Bedrijfsvoering

De paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Met bedrijfsvoering worden de bedrijfsprocessen bedoeld die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de programma's te realiseren. Daarbij kan gedacht worden aan processen, zoals investeringen in ICT om datalekken te voorkomen, het uitvoeren van de Digitale Agenda, regelingen voor oudere werknemers of opleidingsbudgetten. Het betreft beleidsmatige (primaire) processen, ondersteunende (secundaire) processen en de sturing en beheersing ervan. Het programma Bedrijfsvoering geeft naast het treasurybeleid, ook inzicht in de overhead binnen onze organisatie.

"Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en de ondersteuning van de medewerkers in het primair proces. Tot de overhead horen alle functies die dit doel dienen".

Deze definitie is als zodanig (wettelijk) vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en sluit aan bij de gehanteerde definitie van 'Vensters voor bedrijfsvoering'. Met Vensters voor bedrijfsvoering wordt samen met andere organisaties gekeken naar vraagstukken binnen de bedrijfsvoering. Vensters voor bedrijfsvoering is geïnitieerd door KING/VNG en is een landelijke benchmark, waarbij gemeenten op basis van een uniforme benadering van het begrip overhead elkaars bedrijfsvoering kunnen vergelijken. De resultaten zijn door KING/VNG via een duidingsgesprek teruggekoppeld. De concrete gegevens worden gebruikt om te kijken waar we de organisatie nader onder de loep moeten nemen. Tevens kunnen we ons vergelijken met andere gemeenten. De uitslag van het (interne) belevingsonderzoek uit 2018 wordt gebruikt om te kijken waar de interne klanttevredenheid verbeterd kan worden.

De dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen, staat bij de gemeente Uden centraal. Dit alles willen we effectief en efficiënt realiseren, met onze basistaken als uitgangspunt. De afgelopen jaren heeft dit binnen de ontwikkeling van onze organisatie een belangrijke rol gespeeld. Door voortdurende focus op de doelmatigheid van onze interne processen, faciliteiten, budgetten en planningen streven we naar excellente dienstverlening. De bedrijfsvoeringsfuncties zorgen ervoor dat het primaire proces zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden. De gemeentelijke organisatie speelt dagelijks in op de verschillende vraagstukken en ontwikkelingen vanuit de Udense samenleving, en levert een breed pakket aan producten en diensten aan inwoners, bedrijven en instellingen.

Ontwikkelingen

Leiding geven primair proces inclusief ondersteuning

Het uitzetten van de koers voor de organisatie, het uitdragen van de visie en het bieden van inspiratie voor de medewerkers, komt alleen tot zijn recht als het gesprek daarover met de medewerkers goed gevoerd wordt. Medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van onze organisatie. Medewerkers (her)kennen de koers van de gemeente Uden en halen daar inspiratie uit om zich verder te ontwikkelen in hun werk.

Doelen:

• Ontwikkeling van coachend leiderschap in de gehele managementlaag. Dit heeft met name aandacht gekregen in het MT en MO (management overleg) waar alle leidinggevenden bij aansluiten. Startende leidinggevenden zijn in de gelegenheid gesteld om trainingen/cursussen te volgen. Net zoals met alle medewerkers van de gemeente Uden, hebben ook leidinggevenden de mogelijkheid gekregen zich blijvend te ontwikkelen.
• Vergroten van de sturing op organisatiedoelen. Aan de hand van het concernplan, de afdelingsplannen, teamplannen en individuele jaarplannen, zijn werkafspraken gemaakt en geëvalueerd. Via de HRM-cyclus is hier constructief door werknemers en leidinggevenden aan gewerkt. In 2018 zijn deze plannen als gevolg van de start van een nieuw college geactualiseerd.
• Vergroten van de sturing op competenties en talentontwikkeling. Dit onderdeel is opgenomen in de HRM-cyclus en op minimaal drie momenten in het jaar heeft dit aandacht (start-, voortgang- en beoordelingsgesprek).
• Verder is er aandacht geweest voor het verbeteren van de communicatie met medewerkers (alle richtingen). Via de Intranet-site (Gijs) zijn medewerkers geïnformeerd over diverse zaken. Op basis van regelmatige evaluaties is de intranet-site continue verbeterd.

Financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie

Interne controle/financiële rechtmatigheid

Uit de interne controle van 2018 zijn geen bevindingen ten aanzien van financiële rechtmatigheid geconstateerd. De externe accountant heeft een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid.

Er zijn landelijk ontwikkelingen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording. Op dit moment geeft de externe accountant een oordeel over de getrouwheid en rechtmatigheid met een controleverklaring. Per 1 januari 2021 moeten gemeenten zelf verantwoording afleggen over de financiële rechtmatigheid. Hiervoor dienen zij een “in control statement” (of bedrijfsvoeringsverklaring) op te stellen. Wij zijn een van de weinige gemeenten die deze verklaring al hebben opgenomen. Deze verklaring en de werkzaamheden om tot de verklaring te komen dienen echter wel uitgebreid te worden. Er is landelijk nog veel onduidelijkheid over de concrete invulling van deze wetswijziging.

Als gemeente Uden zijn we aangesloten bij een netwerk van 45 gemeenten, de VNG en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties om zo op te hoogte te zijn van de ontwikkelingen, en te zorgen dat we tijdig klaar zijn voor de wetswijzigingen. Dat we hierin een actieve rol vervullen, blijkt uit het feit dat wij gastgemeente waren voor een bijeenkomst op 8 maart jl. waarin we hebben aangegeven hoe wij omgaan met de “in control statement”. Tevens hebben we met de 45 aanwezige gemeenten de ontwikkelingen besproken en praktische tips uitgewisseld om zo klaar te zijn voor de toekomst.

Personeel en organisatie

Gemeente Uden is een organisatie met lef, die durft te kiezen voor resultaten. Excellente dienstverlening, gastvrijheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), als ook het regionaal samenwerken met andere (overheids)organisaties staan de komende jaren centraal. Dat betekent eveneens voortdurend investeren in het ontwikkelen en opleiden van onze werknemers, vooral ook op het gebied van competenties en inzetten op talent.

Ook belangrijk is het om (zeker voor overheidsinstanties) in te spelen op de vergrijzing en de (zo het nu lijkt) grotere druk op de arbeidsmarkt. Voor het opleidingsplan 2018 is er in totaal een bedrag van € 360.000,- ingezet. Medewerkers zijn vanuit het belang van de organisatie, als ook voor de eigen ontwikkeling in staat gesteld trainingen/opleidingen te volgen. Het opleidingsplan 2019 is inmiddels al uitgewerkt. 

Inkoopbeleid

Naast doelmatigheid en rechtmatigheid, is maatschappelijk verantwoord inkopen een belangrijk aspect bij inkoop- en aanbestedingstrajecten van de gemeente Uden. Regionale inkoopsamenwerking vergt aandacht en afstemming.  Naast het meenemen van duurzaamheid, heeft ook ‘social return’ in 2018 een belangrijke rol in aanbestedingstrajecten gespeeld. Begin 2017 zijn we lid geworden van het BIZOB (Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant). Een goede ontwikkeling, waarmee we de kwaliteit en het overzicht van het inkoop- en aanbestedingsproces verbeterd hebben.

Samen met UOV de Kring is voor lokale ondernemers een informatiebijeenkomst georganiseerd. In het eerste kwartaal van 2019 wordt (samen met het BIZOB) wederom een informatiemoment ingepland. Hierin wordt onder andere uitleg gegeven over het inkoopbeleid en de techniek erachter. Ondernemers hebben daardoor invloed en beter begrip voor het inkoopbeleid van de gemeente Uden.
Daarnaast hebben we, als gevolg van een groter inkoopvolume, besparingen op diverse projecten gerealiseerd. Voorheen deelden wij niet in het resultaat, maar vanaf 2017 wel. Eventuele revenuen (in 2017 voor Uden  € 10.000, cijfers 2018 zijn nog niet bekend) worden door de deelnemende partijen verdeeld. Verder is (in de regio) samengewerkt in het Inkoopplatform Noordoost-Brabant (INOB). Er is een inkoop- en aanbestedingsagenda (in overleg met diverse regiogemeenten) samengesteld. Voordeel van samenwerking is enerzijds behoud van kwaliteit, en anderzijds een financieel (kwantum)voordeel bij de diverse aanbestedingen.

Communicatie en creatie

We zijn aan de slag met de resultaten en aanbevelingen die uit het klanttevredenheidsonderzoek komen. Hiermee verbeteren we maandelijks een stukje van onze dienstverlening.
De website heeft een opfrisbeurt gekregen; de vormgeving is op onderdelen aangepast zodat de digitale dienstverlening nog makkelijker is. Ook voldoet de website aan de toegankelijkheidscriteria.

We vinden participatie heel belangrijk. We betrekken inwoners, ondernemers en belangenorganisaties in een vroeg stadium bij projecten en beleidsvoorbereidingen. Dit doen we zowel in het ruimtelijk als het sociaal domein. We zijn aan de slag met een nota over burgerparticipatie. Hiervoor spreken we met verschillende partijen over dit onderwerp: raadsfracties, ondernemers, maatschappelijke organisatie en inwoners. Alle input resulteert in een kader voor burgerparticipatie.

Zorg voor juridische kwaliteit

Handelt de gemeente niet volgens de geldende regels en zonder dat de klant hierop zijn invloed heeft gehad, dan kan de klant zijn recht op rechtsbescherming inroepen: bezwaar, klacht of rechtszaak. Verder heeft de klant altijd invloed op zijn persoonsgegevens en op de openbaarmaking van bestuurlijke documenten.
Daarom is de zorg voor juridische kwaliteit gericht op de kwaliteitsbeheersing van de besluiten, bezwaren, klachten, rechtszaken, privacybescherming en openbaarheid.

Rechtmatigheid

De gemeente werkt voor haar inwoners, bezoekers, instellingen en bedrijven. En voert daarbij de wettelijke regels uit overeenkomstig onze democratische rechtsstaat. Daarbij heeft de klant recht op invloedsuitoefening of rechtsbescherming. En roept een klant zijn rechtsbescherming in, dan brengt dat mogelijk extra werk, het niet-halen van het beoogde resultaat en een financieel risico met zich mee. Deze risico’s beheersen we met onze zorg voor juridische kwaliteit zoals het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bij niet-financiële rechtmatigheid verlangt. In de paragraaf Weerstandvermogen is het restrisico opgenomen.

Informatievoorziening en automatisering (ICT)

De organisatie gemeente Uden is wat betreft het niveau van ICT op orde,  de vervanging van de technische infrastructuur is in 2019 gepland. Omdat het voor de toekomst duurzaam op orde wil blijven, is besloten een intensieve samenwerking met de gemeenten Landerd, Bernheze en Oss (ofwel BLOU) te onderzoeken. Dit onderzoek heeft geleid tot de conclusie dat een aparte organisatie voor ICT voor de 4 deelnemende gemeenten niet mogelijk is, de gemeente Bernheze heeft ervoor gekozen een eigen ontwikkeling op ICT te willen doormaken. In september 2018 heeft ook de gemeente Oss besloten niet deel te nemen aan een ICT samenwerking met Uden en Landerd. Hiermee is een einde gekomen aan een brede ICT samenwerking en gaat de gemeente Uden in samenwerking met Landerd op gebied van ICT door. Consequentie hiervan is dat er maatregelen moeten worden genomen om te komen tot een toekomstbestendige ICT organisatie. Hiervoor wordt een plan van aanpak gemaakt.

Facilitaire zaken en huisvesting

De facilitaire dienst zorgt ervoor dat elk personeels-, college- en raadslid alle diensten en middelen (faciliteiten) tot zijn beschikking heeft om het werk goed te kunnen doen. Te denken valt aan catering, beveiliging en onderhoud, schoonmaak en receptie. Belangrijke aspecten daarbij zijn: attent zijn op mogelijke kostenbesparingen en de ontwikkeling van maatschappelijk verantwoord ondernemen.  In het afgelopen jaar zijn de koffiecorners in een modern jasje gegoten. Begin 2019 worden de vergaderkamers op eenzelfde manier aangepast. In dit kader past ook de vervanging van de bureaustoelen (offerte gefaseerd vervangen van bureaustoelen gemeentehuis).
Bij een aantal gemeentelijke accommodaties (o.a. gemeentehuis en peuterspeelzalen) zijn, in het kader van brandveiligheid, inspecties uitgevoerd. Hieruit blijkt dat een aantal aanpassingen noodzakelijk zijn: een aantal brandscheidingen dienen aangepast /verbeterd te worden en diverse brandbeveiligingen dienen alsnog aangebracht te worden (dit omdat de eisen in wetgeving en het toezicht hierop inmiddels verscherpt zijn). De onderhoudsplannen zijn qua duurzaamheid als ook financieel actueel.

In het kader van duurzaamheid heeft de gemeente Uden gekozen voor de inzet van elektrisch vervoer. Om de accu’s van de voertuigen in de buitendienst te kunnen laden, is de meterkast uitgebreid. Tevens worden extra zonnepanelen op het dak van de gemeentewerf aangebracht (2019).

Digitale informatievoorzieningen (DIV)

Dit zijn medewerkers die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en –aansluitingen op e-depot, Document Management Systeem (DMS) inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en e-depot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevende), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren.
Het fysieke archief wordt voor te vernietigen onderdelen beheerd. Het te bewaren archief wordt gedigitaliseerd. Hiervoor is een scanstraat aanwezig in samenwerking met IBN. Er is een substitutie vergunning. De IBN-medewerkers worden bekostigd uit de z.g. AGR (algemene gemeentelijke reserve) van de gemeente bij de IBN.

Het digitale archief wordt beheerd in Corsa. Het postproces is opgenomen in Corsa. De applicatie wordt beheerd en er wordt een start gemaakt met kwaliteitsbeheer. Er is vooral aandacht voor instructie van medewerkers aan de voorkant. Inmiddels heeft Corsa een vaste plaats in de organisatie verworven als het gaat om de inkomende en uitgaande post. De afdelingen zijn prima in staat de juiste informatie adequaat en snel te ontsluiten. Conform de archiefwet moeten fysieke archieven worden opgeschoond en na verloop van de bewaartermijn worden vernietigd of overgebracht naar het BHIC. Een groot deel van het archief is of wordt gedigitaliseerd overgebracht naar het BHIC. Dit geldt voor alle bouw- en omgevingsvergunningen. Het restant fysiek archief moet op de traditionele, fysieke manier worden behandeld. Voor het adequaat bijhouden van onze basisadministratie, is het digitaliseren van de akten van de burgerlijke stand belangrijk. We realiseren dit in 2019.

Door de toenemende mate van digitalisering wordt het aspect informatieveiligheid een steeds belangrijker onderdeel in de bedrijfsvoering van een gemeente. Gemeenten moeten zich daarom elk jaar verantwoorden over de kwaliteit van de informatieveiligheid van diverse informatiesystemen. Vanaf 2017 gebeurt dit voor het eerst met een nieuwe Audit systematiek: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). ENSIA maakt het beantwoorden van de uitvraag over informatieveiligheid beter en efficiënter. Het helpt Nederlandse gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten). De verantwoording over de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (SUWInet), zijn hierin samengevoegd en gestroomlijnd. Met ENSIA krijgt het gemeentebestuur meer inzicht in de stand van zaken van de informatieveiligheid, en kan dan ook beter sturing geven aan die informatieveiligheid. Het gemeentebestuur legt hiervoor verantwoording af aan de gemeenteraad. Deze verantwoording is opgenomen in  de gemeentelijke planning- en controlecyclus. Ook over 2018 zijn deze werkzaamheden met betrekking tot ENSIA uitgevoerd.

Treasury

De centrale doelstelling van het treasurybeleid is het beheren van de financiële geldstromen en het beperken van de financiële risico’s voor de gemeente. De uitvoering van treasury is wettelijk geregeld in de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Deze wet regelt dat de uitvoering van de treasuryfunctie binnen de gemeente uitsluitend de publieke taak dient en geschiedt binnen de financiële kaders van de kasgeldlimiet en de renterisiconorm.

Het programma Bedrijfsvoering bevat onderstaande doelstellingen: 

• Leiding geven primair proces inclusief ondersteuning
• Financiën, toezicht en controle op de eigen organisatie
• Personeel en organisatie
• Inkoopbeleid
• Communicatie en creatie
• Zorg voor juridische kwaliteit (JKZ)
• Informatievoorziening en automatiering (ICT)
• Facilitaire zaken en huisvesting
• Digitale informatievoorziening (DIV)
• Treasury

Ieder programma heeft een eigen menuknop. Hier vindt u informatie over:

• Toelichting op de grootste en belangrijkste projecten
• Wat heeft dit programma gekost?
• Wetten en regels

Prestatie indicatoren

Bijna alle indicatoren van het programma Bedrijfsvoering zijn niet specifiek te koppelen aan één ambitie/doel. Om die reden presenteren wij die dan ook centraal onder het programma.