Digitale informatie voorziening (DIV)
Het betreft medewerkers die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en –aansluitingen op e-depot, DMS inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en e-depot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevende), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren.
Wat willen we bereiken?
Het fysieke archief wordt voor te vernietigen onderdelen beheerd. Het te bewaren archief wordt gedigitaliseerd. Hiervoor is een scanstraat aanwezig in samenwerking met IBN. Er is een substitutie vergunning. De IBN-medewerkers worden bekostigd uit de z.g. AGR van de gemeente bij de IBN
Het digitale archief wordt beheerd in Corsa. Het postproces is opgenomen in Corsa. De applicatie wordt beheerd en er wordt een start gemaakt met kwaliteit beheer. Er is vooral aandacht voor instructie van medewerkers aan de voorkant. Inmiddels heeft Corsa een vaste plaats in de organisatie verworven als het gaat om de inkomende en uitgaande post. De afdelingen zijn prima in staat de juiste informatie adequaat en snel te ontsluiten.
Wat gaan we daarvoor doen?
- Inrichten en beheer van een scanstraat. IBN-medewerkers leggen op het moment de laatste hand aan het scannen van de bouwvergunningen tot 2001. Deze gescande bouwvergunningen worden ook nog gecontroleerd op kwaliteit. De eerste stappen zijn ook reeds gezet voor het digitaal overdragen van deze vergunningen naar het e-depot. Het is de bedoeling om dit voor 2018 volledig te hebben afgerond.
- Na afronding van bovengenoemd project liggen er meerdere projecten om te digitaliseren, o.a. bouwvergunningen 2001-2010, BAG brondocumenten, autorisatieformulieren, woningkaarten, persoonskaarten, huwelijks/geboorteaktes en diverse andere projecten (zie overzicht 15.220261).
- Er staat in de archiefruimte nog een dynamisch archief vanaf 1981 t/m 2000. Dit moet nog afgesloten en opgeschoond worden, zodat dit in 2020 fysiek overgedragen kan worden aan het BHIC. Voorgesteld wordt dit in 3 jaar te voltooien. Hiervoor is een offerte opgenomen van 3 x 25.000 euro.
- Begin 2017 zijn we gestart met kwaliteitscontroles van geregistreerde documenten en dossiers in Corsa. De afwijkingen worden vastgelegd, zodat aan de hand hiervan bekeken kan worden waar welke ondersteuning nodig is. Deze ondersteuning kan worden gegeven in de vorm van individuele begeleiding, algemene, cluster- of taakgerichte workshops en cursussen.
- Het afsluiten van dossiers in Corsa gebeurt op dit moment niet tot nauwelijks. Hierdoor is het toekennen van de juiste bewaartermijn erg tijdrovend geworden. Mede hierdoor is een forse achterstand ontstaan bij het toekennen van bewaartermijnen, die wij in 2018 willen inlopen.
- De huidige zaaktypecatalogus behoeft aanpassing. Op dit moment staan er o.a. onderwerpen in, terwijl dit processen zouden moeten zijn. Hierdoor is het voor de eindgebruiker niet altijd makkelijk om het juiste zaaktype te kiezen. Door alle zaaktypes door te lopen en eventueel aan te passen, kunnen we dit eenvoudiger maken. Bijkomend voordeel is dat dit ook het digitaal archiveren vergemakkelijkt.
- Door de invoering van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming zullen we onze gegevenshuishouding tegen het licht moeten houden en eventueel aanpassen aan de nieuwe regels. In dit kader is een offerte ingediend voor een full-time functionaris Gegevensbeheer voor de duur van 3 jaren. De verplichting voor het aanstellen van een dergelijke functionaris is geregeld in Europese regelgeving. Na 3 jaren evalueren we en bepalen we voor hoeveel fte structurele inzet nodig is. Mogelijk dat deze taak in de ICT-samenwerking BLOU wordt opgepakt.
Prestatie indicatoren
De prestatie indicatoren van dit programma zijn opgenomen onder “ontwikkelingen”.