Voortgang programma
In de Programmabegroting 2017 zijn doelstellingen en acties opgenomen. Met deze rapportage informeren wij de Raad over de voortgang van de realisatie in de 1e drie maanden van het jaar.
Realisatie in één oogopslag
afgerond/gerealiseerd gestart/onderhanden nog niet opgestart
| Leiding geven primair proces inclusief ondersteuning | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1 | Medewerkers halen inspiratie en ontwikkelingskansen uit de koers van de organisatie en zetten hun kennis, talent en vaardigheden in om de met elkaar afgesproken uit te voeren taken/activiteiten per kalenderjaar t.b.v. de klanten uit te voeren. Via de HRM-cyclus wordt (minimaal) op drie momenten van het jaar met medewerkers gesproken over wat hun taken/verantwoordelijkheden /ontwikkelingen zijn. |  |
De HRM-cyclus wordt in Uden door medewerkers en leidinggevenden als waardevol gezien. Over en weer wordt de voortgang besproken. Dit instrument is een belangrijk onderdeel van het personeelsbeleid. |
| 2 | Wij beschikken over een evenwichtig personeelsbestand (vaste en flexibele schil) passend bij de doelen van de organisatie en daaraan gekoppelde uit te voeren taken t.b.v. de klanten. |  |
In voorgaande jaren is als gevolg van de invoering van de decentralisaties bij met name de afdeling Maatschappelijk dienstverlening het aantal inhuurkrachten gegroeid. Komende begroting wordt een voorstel ingebracht om deze tijdelijke formatie om te zetten naar vaste formatie. Dit wordt veroorzaakt door een groot aantal taken die van het Rijk overgebracht zijn naar de gemeenten. |
| 3 | Onze organisatie faciliteert medewerkers zodat zij het beste uit zichzelf kunnen halen. Door middel van hun eigen PLOT (plan leren-ontwikkelen-talentgerbuik) en het project Arbeidsmarktproof worden medewerkers uitgedaagd eigen regie te voeren op hun loopbaan, op hun duurzame inzetbaarheid en op de hoogte te blijven van de arbeidsmarktontwikkelingen. | |
Via het project arbeidsmarktproof worden medewerkers in staat gesteld te kijken naar hun eigen ontwikkeling. Via trainingen en opleidingen worden medewerkers geprikkeld zichzelf te ontwikkelen. Het budget voor opleidingen en trainingen wordt volledig ingezet om de organisatie actueel en actief te houden. |
| 4 | Iedereen kent en draagt de visie van de gemeente Uden uit | |
De visie van de gemeente Uden is uitgewerkt in competenties die op hun beurt een vertaling in de HRM-cyclus hebben gekregen. |
| Financiën, toezicht en controle op de eigen organisatie | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Structurele lasten worden gedekt door structurele baten (continue). | |
Bij het opstellen van het bestedings- en dekkingsplan 2017-2020 zijn structurele lasten gedekt door structurele baten. |
| 2. | De financiële consequenties van het coalitieakkoord ‘Samen voor een vitaal Uden!’ zijn in de Programmabegroting verwekt | |
Het coalialitieakkoord wordt vertaald in de Programmabegroting. Indien er aanleiding is voor bijstelling vindt dit plaats in de tussentijdse afwijkingenrapportages. Dat betekent dat de financiële consequenties van het coalitieakkoord verwerkt zijn in de Programmabegroting. |
| 3. | Samen met de raad invulling geven aan een nieuwe opzet van de programmabegroting (met bijbehorend meetplan, zodat resultaten transparant en meetbaar zijn. | |
In maart 2018 zijn er gemeenteraadsverkiezingen. Samen met de huidige raad (audit-comité) gaan we aan de slag met een nieuwe opzet van de programmabegroting. |
| 4. | Systeem van risicomanagement continueren en waar mogelijk verbeteren waarbij risico’s worden gekwantificeerd en in relatie gebracht worden met de weerstandscapaciteit. | |
Risicomanagement heeft een prominente plek binnen onze organisatie. Voor de bepaling van de financiële positie zijn 3 pijlers gedefinieerd, te weten: dekking/sluitende begroting, financiering en risicomanagement/weerstandscapaciteit. In alle planning en control producten wordt hierover gerapporteerd. De pijlers worden gebruikt als sturingsinstrument. Er wordt actief gestuurd op de weerstandsratio. De pijler weerstandsratio ligt op de norm. |
| 5. | Voortvarende realisatie van de nog niet gerealiseerde bezuinigingstaakstellingen. Eventuele nieuwe bezuinigingen worden in een zorgvuldig proces met inwoners, bedrijfsleven, verenigingen en instellingen afgestemd. | |
De bezuinigingstaakstelling van de afgelopen jaren bedraagt bijna € 7,7 miljoen. Van dit bedrag is na de 1e monitor van 2017, welke is opgenomen in deze Begrotingsnotitie, bijna € 7,5 miljoen gerealiseerd of bij gewijzigd inzicht ingetrokken als bezuiniging. Er resteert nu nog een structurele taakstelling van € 240.000. Deze bezuinigingen worden naar verwachting in 2017 gerealiseerd. |
| 6. | Actief sturen op de schuldpositie door in het bestedings- en dekkingsplan daar geld voor te reserveren. | |
Sturen op schuldpositie is een van de pijlers voor het sturen op de financiële positie. We zijn ons ervan bewust dat de schuldpositie van onze gemeente verbeterd kan worden. Dat dit onderwerp landelijk speelt is zichtbaar in de gewijzigde wet- en regelgeving. Er is sinds 2016 nieuwe wetgeving omtrent de rentetoerekening en financieringskosten. De gevolgen hiervan zijn financieel verwerkt. |
| 7. | Actualiseren ‘Financiële verordening gemeente Uden’. | |
De nieuwe ‘Financiële verordening gemeente Uden’ is op 9 juli 2015 vastgesteld door de Raad. Gezien de landelijke ontwikkelingen was het noodzakelijk om de financiële verordening te actualiseren. Deze wordt tegelijkertijd met deze Begrotingsnotitie ter vaststelling aangeboden aan de Raad voor de vergadering van 6 juli 2017. |
| 8. | De interne processen op orde houden | |
Er is veel aandacht voor de interne processen. Bij de uitvoering van de verbijzonderde interne controle wordt er getoetst op financiële rechtmatigheid. Daarnaast worden ook adviezen gegeven om de interne processen zo goed mogelijk in te richten en zo mogelijk te verbeteren. Dit is een continue proces. |
| 9. | Daar waar de organisatieontwikkeling aanleiding geeft om de beschrijving van de werkprocessen aan te passen (AO/IB). | |
De actualisatie van de AO/IB is eveneens een onderdeel van de verbijzonderde interne controle. Ook de externe accountant beoordeeld of de procesbeschrijvingen nog actueel zijn. Dit is eveneens een continue proces. |
| 10. | Het risicomanagement meer te koppelen aan de interne controle | |
De kwaliteit van het systeem van risicomanagement wordt verbeterd door risicomanagement steeds meer te koppelen aan de interne controle. Hierover vindt ook afstemming plaats met onze huisaccountant PWC. Ook in 2017 is er aandacht om de kwaliteit van het risicomanagement verder te verbeteren. |
| Personeel en organisatie | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1 | Het duurzaam en wendbaar inzetbaar zijn van onze organisatie en van onze medewerkers door strategische personeelsplanning, actieve ontwikkeling via trainingen, loopbaanactiviteiten, mobiliteit. Met als speerpunt het ‘arbeidsmarktproof’ maken/ zijn van onze medewerkers. Centraal daarbij het voeren van eigen regie op loopbaan en leren omgaan met interne en externe veranderingen. | |
Het duurzaam en wendbaar inzetbaar zijn van onze organisatie en van onze medewerkers door strategische personeelsplanning, actieve ontwikkeling via trainingen, loopbaanactiviteiten, mobiliteit. Met als speerpunt het ‘toekomstproof’ maken van onze medewerkers om snel te kunnen inspelen op een continue veranderende omgeving. Daarbij zetten we in op het vergroten van vaardigheden, het inzetten van talenten van onze medewerkers om nog beter te kunnen inspelen op de klantvragen en de veranderende rol van de publieke medewerker in de (nabije) toekomst. Centraal daarbij staat het 'van buiten naar binnen' en 'van binnen naar buiten' werken. |
| 2 | Bevorderen van instroom van jongeren en arbeidsbeperkten in de organisatie. | |
Bevorderen van instroom van jongeren en arbeidsbeperkten in de organisatie. Een belangrijkaandachtspunt. Helaas is doorstroming nog beperkt. In het project Venster voor bedrijfsvoering blijkt dat we een gemiddelde arbeidsmobiliteit kennen in vergelijking met andere gemeenten. |
| 3 | Vergroten van vaardigheden, het inzetten van talenten van onze medewerkers om nog beter te kunnen inspelen op de klantvragen en de veranderende rol van de publieke medewerker in de (nabije) toekomst. Centraal daarbij staat het 'van buiten naar binnen' en 'van binnen naar buiten' werken. | |
Via het project arbeidsmarktproof worden medewerkers via trainingen en opleidingen geprikkeld zichzelf te ontwikkelen. Het budget voor opleidingen en trainingen wordt volledig ingezet om de organisatie actueel en actief te houden. |
| 4 | Het blijven van een aantrekkelijke werkgever | |
Via het project arbeidsmarktproof worden medewerkers via trainingen en opleidingen geprikkeld zichzelf te ontwikkelen. Het budget voor opleidingen en trainingen wordt volledig ingezet om de organisatie actueel en actief te houden. |
| 5 | Het anticiperen op mogelijke verdergaande samenwerking met regiogemeenten. |  |
Heeft op dit moment vanwege het tijdelijk temporiseren van de samenwerking met de gemeente Landerd geen prioriteit. |
| 6 | De ambtelijke organisatie is deskundig, gemotiveerd, flexibel en op ontwikkelingen gericht. Om dit te bereiken voert de gemeente Uden een actief beleid op het gebied van het leren van vaardigheden (Uden Academie), een loopbaan- en mobiliteitsbeleid gericht op het voeren van eigen regie ter verhoging van de duurzame, wendbare inzetbaarheid, flexibele werktijden. | |
De ambtelijke organisatie is deskundig, gemotiveerd, flexibel en op ontwikkelingen gericht. Om dit te bereiken voert de gemeente Uden een actief beleid op het gebied van het leren van vaardigheden (Uden Academie), een loopbaan- en mobiliteitsbeleid gericht op het voeren van eigen regie ter verhoging van de duurzame, wendbare inzetbaarheid, flexibele werktijden. |
| 7 | Professionalisering van het ambtelijk apparaat met een vierjarenplan waarin efficiency en kwaliteitsverbetering centraal staat. | |
Om de kwaliteit van de gemeentelijke organisatie te waarborgen en waar nodig te verbeteren neemt de gemeente deel aan twee landelijke benchmarks. Met de deelname aan ’Waar staat je gemeente’ (tweejaarlijks) wordt gekeken naar de tevredenheid van de burger. De resultaten worden vergeleken met andere gemeenten die dezelfde hoeveelheid inwoners kennen. Het tweede onderzoek ‘Vensters voor bedrijfsvoering’ is meer intern op de bedrijfsvoering gericht: Het doel van deze benchmark is (jaarlijks) zicht op de bedrijfsvoering te krijgen en te beoordelen op welke aspecten verbetering van de organisatie mogelijk is. Met dit instrument kan naast een totaalbeeld van de bedrijfsvoering ook een vergelijking met andere deelnemende gemeenten ge Het verder digitaliseren van de HR cijfers ter bevordering van het sturen en managen van ons menselijk kapitaal krijgt steeds meer vorm. Via HR-analitics (softwareapplicatie) krijgen we steeds meer inzicht. |
| 8 | Onderzoek medewerkers tevredenheid /bevlogenheid (MTO). Eenmaal per 2 jaar houdt de gemeente Uden een medewerkers tevredenheidonderzoek. De uitkomsten hiervan worden gebruikt ter verbetering van het functioneren van de organisatie als ook ter verbetering van de (kwaliteit) van de dienstverlening. Hiervoor is een offerte ingebracht (€ 15.000).Kwaliteit gemeentelijke organisatie. | |
In het 2e en 3e kwartaal 2017 worden de besliselementen m.b.t. het Medewerkers tevredenheidsonderzoek (MTO) uitgewerkt en besproken in het managementteam. Vervolgens zullen offertes worden gevraagd en zal dit onderzoek in de 2e helft van 2017 worden uitgezet onder de medewerkers. |
| 9 | Om de kwaliteit van de gemeentelijke organisatie te waarborgen en waar nodig te verbeteren neemt de gemeente deel aan twee landelijke benchmarks. Met de deelname aan ’Waar staat je gemeente’ (tweejaarlijks) wordt gekeken naar de tevredenheid van de burger. De resultaten worden vergeleken met andere gemeenten die dezelfde hoeveelheid inwoners kennen. Het tweede onderzoek ‘Vensters voor bedrijfsvoering’ is meer intern op de bedrijfsvoering gericht: Het doel van deze benchmark is (jaarlijks) zicht op de bedrijfsvoering te krijgen en te beoordelen op welke aspecten verbetering van de organisatie mogelijk is. Met dit instrument kan naast een totaalbeeld van de bedrijfsvoering ook een vergelijking met andere deelnemende gemeenten gemaakt worden. | |
Om de kwaliteit van de gemeentelijke organisatie te waarborgen en waar nodig te verbeteren neemt de gemeente deel aan twee landelijke benchmarks. Met de deelname aan ’Waar staat je gemeente’ (tweejaarlijks) wordt gekeken naar de tevredenheid van de burger. De resultaten worden vergeleken met andere gemeenten die dezelfde hoeveelheid inwoners kennen. Het tweede onderzoek ‘Vensters voor bedrijfsvoering’ is meer intern op de bedrijfsvoering gericht: Het doel van deze benchmark is (jaarlijks) zicht op de bedrijfsvoering te krijgen en te beoordelen op welke aspecten verbetering van de organisatie mogelijk is. Met dit instrument kan naast een totaalbeeld van de bedrijfsvoering ook een vergelijking met andere deelnemende gemeenten gemaakt worden. |
| Inkoopbeleid | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1 | Deelname aan de Stichting BIZOB | |
Diverse aanbestedingstrajecten zijn de afgelopen periode succesvol (o.l.v. het BIZOB) binnen de gemeente Uden en ook regionaal opgepakt. Zoals ook in het aanbestedingsbeleid is vastgelegd zijn duurzaamheid en social return belangrijke criteria bij de selectie in het aanbestedingsproces. |
| 2 | Deelname aan het inkoopplatform Noordoost-Brabant | |
Inkoopprofessionalisering en actualisatie van inkoopbeleid, uitgangspunten voor social return en duurzaamheid worden steeds meer in samenwerking tussen de gemeenten in de regio Oost-Brabant opgepakt. Eenduidigheid naar de markt en efficiëntie zijn hiervan belangrijke voordelen. |
| Communicatie en creatie | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Continue meten klanttevredenheid via de balie en de website | |
Sinds iets minder dan een jaar meten we de klanttevredenheid van de bezoekers aan de balie en op de website. Over het algemeen is de tevredenheid goed te noemen. Iedere maand analyseren we de resultaten, bekijken we waar we dingen kunnen verbeteren en voeren deze verbeteringen ook door. De bedoeling is dat er één keer per twee of drie jaar een meer verdiepend onderzoek uitgevoerd wordt.
De website heeft een nieuwe vormgeving gekregen, frisser. Ook zijn er enkele verbeterpuntjes in het ontwerp doorgevoerd. Zo is de contact-button beter te vinden en heeft het nieuws een meer prominente plek op de website gekregen. |
| 2. | Aanschaf van een media-analysepakket (offerte van € 8.000 structureel). Doel is het verwerven van een media-analysepakket teneinde een complete oplossing voor media monitoring en webcare te hebben. Met dit tool kunnen we monitoren en analyseren wat er op social media en nieuwssites over de gemeente Uden wordt gezegd. Zeker bij gevoelige projecten is het essentieel om de media en social media op een goede manier te monitoren. Ook kunnen we de tool inzetten voor webcare: het reageren op berichten. Aanschaf zal in overleg met de regio plaatsvinden. | |
Het media-analysepakket is nog niet aangeschaft. We hebben onlangs gesprek gehad met de aanbieder. Het goed opzetten van deze tool vraagt de nodige capaciteit, dat hebben we op dit moment niet. Na de zomer kijken we opnieuw naar het inzetten van deze tool. |
| Zorg voor juridische kwaliteit (JKZ) | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Met de “Privacy Kompas” als organisatiebrede aanpak krijgt iedere klant niet alleen zicht op de bescherming en de beveiliging van zijn klantgegevens bij de gemeente, maar ook de grip hierop. Hierdoor kan de klant de gemeente die in het bezit is van zijn persoonsgegevens vertrouwen. | |
In het eerste kwartaal is gestart met het project. Doelstelling is om dit jaar ‘Aantoonbaar privacyproof’ te zijn. In 2018 krijgt de klant met het “Privacy Register” direct zicht op het gebruik van zijn persoonsgegevens. Zo weet iedere klant welke gegevens de gemeente gebruikt bij het leveren van haar diensten, aan welke instanties ze deze doorgeeft en hoe deze worden beschermd en beveiligd. |
| Informatievoorziening en automatisering (ICT) | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Eind 2016/ begin 2017 wordt definitief besloten of de gemeente Uden samen met de gemeenten Landerd, Bernheze en Oss een gezamenlijke ICT organisatie gaat vormen. | |
Het onderzoek is nog niet afgerond. Met ondersteuning van PWC wordt eind oktober een notitie verwacht die de gemeenteraad in staat stelt een keuze van al dan niet samengaan te bepalen . |
| 2. | Systeem- en netwerkbeheer, beheer basisregistraties en kernregistraties, applicatiebeheer, informatiemanagement, servicedesk en gebruikersondersteuning. | |
Vooralsnog is dit in de gemeente Uden gestationeerd. Wanneer gekozen gaat worden voor een eventueel samengaan met de gemeenten Landerd, Bernheze en Oss zal e.e.a. samengebracht gaan worden. |
| Facilitaire zaken en huisvesting | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Verder ontwikkelen van integraal vastgoedmanagement, inclusief evalueren organisatiestructuur (vastgoed en accommodaties) door middel van een nota ‘Integraal vastgoedmanagement’. | |
Een eerste inventarisatie heeft plaatsgevonden. Het gaat hier over de interne taak- en werkverdeling van de ambtelijke organisatie. De volgende fase is het harmoniseren van de diverse afspraken, prijzen en werkwijzen. De ontwikkelvisie wordt naar verwachting in de tweede helft van 2017/begin 2018 aangeboden. Met name de gesprekken in de diverse gebieden met de inwoners m.b.t. mogelijk zelfbeheer vragen veel tijd en afstemming. |
| 2. | Strategisch vastgoedportefeuillebeheer; op basis van behoefte geformuleerd beleid en voorzieningenplanning. | |
Er is een inventarisatie van alle gemeentelijke eigendommen gemaakt. Gekeken wordt naar een rendement tussen "bezettingsgraad" en "wat nodig is in de wijk". Als gevolg van de hierboven beschreven gesprekken m.b.t. zelfbeheer is een oplevering moeilijk in te plannen. Het tempo ligt per accommodatie verschillend. |
| 3. | Onrechtmatig grondgebruik aanpakken door het project ‘legaliseren’ voort te zetten / af te ronden. | |
Het project is per 1 oktober geëindigd en is in het reguliere werk opgenomen. Afronding van diverse dossiers vraagt nog wel extra werk. Dit wordt intern opgelost. |
| 4. | Onderzoek dat het beheer (personeel) van de accommodaties aan een mogelijke externe partij (IBN) uitbesteed gaat worden. | |
Eind 2016 is door de gemeenten in Noordoost-Brabant besloten te gaan samenwerken met IBN voor de uitvoering van de Participatiewet. De samenwerking duurt voorlopig 4 jaar. IBN gaat voor de gemeenten behalve de Wsw (Wet sociale werkvoorziening) ook beschut werk en de re-integratie van een deel van de bijstandsgerechtigden uitvoeren. Bijvoorbeeld mensen met een medische of sociaal-maatschappelijke handicap. Het is de bedoeling dat zoveel mogelijk mensen die vanaf 1 januari 2017 beginnen bij IBN, na verloop van tijd aan de slag kunnen bij reguliere werkgevers |
| 5. | Uitvoeren van het uitvoeringsplan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. | |
Dit plan wordt in juni door het college besproken en komt in het 3e kwartaal 2017 naar de gemeenteraad. |
| 6. | Vervanging lamellen gevels gebouw D gemeentehuis. | |
Staat gepland in het derde kwartaal 2017. |
| 7. | Conceptvertaling en herinrichting verkeersruimtes en ontvangsthal gemeentehuis. | |
Om budgettaire redenen is dit nog niet opgepakt. |
| 8. | Vervanging audiovisuele middelen/geluidsinstallaties in vergaderkantoren en raadszaal. | |
Afronding vindt plaats in de tweede helft van 2017. |
| 9. | We onderzoeken de servicenormen voor telefonie. We constateren dat we hier veelal met bewerkelijke gesprekken te maken hebben. |
Dit wordt in het onderdeel excellente dienstverlening opgepakt (ambitie dienstbare – en betrouwbare overheid). Met ingang van de Bestuursrapportage 2017 zal deze activiteit niet meer worden opgenomn in de voortgangsrapportage van Programma Bedrijfsvoering. Daarom is er geen kleur aangegeven. |
|
| 10. | Uitbreiding facilitair reserveringssysteem voor zowel intern gemeentehuis als voor de externe accommodaties. | |
In 4e kwartaal 2017 wordt een voorstel uitgewerkt. |
| Digitale informatievoorziening (DIV) | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Inrichten en beheer van een scanstraat | |
Inrichten en beheer van een scanstraat. IBN-medewerkers leggen op het moment de laatste hand aan het scannen van de bouwvergunningen tot 2001. Deze gescande bouwvergunningen worden ook nog gecontroleerd op kwaliteit. De eerste stappen zijn ook reeds gezet voor het digitaal overdragen van deze vergunningen naar het e-depot. Het is de bedoeling om dit voor 2018 volledig te hebben afgerond.
Na afronding van bovengenoemd project liggen er meerdere projecten om te digitaliseren, o.a. bouwvergunningen 2001-2010, BAG brondocumenten, autorisatieformulieren, woningkaarten, persoonskaarten, huwelijks/geboorteaktes en diverse andere projecten (zie overzicht 15.220261). Er staat in de archiefruimte nog een dynamisch archief van 1981 t/m 2000. Dit moet nog afgesloten en opgeschoond worden, zodat dit in 2020 fysiek overgedragen kan worden aan het BHIC. Hier is binnen de huidige formatie geen capaciteit voor. Hiervoor komt een voorstel bj de programmabegroting. Begin 2017 zijn we gestart met kwaliteitscontroles van geregistreerde documenten en dossiers in Corsa. De afwijkingen worden vastgelegd, zodat aan de hand hiervan bekeken kan worden waar welke ondersteuning nodig is. Deze ondersteuning kan worden gegeven in de vorm van individuele begeleiding, algemene, cluster- of taakgerichte workshops en cursussen. |
| Treasury | Toelichting | ||
|---|---|---|---|
| 1. | Uitvoering geven aan de financiële strategie en beleid zoals opgenomen en verder uitgewerkt in de Financieringsparagraaf. | |
De financiële strategie van de gemeente Uden bestaat uit 3 pijlers te weten:
|