Bedrijfsvoering

Inleiding

Het programma Bedrijfsvoering is een nieuw toegevoegd programma met ingang van programmabegroting 2017. Het programma bevat naast het treasurybeleid, inzicht in de overhead binnen onze organisatie.

"Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primair proces. Tot de overhead horen alle functies die dit doel dienen".

Deze definitie is nu als zodanig (wettelijk) vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), en sluit aan bij de gehanteerde definitie van 'Vensters voor bedrijfsvoering'. Met Vensters voor bedrijfsvoering kan samen met andere organisaties gekeken worden naar vraagstukken binnen de bedrijfsvoering. Vensters voor bedrijfsvoering is geïnitieerd door KING/VNG en wordt een landelijke benchmark, waarbij gemeenten op basis van een uniforme benadering van het begrip overhead elkaars bedrijfsvoeringskosten kunnen vergelijken. In mei is de benchmark afgenomen; enerzijds een inventarisatie van diverse kengetallen en anderzijds een belevingsonderzoek bij de medewerkers in de organisatie. De resultaten zijn door KING/VNG via een duidingsgesprek teruggekoppeld. De concrete gegevens worden gebruikt om te kijken waar we de organisatie nader onder de lopen moeten nemen. Tevens kunnen we ons vergelijken met andere gemeenten. De uitslag van het (interne) belevingsonderzoek wordt gebruikt (2018) om te kijken waar de interne klanttevredenheid verbeterd kan worden.

Tot 2017 werden de overheadkosten toegerekend aan de uitvoeringsprogramma's. In onze planning en controlcyclus de programma's uit het coalitieprogramma vertaald in het programmaplan, te weten;

• Duurzaam wonen en ondernemen
• Maximaal meedoen
• Goed leven en ontmoeten
• Veilig gevoel
• Dienstbare en betrouwbare overheid

Met ingang van programmabegroting 2017 vindt begroten en verantwoorden van de overhead plaats in dit nieuwe programma 'Bedrijfsvoering'.

Het programma geeft op een transparante wijze inzicht in de activiteiten en kosten van alle overhead die niet rechtstreeks aan de uitvoeringsprogramma's toe te rekenen is. Dit zijn de kosten van het MT, het algemeen management, informatievoorziening en ICT en alle ondersteunende clusters binnen de afdeling Middelen. De resultaten van dit onderzoek vormen de basis van een zelf-evaluatie (jaarrekening 2017).

Om aan de wetteljke eisen van de BBV te voldoen, presenteren we de kosten van overhead overigens separaat in de paragraaf Bedrijfsvoering. We hebben een clustering aangebracht in de functies die samen de totale overhead vormen en feitelijk onze bedrijfsvoering omvat. Die concrete doelstellingen per functie zijn verder uitgediept, in navolging van de overige programma's uit het programmaplan.

De dienstverlening aan onze inwoners, bedrijven en instellingen, staat bij de gemeente Uden centraal. Dit alles willen we effectief en efficiënt realiseren, met onze basistaken als uitgangspunt. De afgelopen jaren heeft dit binnen de ontwikkeling van onze organisatie een belangrijke rol gespeeld. Door voortdurende focus op de doelmatigheid van onze interne processen, faciliteiten, budgetten en planningen streven we naar excellente dienstverlening. De bedrijfsvoeringsfuncties zorgen ervoor dat het primaire proces zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden. De gemeentelijke organisatie speelt dagelijks in op de verschillende vraagstukken en ontwikkelingen vanuit de Udense samenleving, en levert een breed pakket aan producten en diensten aan haar inwoners, bedrijven en instellingen.

Ontwikkelingen

Leiding geven primair proces inclusief ondersteuning

Het uitzetten van de koers voor de organisatie, het uitdragen van de visie en het bieden van inspiratie voor de medewerkers, komt alleen tot zijn recht als het gesprek daarover met de medewerkers goed gevoerd wordt. Als leiderschap door de managers getoond wordt, kunnen medewerkers daarop aanhaken. Medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Medewerkers (her)kennen de koers van de gemeente Uden en halen daar inspiratie uit om zich verder te ontwikkelen in hun werk.

Doelen:

• Ontwikkeling van coachend leiderschap in de gehele managementlaag. Dit krijgt aandacht in de MT+ bijeenkomsten waar alle leidinggevenden aansluiten. Startende leidinggevenden worden in de gelegenheid gesteld om trainingen/cursussen te volgen.
• Vergroten van de sturing op organisatiedoelen. Aan de hand van het concernplan, de afdelingsplannen, teamplannen en individuele jaarplannen, worden werkafspraken gemaakt en geëvalueerd. Via de HRM-cyclus wordt hier constructief door werknemers en leidinggevenden aan gewerkt. In 2018 wordt de plannen door de organisatie zowel op inhoud, proces en layout geëvalueerd.
• Vergroten van de sturing op competenties en talentontwikkeling. Dit onderdeel is ook opgenomen in de HRM-cyclus en op minimaal drie momenten in het jaar krijgt dit aandacht (start-, voortgang- en beoordelingsgesprek). In 2018 blijft ook het thema “Gastvrijheid” op de agenda staan.
• Vergroten van de betrokkenheid van medewerkers bij de organisatie(doelen). Zie vorig punt.
• Verbeteren van de communicatie met medewerkers (alle richtingen). Via de interne Intranet-site (Gijs) worden medewerkers geïnformeerd over diverse zaken. Op basis van regelmatige evaluaties wordt de intranet-site continue verbeterd.

Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie

De gemeente Uden is en wil graag ‘in control’ zijn. Hiervoor zijn tal van interne beheersingsmaatregelen aanwezig. Om de financiële rechtmatigheid te waarborgen, wordt onder andere met het model interne controle en rechtmatigheid gewerkt. Samen met het normenkader en het intern controleplan 2017 vormt dit het kader voor de interne controle. De doelstelling voor komende jaren blijft om de interne beheersing en het zelf controlerende vermogen verder te verbeteren. Hierbij wordt, conform de landelijke ontwikkelingen, steeds meer aandacht besteed aan de IT aspecten binnen de processen. Doelstelling is om steeds meer te steunen op de geautomatiseerde controles bij het uitvoeren van de interne controle. Op dit moment wordt er gebruik gemaakt van een externe medewerker om de controles uit te voeren. Doelstelling voor de toekomst is om dit meer te borgen in de eigen organisatie.

Een ander onderdeel dat bijdraagt aan het ‘in control’ zijn, is risicomanagement. De gemeente Uden wil op een gestructureerde wijze risico’s beheersen en eventuele risico’s bewust nemen. Hierbij is de relatie tussen risico’s en de mate waarin de gemeente in staat is om eventuele grote financiële tegenvallers die bij de risico’s horen op te vangen van belang. Doelstelling voor de toekomst is om het risicomanagement te blijven ontwikkelen door risico’s meer te koppelen aan de interne controle. Risicomanagement maakt een vast onderdeel uit van planning en control.  

Kijken we naar onze planning en controlcyclus, dan is die helder, openbaar en afgestemd op de wensen van de gemeenteraad en het college. Een structureel sluitende programmabegroting en een gedegen financieel beleid zijn belangrijke pijlers. Daarnaast is de ambitie om, met een nieuw software programma nog beter aan te sluiten op de informatiebehoefte van de gebruikers van de planning en control producten. Met de aanschaf van een nieuw pakket is de doelstelling dat het proces rondom planning en control nog efficiënter wordt ingericht, en dat informatie sneller ontsloten kan worden zodat dit bijdraagt aan de doelstelling om steeds meer aan continuous reporting te doen.

Personeel en organisatie

De gemeente Uden is een organisatie met lef, die durft te kiezen voor resultaten. Excellente dienstverlening, gastvrijheid (hospitality), maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) als ook het regionaal samenwerken met andere (overheids)organisaties staat de komende jaren centraal. Dat betekent eveneens voortdurend investeren in het ontwikkelen en opleiden van onze werknemers, vooral ook op het gebied van competenties en inzetten op talent.

Inkoopbeleid

Naast doelmatigheid en rechtmatigheid, is maatschappelijk verantwoord inkopen een belangrijk aspect  bij inkoop- en aanbestedingstrajecten van de gemeente Uden. Regionale inkoopsamenwerking vergt aandacht en afstemming. De uitgevoerde inkooptrajecten zoals bijv. de actualisering van diverse bestemmingsplannen, aanschaf van papier en accountantsdienstverlening, hebben zowel wat betreft kwaliteit als prijs goede resultaten opgeleverd. Naast het meenemen van duurzaamheid, speelt ook ‘social return’ een belangrijke rol in aanbestedingstrajecten. In 2017 zijn we lid geworden van het BIZOB (Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant). Een goede ontwikkeling, waarmee we de kwaliteit en het overzicht van het inkoop- en aanbestedingsproces verbeterd hebben.

Samen met UOV de Kring worden met het oog op lokale ondernemers regelmatig informatiebijeenkomsten georganiseerd. Hierin wordt onder andere uitleg gegeven over het inkoopbeleid en Tenderned. Ondernemers hebben invloed en ook beter begrip voor het inkoopbeleid van de gemeente Uden.
Daarnaast hebben we als gevolg van een groter inkoopvolume besparingen op diverse projecten gehad. Voorheen deelden wij niet in het resultaat, maar vanaf 2017 wel. Eventuele revenuen worden door de deelnemende partijen verdeeld. Verder wordt (in de regio) samengewerkt in het inkoopplatform Noordoost-Brabant. Jaarlijks wordt een inkoop- en aanbestedingsagenda (in overleg met diverse regiogemeenten) samengesteld. Voordeel van samenwerking is kwaliteit en nog steeds een financieel (kwantum)voordeel bij de diverse aanbestedingen).

Communicatie en creatie

We zetten in op verbetering van de klanttevredenheid. Om deze te kunnen verbeteren, meten we eerst hoe onze klanten de dienstverlening van de gemeente ervaren. We doen dit aan de balie en via de website. Later meten we ook de klanttevredenheid via andere kanalen. Met de resultaten en de aanbevelingen van het klanttevredenheidsonderzoek, gaan we de komende periode aan de slag. De website krijgt een opfrisbeurt als het gaat om de vormgeving. De website van de gemeente wordt nog altijd goed gewaardeerd: inwoners kunnen de informatie goed vinden en steeds meer mensen maken digitaal een afspraak bij de gemeente.

De gemeente Uden vindt het belangrijk dat haar inwoners en belangenorganisaties in een vroeg stadium worden betrokken bij (ruimtelijke) projecten en beleidsvoorbereidingen. We zijn ervan overtuigd dat keuzes en oplossingen beter worden, als je de kennis en betrokkenheid van inwoners en belangenorganisaties bij hun leefomgeving benut. We zetten komend jaar nog meer in op (inwoners)participatie.

Zorg voor juridische kwaliteit

Handelt de gemeente niet volgens de geldende regels en zonder dat de klant hierop zijn invloed heeft gehad, dan kan de klant zijn recht op rechtsbescherming inroepen: bezwaar, klacht of rechtszaak. De klant heeft altijd invloed op zijn persoonsgegevens en op de openbaarmaking van bestuurlijke documenten. Verder dient de klant zicht te hebben op de bevoegdheden die de gemeente gebruikt.

Daarom is de zorg voor juridische kwaliteit gericht op de kwaliteitsbeheersing van de besluiten, bezwaren, klachten, rechtszaken, privacybescherming, openbaarheid en gebruikte bevoegdheden. Deze zorg voor juridische kwaliteit sluit aan op de niet-financiële rechtmatigheid uit het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. In de paragraaf over Weerstandvermogen is onder ‘JKZ’ voormeld risico nader uitgewerkt. Roept een klant namelijk zijn rechtsbescherming in, dan brengt dat mogelijk extra werk, het niet halen van het beoogde resultaat en een financieel risico met zich mee. Voor 2017 komt specifiek de focus te liggen op: aantoonbaar privacy-proof. De EU stelt aan overheden steeds hogere eisen. Om privacy-proof in combinatie met het meer en meer vastleggen van gegevens verantwoord uit te voeren, wordt voor de periode van drie jaar een adviseur (data-protection officer) verantwoordelijk gemaakt m.b.t. privacy-proof, veilig gegevensbeheer en ICT-beveiliging (offerte privacy-proof: functionaris gegevensbeheer).

Om de juridische kwaliteit te verbeteren wordt in 2018 de formatie m.b.t. juridische ondersteuning in het cluster veiligheid in de afdeling Publiekszaken met een halve formatieplaats uitgebreid. Een uitgebreid trainingsprogramma moet medewerkers en leidinggevenden in de gelegenheid stellen hun juridische kennis te actualiseren. Voor de Onafhankelijke Commissie Bezwaarschriften (OCB) is een softwarepakket aangeschaft, zodat de afhandeling van bezwaren van inwoners efficiënter gaat verlopen.

Informatievoorziening en automatisering (ICT)

De organisatie gemeente Uden is wat betreft het niveau van ICT op orde. Omdat het voor de toekomst duurzaam op orde wil blijven, is besloten een intensieve samenwerking met de gemeenten Landerd, Bernheze en Oss (ofwel BLOU) te onderzoeken. De projectleiding, die de samenwerking voorbereidt, levert eind 2017, begin 2018 een document op zodat de gemeenteraden voor “go” of “no go” kunnen besluiten. Het resultaat moet zijn: een bedrijfsplan (wat wordt gerealiseerd?) en een transitieplan (hoe komen we er?). Uiteindelijk zal er een zelfstandige organisatie komen, geheel verweven met de samenwerkende gemeenten. Het doel van deze organisatie is de deelnemende gemeenten te faciliteren m.b.t. hard- en software, en op tijd te voorzien van actuele, juiste gegevens voor hun werkprocessen (informatisering).

Als de vier gemeenteraden kiezen voor deze samenwerkingsvorm, dan wordt in 2019 gestart met de realisatie van het eerste plateau. Op het eerste plateau (duur: 2 jaar) is de organisatie gebouwd en een gezamenlijke basis gereed in de vorm van een technische infrastructuur en een Mid-office omgeving. Om de investeringen in de ICT-ontwikkeling op niveau te houden is een verhoging van het budget met € 77.000 noodzakelijk (offerte groei gebruik ICT).

Door het samenwerken van de 4 gemeenten zullen de  kosten voor ICT niet stijgen, wel komen er extra kosten voor de datalijnverbinding. Ieder voor zich heeft echter al te maken met een stijging ICT in de werkprocessen. Hierdoor kunnen wij betere dienstverlening leveren. Doel is de meerkosten hiervan gezamenlijk beter te beheersen. Tijdens de realisatie van het eerste plateau worden incidentele, frictiekosten voorzien. Er is extra inzet van menskracht nodig om de nieuwe ICT omgeving in te richten. Dit terwijl het normale beheer en de dienstverlening gewoon door gaat. In verschillende functiegroepen is extra inzet nodig. 

Facilitaire zaken en huisvesting

Facilitaire zaken zorgt ervoor dat elk personeels-, college- en/of raadslid alle diensten en middelen (faciliteiten) tot zijn beschikking hebben om het werk goed te kunnen doen. Te denken valt aan catering, beveiliging en onderhoud, schoonmaak en receptie. Belangrijke aspecten daarbij zijn: attent zijn op mogelijke kostenbesparingen en de ontwikkeling van maatschappelijk verantwoord ondernemen.  In het afgelopen jaar zijn de koffiecorners in een modern jasje gegoten. In 2018 worden de vergaderkamers op eenzelfde manier aangepast. In dit kader past ook de vervanging van de bureaustoelen (offerte gefaseerd vervangen van bureaustoelen gemeentehuis). Het aanbrengen van een (zelfstandig te regelen) airco is in commissiekamer 1.46 noodzakelijk. De luchtbehandeling van deze kamer is al langer onvoldoende (offerte aanbrengen airco in kamer 1.46). Inmiddels is de interne afvalscheiding in het kader van duurzaamheid ingericht.

Bij een aantal gemeentelijke accommodaties (o.a. gemeentehuis en peuterspeelzalen) zijn, in het kader van brandveiligheid, inspecties uitgevoerd. Hieruit blijkt dat een aantal aanpassingen noodzakelijk zijn: een aantal brandscheidingen dienen aangepast /verbeterd te worden en diverse brandbeveiligingen dienen alsnog aangebracht te worden (dit omdat de eisen in wetgeving en het toezicht hierop inmiddels verscherpt zijn). Hiervoor is een bedrag van € 11.000 per jaar noodzakelijk (offerte brandveiligheid diverse gebouwen). De onderhoudsplannen zijn verder qua duurzaamheid als ook financieel  actueel.
In kader van duurzaamheid heeft de gemeente Uden gekozen voor de inzet van elektrisch vervoer. Om de accu’s van de voertuigen in de buitendienst te kunnen laden, is het noodzakelijk om de aansluiting en de meterkast op de gemeentewerf uit te breiden. Tevens worden extra zonnepanelen op het dak van de gemeentewerf aangebracht (offerte aanpassen/verzwaren meterkast gemeentewerf i.v.m. komst elektische voertuigen en uitbreiding zonnepanelen).

Digitale informatievoorzieningen (DIV)

Het betreft medewerkers die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en –aansluitingen op e-depot, DMS inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en e-depot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevende), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren.

Het fysieke archief wordt voor te vernietigen onderdelen beheerd. Het te bewaren archief wordt gedigitaliseerd. Hiervoor is een scanstraat aanwezig in samenwerking met IBN. Er is een substitutie vergunning. De IBN-medewerkers worden bekostigd uit de z.g. AGR van de gemeente bij de IBN.
Het digitale archief wordt beheerd in Corsa. Het postproces is opgenomen in Corsa. De applicatie wordt beheerd en er wordt een start gemaakt met kwaliteitsbeheer. Er is vooral aandacht voor instructie van medewerkers aan de voorkant. Inmiddels heeft Corsa een vaste plaats in de organisatie verworven als het gaat om de inkomende en uitgaande post. De afdelingen zijn prima in staat de juiste informatie adequaat en snel te ontsluiten. Conform de archiefwet moeten fysieke archieven worden opgeschoond en na verloop van de bewaartermijn worden vernietigd of overgebracht naar het BHIC. Een groot deel van het archief is of wordt gedigitaliseerd overgebracht naar het BHIC. Dit geldt voor alle bouw- en omgevingsvergunningen. Het restant fysiek archief moet op de traditionele, fysieke manier worden behandeld. Het gaat om de periode tijdvak 1981-2000. Hiervoor is drie jaar een extra  budget van € 25.000 noodzakelijk (offerte 36). Voor het adequaat bijhouden van onze basisadministratie, is het digitaliseren van de akten van de burgerlijke stand belangrijk. Een digitale back-up van alle fysieke documentatie is daarvoor essentieel. Met een eenmalige investering van € 30.000 (offerte 39) kunnen wij een back-up waarborgen.

Door de toenemende mate van digitalisering wordt het aspect informatieveiligheid een steeds belangrijker onderdeel in de bedrijfsvoering van een gemeente. Gemeenten moeten zich daarom elk jaar verantwoorden over de kwaliteit van de informatieveiligheid van diverse informatiesystemen. Vanaf 2017 gebeurt dit voor het eerst met een nieuwe Audit systematiek: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). ENSIA maakt het beantwoorden van de uitvraag over informatieveiligheid beter en efficiënter. Het helpt Nederlandse gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de BIG (Strategische Baseline Informatiebeveiliging). De verantwoording over de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWInet), zijn hierin samengevoegd en gestroomlijnd. Met ENSIA krijgt het gemeentebestuur meer inzicht in de stand van zaken van de informatieveiligheid, en kan dan ook beter sturing geven aan die informatieveiligheid. Het gemeentebestuur legt hiervoor verantwoording af aan de gemeenteraad. Deze verantwoording sluit aan op de gemeentelijke planning- en controlecyclus en zal vanaf 2018 hierin opgenomen worden. 

Treasury

De centrale doelstelling van het treasurybeleid is het beheren van de financiële geldstromen, en het beperken van de financiële risico’s voor de gemeente. De uitvoering van treasury wordt wettelijk geregeld in de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Deze wet regelt dat de uitvoering van de treasuryfunctie binnen de gemeente uitsluitend de publieke taak dient, en geschiedt binnen de financiële kaders van de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Daarnaast zijn de kaders voor de gemeente Uden vastgelegd in het treasurystatuut. 

Ambities / Doelen

Klik op de links om te zien wat de ambities en doelen zijn van de diverse functies:

• Leiding geven primair proces inclusief ondersteuning
• Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie
• Personeel en organisatie
• Inkoopbeleid
• Communicatie en creatie
• Zorg voor juridische kwaliteit
• Informatievoorziening en automatisering (ICT)
• Facilitaire zaken en huisvesting (inclusief receptie, beveiliging, catering en gebouwenbeheer)
• Digitale informatievoorziening (DIV)
• Treasury

Gemeenschappelijke regelingen

Om de gemeentelijke doelstellingen te realiseren, zijn er ook verbonden partijen waarmee de gemeente Uden samenwerkt. De gemeente is echter zelf verantwoordelijk voor de taken die we door de verbonden partijen laten uitvoeren. Het is daarom van belang om goed inzicht te hebben in de bijdrage van de verbonden partij aan de realisatie van het programma. Voorheen werd deze informatie alleen opgenomen in de paragraaf verbonden partijen. Als gevolg van gewijzigde wetgeving dient met ingang van deze Programmabegroting hierover ook informatie opgenomen te worden in het programmaplan bij de betreffende doelstelling. 

Projecten

Er zijn geen majeure projecten binnen dit programma.

Wat gaat het kosten

Een beschrijving van kosten (PDF, 59.2 kB) van dit programma. In deze Programmabegroting zijn extra middelen beschikbaar gesteld door middel van offertes. Voor dit programma zijn dat:

(de bedragen zijn in € x 1.000)

Prestatie-indicatoren

Bijna alle indicatoren van het programma Bedrijfsvoering zijn niet specifiek te koppelen aan één ambitie/doel. Om die reden presenteren wij die dan ook centraal onder het programma.

Wetten en regels

Een beschrijving van kaders, wetten en regels van dit programma.