Voortgang programma
In de Programmabegroting 2018 zijn doelstellingen en acties opgenomen. Met deze rapportage informeren wij de Raad over de voortgang van de realisatie tot en met augustus van dit jaar.
Realisatie in één oogopslag
afgerond/gerealiseerd gestart/onderhanden nog niet opgestart
| Leiding geven primair proces inclusief ondersteuning | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1 | Medewerkers halen inspiratie en ontwikkelingskansen uit de koers van de organisatie en zetten hun kennis, talent en vaardigheden in om de met elkaar afgesproken uit te voeren taken/activiteiten per kalenderjaar t.b.v. de klanten uit te voeren. Via de HRM-cyclus wordt (minimaal) op drie momenten van het jaar met medewerkers gesproken over wat hun taken/verantwoordelijkheden /ontwikkelingen zijn. | |
Dit is een continue proces, waarbij medewerkers en leidinggevenden afspraken, ontwikkelingen uitwisselen en daar voortdurend op anticiperen. De HRM-cyclus ligt op schema. |
| 2 | Wij beschikken over een evenwichtig personeelsbestand (vaste en flexibele schil) passend bij de doelen van de organisatie en daaraan gekoppelde uit te voeren taken t.b.v. de klanten. |  |
Op dit moment is het balanceren wat betreft medewerkers in dienst en het inhuren van externen (flexibele schil). Er zijn veel projecten die om uren-inzet vragen. De ambities van inwoners/ondernemers is hoog en daarmee de druk voor de organisatie. |
| 3 | Onze organisatie faciliteert medewerkers zodat zij het beste uit zichzelf kunnen halen. Door middel van hun eigen PLOT (plan leren-ontwikkelen-talentgerbuik) en het project Arbeidsmarktproof worden medewerkers uitgedaagd eigen regie te voeren op hun loopbaan, op hun duurzame inzetbaarheid en op de hoogte te blijven van de arbeidsmarktontwikkelingen. | |
Met het project “Arbeidsmarktproof” worden medewerkers uitgedaagd om zich te ontwikkelen. Dit in het belang van henzelf (arbeidsmobiliteit) en ook de organisatie (we houden gemotiveerde en actuele medewerkers in huis). |
| 4 | Iedereen kent en draagt de visie van de gemeente Uden uit. | |
Het komend jaar krijgt deze visie van de gemeentelijke organisatie een herijking. |
| Financiën, toezicht en controle op de eigen organisatie | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Structurele lasten worden gedekt door structurele baten (continue). | |
Bij het opstellen van het bestedings- en dekkingsplan 2018-2021 zijn structurele lasten gedekt door structurele baten. Dit is een uitgangspunt in ons financieel beleid en wordt ook door de provincie als eis gesteld. Uitgangspunt hierbij is dat je als gemeente meerjarig sluitend bent. |
| 2. | De financiële consequenties van het coalitieakkoord ‘Samen voor een vitaal Uden!’ zijn in de Programmabegroting verwerkt. | |
Het coalitieakkoord wordt vertaald in de Programmabegroting. Indien er aanleiding is voor bijstelling vindt dit plaats in de tussentijdse afwijkingenrapportages zoals bijvoorbeeld deze bestuursrapportage. Dat betekent dat de financiële consequenties van het coalitieakkoord verwerkt zijn in de Programmabegroting. |
| 3. | Samen met de raad invulling geven aan een nieuwe opzet van de programmabegroting (met bijbehorend meetplan, zodat resultaten transparant en meetbaar zijn. | |
De Programmabegroting 2019 is nieuw van opzet. De programma indeling is gewijzigd waardoor er een betere aansluiting is met de BBV. Doordat deze indeling landelijk ook vaak gebruikt wordt is een vergelijking met andere gemeenten ook beter mogelijk. |
| 4. | Systeem van risicomanagement continueren en waar mogelijk verbeteren waarbij risico’s worden gekwantificeerd en in relatie gebracht worden met de weerstandscapaciteit. | |
Risicomanagement heeft een prominente plek binnen onze organisatie. Voor de bepaling van de financiële positie zijn 3 pijlers gedefinieerd, te weten: dekking/sluitende begroting, financiering en risicomanagement/weerstandscapaciteit. In alle planning en control producten wordt hierover gerapporteerd. De pijlers worden gebruikt als sturingsinstrument. Er wordt actief gestuurd op de weerstandsratio. De pijler weerstandsratio ligt op de norm. Het beleid voor risicomanagement wordt in 2018 geactualiseerd. Met ingang van de Programmabegroting 2019 is zichtbaar welke effecten de begroting heeft op de weerstandsratio. Doel hiervan is het geven van inzicht en bewustwording zodat de Raad nog beter haar sturende/financiële rol kan vervullen. |
| 5. | Voortvarende realisatie van de nog niet gerealiseerde bezuinigingstaakstellingen. Eventuele nieuwe bezuinigingen worden in een zorgvuldig proces met inwoners, bedrijfsleven, verenigingen en instellingen afgestemd. | |
De bezuinigingstaakstelling van de afgelopen jaren bedroeg bijna € 7,7 miljoen. Bij het aantreden van het huidige college was de totale bezuinigingstaakstelling gerealiseerd of op een andere wijze afgewikkeld. |
| 6. | Actief sturen op de schuldpositie door in het bestedings- en dekkingsplan daar geld voor te reserveren. | |
Sturen op schuldpositie is een van de pijlers voor het sturen op de financiële positie. We zijn ons ervan bewust dat de schuldpositie van onze gemeente verbeterd kan worden. Met ingang van de Programmabegroting 2019 is zichtbaar welke effecten de begroting heeft op de schuldpositie. Doel hiervan is het geven van inzicht en bewustwording zodat de Raad nog beter haar sturende/financiële rol kan vervullen. |
| 7. | Actualiseren ‘Financiële verordening gemeente Uden’. | |
De ‘Financiële verordening gemeente Uden’ is in 2017 geactualiseerd. |
| 8. | De interne processen op orde houden. | |
Er is veel aandacht voor de interne processen. Bij de uitvoering van de verbijzonderde interne controle wordt er getoetst op financiële rechtmatigheid. Daarnaast worden ook adviezen gegeven om de interne processen zo goed mogelijk in te richten en zo mogelijk te verbeteren. Dit is een continue proces. |
| 9. | Daar waar de organisatieontwikkeling aanleiding geeft om de beschrijving van de werkprocessen aan te passen (AO/IB). | |
De actualisatie van de AO/IB is eveneens een onderdeel van de verbijzonderde interne controle. Ook de externe accountant beoordeeld of de procesbeschrijvingen nog actueel zijn. Dit is eveneens een continue proces. |
| 10. | Het risicomanagement meer te koppelen aan de interne controle. | |
De kwaliteit van het systeem van risicomanagement wordt verbeterd door risicomanagement steeds meer te koppelen aan de interne controle. Hierover vindt continue afstemming plaats met onze huisaccountant PWC. Met ingang van 2017 is deze koppeling zichtbaar gemaakt. Ondanks dat verbeteringen nog steeds mogelijk zijn wordt de interne controle steeds meer ingestoken vanuit risicomanagement. |
| Personeel en organisatie | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1 |
Het duurzaam en wendbaar inzetbaar zijn van onze organisatie en van onze medewerkers door strategische personeelsplanning, actieve ontwikkeling via trainingen, loopbaanactiviteiten, mobiliteit. Met als speerpunt het ‘arbeidsmarktproof’ maken/ zijn van onze medewerkers. Centraal daarbij het voeren van eigen regie op loopbaan en leren omgaan met interne en externe veranderingen.
|
|
Dit is een continu proces wat steeds gericht wordt op de nieuwste ontwikkelingen. Het traject ArbeidsmarktProof en DigiProof zijn van onze medewerkers is begin 2018 afgerond met als bereikt resultaat, dat ongeveer 72% van onze medewerkers ArbeidsmarktProof is. De ArbeidsmarktProofheid van medewerkers is ingebed in de normale cyclus van jaargesprekken tussen leidinggevenden en hun medewerkers. Het vervolg wordt ArbeidsmarktProof en DigiProof Next Level wat in 2019 wordt opgestart. De Uden Academie biedt jaarlijks een continu aanbod aan trainingen voor de medewerkers van Uden en voor regiogemeenten, vooral op het gebied van vaardigheden en competenties. Met behulp van de loopbaancoach wordt actief vorm gegeven aan de loopbaantrajecten van de medewerkers van Uden. Hierbij wordt nauw samengewerkt met andere organisaties, vooral met de regiogemeenten.Het actief inzetten van Strategische Personeelsplanning verdient de komende tijd verdere aandacht met het oog op de toenemende krapte op de arbeidsmarkt, het ontwikkelen van aanwezig potentieel bij de huidige medewerkers. |
| 2 | Bevorderen van instroom van jongeren en arbeidsbeperkten in de organisatie. |
|
Instroom van jongeren: de gemiddelde leeftijd is op dit moment 49,2 jaar. Deze is t.o.v. vorig jaar met 0,2 jaar verkleind door meer instroom van jongere medewerkers. In 2016 zijn 3 medewerkers ingestroomd jonger dan 35 jaar en in 2017 zijn 13 medewerkers ingestroomd jonger dan 35 jaar. Arbeidsbeperkten: de gemeente Uden heeft trede 3 bereikt op de Prestatieladder Sociaal Ondernemen (PSO). De gemeente is hierdoor koploper als het gaat om het bieden van werkgelegenheid voor mensen in kwetsbare posities. |
| 3 | Vergroten van vaardigheden, het inzetten van talenten van onze medewerkers om nog beter te kunnen inspelen op de klantvragen en de veranderende rol van de publieke medewerker in de (nabije) toekomst. Centraal daarbij staat het 'van buiten naar binnen' en 'van binnen naar buiten' werken. | |
Met behulp van het traject ArbeidsmarktProof, het inzetten op Gastvrijheid, door trainingen van de Uden Academie is/ wordt bewust ingezet op het vergroten van de vaardigheden van de medewerkers. De medewerkers zijn duidelijker gericht op de klantvragen en meer ‘van buiten naar binnen’ en vice versa werken. Aandachtspunten voor de nabije toekomst zijn: meer integraal werken intern en met buiten. En de medewerkers verder ontwikkelen in de benodigde skills voor de 21e eeuw (ArbeidsmarktProof Next Level) |
| 4 | Het blijven van een aantrekkelijke werkgever. | |
Het zijn en blijven van een aantrekkelijke werkgever is een continu proces. Als organisatie van de gemeente Uden bieden we de medewerkers ontwikkeling in het vakmanschap als ook in de persoonlijke ontwikkeling. Uden heeft op dat gebied een goede naam in de regio. Uden staat ook bekend als een gemeentelijke organisatie die vernieuwend bezig is. Dit is voor veel potentiele medewerkers aantrekkelijk.
Er ligt een plan klaar om als werkgever Uden een nieuwe vorm van Arbeidsmarktcommunicatie te hanteren om ons als werkgever beter te profileren vanaf eind 2018/ begin 2019. |
| 5 | Het anticiperen op mogelijke verdergaande samenwerking met regiogemeenten. | |
Op HR-gebied wordt nauw samengewerkt met de regiogemeenten op het gebied van opleiding, training, mobiliteit, nieuwe Cao’s.
De plannen rondom een eventuele fusie met de gemeente Landerd zijn in het najaar bestuurlijk opgepakt . |
| 6 | Professionalisering van het ambtelijk apparaat met een vierjarenplan waarin efficiency en kwaliteitsverbetering centraal staat. | |
De professionalisering van het ambtelijk apparaat vindt op diverse onderdelen plaats, te weten: ArbeidsmarktProof zijn van de medewerkers; DigiProof zijn van de medewerkers; verder digitaliseren van werkprocessen; lage overheadkosten etc. |
| 7 | Onderzoek medewerkers tevredenheid /bevlogenheid (MTO). Eenmaal per 2 jaar houdt de gemeente Uden een medewerkers tevredenheidonderzoek. De uitkomsten hiervan worden gebruikt ter verbetering van het functioneren van de organisatie als ook ter verbetering van de (kwaliteit) van de dienstverlening. | |
Onderzoek medewerkerstevredenheid (MTO) is in het tweede kwartaal van 2018 uitgevoerd. De resultaten zijn in juni 2018 bekend gemaakt. Vanaf augustus/ september 2018 is de organisatie als totaal, per afdeling en per team aan de slag met de uitkomsten van het MTO. |
| 8 | Om de kwaliteit van de gemeentelijke organisatie te waarborgen en waar nodig te verbeteren neemt de gemeente deel aan twee landelijke benchmarks. Met de deelname aan ’Waar staat je gemeente’ (tweejaarlijks) wordt gekeken naar de tevredenheid van de burger. De resultaten worden vergeleken met andere gemeenten die dezelfde hoeveelheid inwoners kennen. Het tweede onderzoek ‘Vensters voor bedrijfsvoering’ is meer intern op de bedrijfsvoering gericht: Het doel van deze benchmark is (jaarlijks) zicht op de bedrijfsvoering te krijgen en te beoordelen op welke aspecten verbetering van de organisatie mogelijk is. Met dit instrument kan naast een totaalbeeld van de bedrijfsvoering ook een vergelijking met andere deelnemende gemeenten gemaakt worden. | |
In mei 2018 zijn de gegevens vanuit Uden voor de benchmark Vensters voor bedrijfsvoering aangeleverd. Het belevingsonderzoek vindt eenmaal in de twee jaar plaats (wordt in 2019). De resultaten van Vensters voor bedrijfsvoering zijn door ICTU + KING gemeenten via een duidingsgesprek en m.b.v. de digitale tool teruggekoppeld. |
| Inkoopbeleid | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1 | Deelname aan de Stichting BIZOB. | |
Sinds anderhalf jaar is de gemeente lid van de stichting BIZOB. Dit naar volle tevredenheid. Via de BIZOB hebben we kwaliteit binnengehaald op het gebied van inkoop en aanbestedingen. Nagenoeg 100% van de inkoop- en aanbestedingstrajecten loopt in overleg met BIZOB. Het totaal van inkoop en aanbestedingen wordt jaarlijks gepland en per kwartaal geëvalueerd. |
| 2 | Deelname aan het inkoopplatform Noordoost-Brabant. | |
Om het contact met de regio vast te houden neemt de gemeente deel aan het z.g. INOB. Meer en meer projecten gaan gecombineerd. |
| Communicatie en creatie | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Continue meten klanttevredenheid via de balie en de website. | |
De dienstverlening via de balie en de website wordt continu gemeten. Met de feedback die we krijgen, verbeteren we onze dienstverlening. Op termijn wordt ook de klanttevredenheid aan de telefoon gemeten. |
| 2. | Aanschaf van een media-analysepakket (offerte van € 8.000 structureel). Doel is het verwerven van een media-analysepakket teneinde een complete oplossing voor media monitoring en webcare te hebben. Met dit tool kunnen we monitoren en analyseren wat er op social media en nieuwssites over de gemeente Uden wordt gezegd. Zeker bij gevoelige projecten is het essentieel om de media en social media op een goede manier te monitoren. Ook kunnen we de tool inzetten voor webcare: het reageren op berichten. Aanschaf zal in overleg met de regio plaatsvinden. | |
Het media-analysepakket Obi4wan is aangeschaft. Met dit systeem monitoren we de media en de social media. Ook gebruiken we deze tool voor webcare; we reageren op reacties die via social media binnen komen.
Obi4One wordt in veel buurgemeenten en ook bij de Veiligheidsregio gebruikt. |
| Zorg voor juridische kwaliteit (JKZ) | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Afgelopen jaar is het systeem opgezet om ‘Aantoonbaar privacyproof’ te zijn. In 2018 krijgt de klant met het “Privacy Register” direct zicht op het gebruik van zijn persoonsgegevens. Zo weet iedere klant welke gegevens de gemeente gebruikt bij het leveren van haar diensten, aan welke instanties ze deze doorgeeft en hoe deze worden beschermd en beveiligd. | |
Het Privacy Register Algemeen staat inmiddels (als basis) op Uden.nl. Voor de algemene dienstverlening is het gebruik van de persoonsgegevens uitgewerkt. En wordt dit een onderdeel in de werkprocessen. De Privacy Registers worden per inhoudelijke discipline geactualiseerd en worden vervolgens voor uden.nl beschikbaar gemaakt. Het interne privacy-bewustzijn wordt door de start van de functionaris gegevensbescherming (FG) per 1 mei jl. geactiveerd. |
| Informatievoorziening en automatisering (ICT) | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Eind 2016/ begin 2017 wordt definitief besloten of de gemeente Uden samen met de gemeenten Landerd, Bernheze en Oss een gezamenlijke ICT organisatie gaat vormen. | |
Bernheze en Oss zijn uit de samenwerking gestapt. Uden gaat samen met Landerd voort met verzorging ICT. |
| 2. | Systeem- en netwerkbeheer, beheer basisregistraties en kernregistraties, applicatiebeheer, informatiemanagement, servicedesk en gebruikersondersteuning. | |
Dit is regulier werk dat altijd doorgaat. |
| Facilitaire zaken en huisvesting | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Verder ontwikkelen van integraal vastgoedmanagement, inclusief evalueren organisatiestructuur (vastgoed en accommodaties) door middel van een nota ‘Integraal vastgoedmanagement’. | |
Bij veel accommodaties wordt op maat en in overleg met inwoners gekeken naar een passende accommodatie. Dat betekent per situatie een andere inkleuring. De inwoners (wijken/buurten) zijn daar tevreden mee. Dat betekent wel dat integraal vastgoedmanagement niet altijd mogelijk is. Wel worden algemene spelregels en afspraken geformuleerd. |
| 2. | Strategisch vastgoedportefeuillebeheer; op basis van behoefte geformuleerd beleid en voorzieningenplanning. | |
Bij diverse accommodaties wordt hier al vorm aan gegeven. Zo is MuzeRijk weer anders georganiseerd dan bijvoorbeeld Terra Victa. Per accommodatie wordt naar de behoefte gekeken. |
| 3. | Onrechtmatig grondgebruik aanpakken door het project ‘legaliseren’ voort te zetten / af te ronden. | |
Dit project is bijna afgerond en het wordt nu ingebouwd in het reguliere werk. |
| 4. | Onderzoek dat het beheer (personeel) van de accommodaties aan een mogelijke externe partij (IBN) uitbesteed gaat worden. | |
Samen met IBN is gewerkt naar een overgang van onze tijdelijke (inhuur) medewerkers naar de IBN. Dit is afgerond. In overleg met de IBN wordt gekeken of de operationele zaken m.b.t. planning en organisatie van de accommodaties ook bij de IBN ondergebracht kan worden. |
| 5. | Uitvoeren van het uitvoeringsplan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. | |
Op basis van de z.g. negen (9) pijlers verlegt de gemeente (als bedrijf) haar ambities. Elektrisch vervoer, zonnepanelen op gemeentelijke gebouwen, goed personeelsbeleid, duurzaam inkopen zijn hier voorbeelden van. |
| 6. | Vervanging lamellen gevels gebouw D gemeentehuis. | |
Alle gevels zijn voorzien van veilige lamellen, die zowel zorgen voor windvang en versluierde lichtinval. |
| 7. | Conceptvertaling en herinrichting verkeersruimtes en ontvangsthal gemeentehuis. | |
In ontwikkeling met dien verstande dat een eventuele samengaan met de gemeente Landerd nog van invloed kan zijn. Er worden nu nog geen besluiten genomen. |
| 8. | Vervanging audiovisuele middelen/geluidsinstallaties in vergaderkantoren en raadszaal. | |
Gedeeltelijk afgerond. Uitvoering zal in laatste kwartaal 2018, eerste kwartaal 2019 plaatsvinden. |
| 9. | Uitbreiding facilitair reserveringssysteem voor zowel intern gemeentehuis als voor de externe accommodaties. | |
Het reserveringssysteem voor de gemeente intern werkt goed. In overleg met externe partners (beheerder van de andere accommodaties) wordt naar uitbreiding naar extern gekeken. |
Met ingang van 2018 wordt niet meer gerapporteerd over de volgende activiteit:
- We onderzoeken de servicenormen voor telefonie. We constateren dat we hier veelal met bewerkelijke gesprekken te maken hebben.
| Digitale informatievoorziening (DIV) | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Inrichten en beheer van een scanstraat. | |
IBN-medewerkers leggen op het moment de laatste hand aan het scannen van de bouwvergunningen tot 2001. Deze gescande bouwvergunningen worden ook nog gecontroleerd op kwaliteit. Gescande bestanden tot 1990 worden overgedragen naar het BHIC voor beheer
|
| Treasury | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Uitvoering geven aan de financiële strategie en beleid zoals opgenomen en verder uitgewerkt in de Financieringsparagraaf. | |
De financiële strategie van de gemeente Uden bestaat uit 3 pijlers te weten: |