zijn aan de nieuwe samenwerkingsorganisatie.
Door het samenwerken van de 4 gemeenten zullen de kosten voor ICT kunnen stijgen, zo komen er extra kosten voor de datalijnverbinding. Ieder voor zich heeft echter al te maken met een stijging ICT in de werkprocessen. Hierdoor kunnen wij betere dienstverlening leveren. Doel is de meerkosten hiervan gezamenlijk beter te beheersen. Tijdens de realisatie van het eerste plateau worden incidentele, frictiekosten voorzien. Er is extra inzet van menskracht nodig om de nieuwe ICT omgeving in te richten. Dit terwijl het normale beheer en de dienstverlening gewoon door gaat. In verschillende functiegroepen is extra inzet nodig. Bij het schrijven van deze begrotingsnotitie en onder voorbehoud van besluitvorming door de raad, zijn deze kosten voor 2018 geschat op € 250.000. In het geval de ICT samenwerking niet doorgaat in 2018 zullen we genoodzaakt zijn te beginnen met de vervanging van de technische infrastructuur in Uden. Deze is inmiddels 7-8 jaar oud en vraagt steeds meer onderhoud vanwege veroudering. Tijdens deze vervanging zal tijdelijk extra inzet van menskracht nodig zijn.
In 2017 worden als gevolg van de veroudering van de systemen meer kosten gemaakt voor de inhuur van deskundigen. Er komen meer problemen bij het ondersteunen van updates en vernieuwingen van software in relatie met de verouderde systeemsoftware. Deze kosten overschrijden de begroting. Hiervoor wordt een melding gemaakt in de 2e afwijkingenrapportage die deel uitmaakt van deze bestuursrapportage.
Facilitaire zaken en huisvesting
Facilitaire zaken zorgt ervoor dat elk personeels-, college- en/of raadslid alle diensten en middelen (faciliteiten) tot zijn beschikking heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Te denken valt aan de catering, beveiliging en onderhoud, schoonmaak, receptie. Belangrijke aspecten daarbij zijn: attent zijn op mogelijke kostenbesparingen en de ontwikkeling van maatschappelijk verantwoord ondernemen. In het afgelopen jaar zijn de koffiecorners in een modern jasje gegoten. Idee is om in 2018 ook de vergaderkamers een facelift te geven. Inmiddels is de interne afvalscheiding duurzaam ingericht. De onderhoudsplannen zijn actueel.
Digitale informatievoorzieningen (DIV)
Het betreft medewerkers die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en –aansluitingen op e-depot, DMS inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en e-depot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevende), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren.
Het fysieke archief wordt voor te vernietigen onderdelen beheerd. Het te bewaren archief wordt gedigitaliseerd. Hiervoor is een scanstraat aanwezig in samenwerking met IBN. Er is een substitutie vergunning. De IBN-medewerkers worden bekostigd uit de zgn. AGR van de gemeente bij de IBN voor de duur van 3 jaren. Deze loopt af op 31 december 2018. Er zal een verzoek worden gedaan voor verlenging. Doel hiervan is het archief verder te digitaliseren.
Het digitale archief wordt beheerd in Corsa. Het postproces is opgenomen in Corsa. De applicatie wordt beheerd en er wordt een start gemaakt met kwaliteit beheer. Er is vooral aandacht voor instructie van medewerkers aan de voorkant. Inmiddels heeft Corsa een vaste plaats in de organisatie verworven als het gaat om de inkomende en uitgaande post. De afdelingen zijn prima in staat de juiste informatie adequaat en snel te ontsluiten.
In 2018 wordt een 3-jaar lopend project gestart met het doel om een deel van het fysieke archief te schonen (periode 1981-2000) en waar nodig over te dragen naar het BHIC .
Treasury
De centrale doelstelling van het treasurybeleid is het beheren van de financiële geldstromen en het beperken van de financiële risico’s voor de gemeente. De uitvoering van treasury wordt wettelijk geregeld in de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Deze wet regelt dat de uitvoering van de treasuryfunctie binnen de gemeente uitsluitend de publieke taak dient en geschiedt binnen de financiële kaders van de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Daarnaast zijn de kaders voor de gemeente Uden vastgelegd in het treasurystatuut en wordt verantwoording afgelegd in de financieringsparagraaf.