Digitale informatie voorziening (DIV)
Het betreft medewerkers die kaders stellen en richtlijnen ontwikkelen, zich bezighouden met expertise-ontwikkeling, adviseren bij procesinrichting en –aansluitingen op e-depot, DMS inrichten en beheren, zich bezighouden met postregistratie en e-depot, archiefonderzoeken en coördineren (niet zijnde leidinggevende), fysieke en digitale documenten verwerken, vernietigen en overbrengen en fysiek en digitaal archief opbouwen en beheren.
Het fysieke archief wordt voor te vernietigen onderdelen beheerd. Het te bewaren archief wordt deels gedigitaliseerd, deels voorbereid voor overbrenging naar het BHIC. Voor het digitaliseren is een scanstraat aanwezig in samenwerking met IBN. Er is een substitutie vergunning.
Het digitale archief wordt beheerd in Corsa. Het postproces is opgenomen in Corsa. De applicatie wordt beheerd (voorbereidingen voor digitale vernietiging zijn gedaan en dit is voor een gedeelte in 2018 uitgevoerd). Tevens wordt er een start gemaakt met kwaliteitsbeheer. Er is vooral aandacht voor instructie van medewerkers aan de voorkant, die zelf documenten registreren en op deze wijze meewerken aan archiveren. In 2019 wordt gewerkt aan verbetering van het zaakgericht werken. Een van de verbeteringen is de mogelijkheid voor zaakgericht archiveren.
Realisatie in één oogopslag
afgerond/gerealiseerd 
gestart/onderhanden 
nog niet opgestart
| Digitale informatie voorziening (DIV) | Toelichting | ||
| 1 | Inrichten en beheer van een scanstraat. | |
De gescande bouwvergunningen zijn overgebracht naar het BHIC. BHIC is nog bezig met ontwikkelen van publiceren ervan. In het DMS van Uden is nog een kopie aanwezig tot bij BHIC digitaal kan worden geraadpleegd. De scanstraat is bezig met digitaliseren van bouwvergunningen na 2000. De scanstraat is voor 3 jaren verlengd en wordt bekostigd uit AGR gelden Er staat in de archiefruimte nog een dynamisch archief van 1981 t/m 2000. Dit moet nog afgesloten en opgeschoond worden, zodat dit in 2020 fysiek overgedragen kan worden aan het BHIC. Begin 2017 zijn we gestart met kwaliteitscontroles van geregistreerde documenten en dossiers in Corsa. De afwijkingen worden vastgelegd, zodat aan de hand hiervan bekeken kan worden waar welke ondersteuning nodig is. Deze ondersteuning kan worden gegeven in de vorm van individuele begeleiding, algemene, cluster- of taakgerichte workshops en cursussen. De auditmodule is binnen Corsa geïnstalleerd. |