Bedrijfsvoering

Inleiding

Met de introductie van het programma Bedrijfsvoering worden de bedrijfsvoeringsfuncties en de overhead volgens de definitie zoals opgenomen in de notitie overhead met ingang van dit jaar toegelicht in het programma. De wetgever heeft echter vooralsnog besloten om ook een paragraaf verplicht te stellen. Wij gebruiken de paragraaf voor het presenteren van het nieuwe overzicht van baten en lasten, toerekening van overhead, de heffing vennootschapsbelasting en overzicht van algemene dekkingsmiddelen.

Daarnaast worden op basis van onze financiële verordening tevens de volgende onderdelen toegelicht:

a) de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;
b) de kosten van inhuur derden;
c) de huisvestingskosten;
d) de automatiseringskosten;
e) de budgetten voor de raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant.

Overzicht baten en lasten

Overhead

Met ingang van 2017 wordt de overhead centraal begroot en verantwoord op het overzicht overhead via taakveld 0.4 Overhead, ondersteuning organisatie. Met ingang van 2017 is er een nieuw programma Bedrijfsvoering toegevoegd aan het programmaplan. We hebben een clustering aangebracht in de functies die samen de totale overhead vormen en feitelijk onze bedrijfsvoering omvat. Die concrete doelstellingen per functie zijn verder uitgediept, in navolging van de overige programma's uit het programmaplan. Hiermee is er dus zowel beleidsmatig als financieel sprake van centralisatie van het begrip overhead.

De overhead wordt niet meer toegerekend aan alle producten. Voor de berekening van de lokale heffingen en andere kostendekkende tarieven dienen we extra comptabel echter wel een component overhead te berekenen. Op deze manier worden alle kosten in een tarief omgeslagen en ontstaat er door deze systeemwijziging geen begrotingstekort.

Berekening opslagpercentage overhead van de tarieven lokale heffingen

In de programmabegroting 2018 is de berekeningsmethodiek voor de overhead opgenomen. De uitkomst van de gekozen methode resulteert in een opslagpercentage van 60,07%.
Het uitgangspunt in de verslaggevingsregels van het BBV is dat de werkelijke kosten moeten worden toegerekend en niet een begroot bedrag. Voor de overhead betekent dit dat dus moet worden gerekend met de werkelijke overheadlasten. De verdeelsleutel die wordt gehanteerd (60,07% in 2018) behoeft binnen het BBV niet te worden nagecalculeerd. Dit betekent dat de voorgecalculeerde verhouding wordt gehanteerd en afgezet tegen de werkelijke kosten. Eventuele budgetverschillen binnen de overhead worden toegelicht in programma 6 Bedrijfsvoering. 
 

Heffing vennootschapsbelasting

Met ingang van 2016 zijn gemeenten vennootschapsbelastingplichtig. Alle gemeentelijke activiteiten zijn hiervoor tegen het licht gehouden en getoetst (door onze belastingadviseur) aan de wetgeving hieromtrent. 
Vanwege vele landelijke onduidelijkheden in de afgelopen jaren is diverse malen uitstel tot het doen van aangifte verleend door de Belastingdienst. De aangifte 2016 is uiteindelijk in februari 2019 ingediend.

Op basis van onze inventarisatie en uitgangspunten worden de volgende activiteiten in de aangifte betrokken:

• Grondbedrijf
• Afval – reststromen
• Parkeren (vrijgesteld)
• Kermis (vrijgesteld)

De aangifte 2016 leidt tot een fiscaal verlies van €1.196.123 (Deze aangifte is nog niet beoordeeld door de Belastingdienst). De aangiften 2017 en 2018 moeten nog opgesteld worden. Echter verwachten wij over deze jaren geen vennootschapsbelasting te moeten betalen. Dit mede aangezien het fiscale verlies van 2016 voor 9 jaar voorwaarts gecompenseerd kan worden (t/m 2025). Omdat de Belastingdienst de aangifte van 2016 nog niet beoordeeld heeft en hier theoretisch nog een correctie uit kan komen is er voorzichtheidshalve een risico opgenomen in de risicoparagraaf. Omdat de uitgangspunten voor het opstellen van de aangifte vooraf zijn afgestemd met de Belastingdienst wordt het risico laag ingeschat (€ 10.000).  

Overzicht algemene dekkingsmiddelen

Artikel 66 van de nieuwe BBV verplicht gemeenten om alle kosten en opbrengsten met ingang van 2017 in te delen naar taakvelden. In onderstaande tabel is een specificatie opgenomen van de 'algemene dekkingsmiddelen' naar taakveld.

Bedrijfsvoeringsverklaring

In de Bedrijfsvoeringverklaring (PDF, 24.3 kB) verklaart het college en ambtelijk management dat de interne risicobeheersings- en controlesystemen adequaat en effectief zijn en wordt een onderbouwing hiervoor gegeven. Uitgangspunt voor de bedrijfsvoeringverklaring is het managementmodel COSO. Voor de toelichting op interne controle en risicomanagement binnen de gemeente Uden wordt verwezen naar programma 6 Bedrijfsvoering, onderdeel financiën en toezicht. 

Er zijn ontwikkelingen gaande ten anzien van de bedrijfsvoeringsverklaring. Met ingang van 1 januari 2021 zijn gemeenten zelf verantwoordelijk voor de financiële rechtmatigheid. Dat betekent dat het college van Burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording moeten afleggen. De inhoud van de bedrijfsvoeringsverklaring zoals de gemeente Uden die nu heeft zal gaan wijzigen. Op welke wijze is nog niet duidelijk. De commissie BBV en het ministerie van binnenlandse zaken zullen naar verwachting medio 2019 komen met een modelverklaring.

We zullen dan een plan van aanpak gaan maken welke werkzaamheden nodig zijn om te komen tot een dergelijke verklaring. Hierbij zal afstemming met het college en de Raad plaats vinden. Tot die tijd zullen we nauw contact houden met de VNG en collega gemeenten om informatie/kennis uit te wisselen.

Verantwoording Informatieveiligheid

De VNG heeft samen met het rijk een efficiënte verantwoordingssystematiek ontwikkeld: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).
Hiervoor zijn de verantwoordingssystematieken voor de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Inkomen (Suwinet) samengevoegd.
ENSIA helpt gemeenten in één keer slim verantwoording af te leggen over informatieveiligheid gebaseerd op de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten). Door in te stemmen met ondertekening van de ENSIA-collegeverklaring heeft
het college aangegeven  in hoeverre de beheersingsmaatregelen voldoen aan de normen die gelden voor DigiD en Suwinet en op welke onderdelen de gemeente niet voldoet aan deze normen.

Conclusie: de beheersingsmaatregelen voldoen aan de normen met inachtname van een verbeterpunt:
Door voor 1 juli 2019  de  controle en rapportage over geconstateerde bijzonderheden in het gebruik van Suwinet 2018 uit te voeren wordt alsnog aan alle normen voldaan.
Tevens wordt het proces verbeterd en de planning over 2019 wordt strakker.

Klik hier (PDF, 65.6 kB) voor de collegeverklaring inzake ENSIA.

Verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV

Omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten

* waarvan tijdelijke formatie: 8,3 fte in 2017 en 6,2 fte in 2018

Kosten van inhuur van derden

Huisvestigingskosten

Totale ICT kosten

Budgetten voor de Raad. de griffie, de rekenkamer en de accountant