Bedrijfsvoering - Overhead
Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces.
Het betreft inkoop, P&O, juridische zaken, Digitale informatie voorziening (DIV), inkoop en informatievoorziening en automatisering, facilitaire zaken en huisvesting (incl. beveiliging) en de secretariaten.
Ontwikkelingen
De functies bedrijfsvoering zorgen ervoor dat het primaire proces zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden. Om dit te meten, zijn wij aangesloten bij een landelijke benchmark (Vensters voor bedrijfsvoering). Daar waar samenwerking met andere gemeenten of partijen bijdraagt, doen we dat. Voorbeelden hiervan zijn de Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB) en het Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB).
Al lange tijd is een basisstandpunt van de gemeente Uden om vooral in te zetten op het goed faciliteren van onze inwoners. Het accent ligt op het primaire proces. Daarom zijn we scherp geweest op de kosten van de interne organisatie. Dit heeft (mede versterkt door de bezuinigingen in de jaren 2008 t/m 2016) geleid tot een efficiënte bedrijfsvoering. Uit de benchmark “Vensters voor bedrijfsvoering” van de VNG blijkt dat de afgelopen jaren de kosten voor de bedrijfsvoering (overhead) vergeleken met veel andere gemeenten laag zijn (de bedrijfsvoering in de gemeente Uden is 23,6% van de totale formatie). Voor de gemiddelde Nederlandse gemeente is dat 30,3%. Ook in de periode mei t/m juli 2020 doet de gemeente weer met Vensters voor bedrijfsvoering mee.
In een gastvrije organisatie voelt niet alleen de gast zich welkom, maar ook de dienstverlener. We richten de organisatie daarom zo in, dat de medewerker zich kan en wil ontwikkelen op het gebied van excellente dienstverlening en de mogelijkheden krijgt om werkelijk dienstbaar en klantgericht te zijn. Dit vertaalt zich in oprechte aandacht, flexibiliteit, inlevingsvermogen en goede communicatieve vaardigheden. We leren van anderen en maken gebruik van benchmarking om de voortgang te controleren.
Informatievoorziening
De technische infrastructuur is in 2019 vervangen, met een kleine uitloop naar 2020. In het 2e kwartaal 2020 wordt de “de nieuwe werkplek” uitgerold in de organisatie. Op dat moment is het serverpark vernieuwd en worden de werkplekken via een software aanbieder aangeboden en beheerd. Inmiddels is de Functionaris Gegevensbescherming (AVG) volop aan het werk in de organisatie en kunnen bewoners grip hebben op hun gegevens. Wat betreft informatieveiligheid en data-analyse (BI) hebben we de eerste stappen gezet. De komende jaren zal dit, al dan niet met collega-gemeenten, verder ontwikkeld worden. Hiervoor is een medewerker proces- en gegevensbeheer toegevoegd aan het team. Vanwege de complexiteit van onze informatie architectuur is het team tevens uitgebreid met een technisch beheerder. Als gevolg van de op handen zijnde herindeling werken we nauw samen met de gemeente Landerd.
(Financiële) voortgang doelen
Wat willen we bereiken?
Een efficiënte organisatie, waarbij de bedrijfsvoering ondersteunend is aan het primaire proces. Met andere woorden: de basis op orde.
Continue wordt gekeken op welke wijze de bedrijfsvoering optimaal georganiseerd kan worden. Vanzelfsprekend kijken we in welke ontwikkelingen specifiek geïnvesteerd moet worden. Zo wordt het budget voor ICT sinds enkele jaren substantieel verhoogd om de gewenste kwaliteit te waarborgen.
Zo is er bv. in 2011 voor gekozen om samen met meerdere gemeenten te komen tot één organisatie (BSOB) die de gemeentelijke belastingen kon uitvoeren. Het overbrengen van dit organisatieonderdeel naar een gemeenschappelijke regeling heeft geleid tot een efficiencyvoordeel voor de gemeente Uden van ruim € 200.000. Als recent voorbeeld is het aansluiten bij de BIZOB (Bureau Inkoop ZuidOost-Brabant) in 2017 is een bewuste keuze geweest om inkoop- en aanbestedingen zo efficiënt mogelijk te organiseren en tevens een optimale kwaliteit te garanderen.
Wat gaan we daarvoor doen?
Overzicht van acties/activiteiten:
Afgerond / gerealiseerd
Gestart / onderhanden
Nog niet gestart
| Acties / activiteiten | 2019 | Indicator | Toelichting | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Implementeren van het proces- en gegevensmanagement. Hierdoor worden voorwaarden gecreëerd ten aanzien van privacy wetgeving. Mogelijk wordt hiervoor in 2019 nog software aangeschaft. | 2019 / 2020 | |
Medewerker aangesteld voor opzetten van proces en gegevensmanagement en ondersteuning afdelingen. Software is nog niet aangeschaft. |
| 2. | Kwaliteitsverbetering van de nauwkeurigheid BAG-WOZ door de m2 van woningen te controleren door extra formatieve inzet. | 2019-2021 | |
Projectmedewerkers zijn aangesteld. Vooruitzicht is afronding project medio 2020. |
| 3. | Optimaliseren digitaal bouwarchief om de afdelingen efficiënter te ondersteunen (inrichting scanstraat). | 2019 / 2021 | |
Scanstraat verzorgt scannen van alle omgevingsdossiers. Einde project 31-12-2021. |
| 4. | Voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot kwaliteit en veiligheid gemeentelijke gebouwen. | Continue | |
Het gebouw heeft op brandveiligheid een update gekregen en we voldoen aan de gestelde landelijke normen. |
| 5. | Aanpassing kantoormeubilair i.v.m. arbowetgeving. | Continue | |
In het tweede kwartaal zijn nieuwe bureaustoelen geleverd. De vervanging van bureaus is on hold gezet in afwachting van gezamenlijke huisvesting met Landerd. |
| 6. | Efficiënte inzet van vastgoed (verbeteren coördinatie hieromtrent) binnen de gemeente Uden. | Continue | |
Aansluiten bij digitaal Makelpunt: Vooralsnog wordt gewacht met verdere stappen. Verdere ontwikkeling wordt in de voorbereiding van herindeling meegenomen. |
| 7. | Upgrade applicaties t.b.v. nieuwe ontwikkeling in het sociale domein. | Continue | |
Een en ander wordt betrokken bij de harmonisatie van de processen Landerd-Uden. |
| 8. | Doorontwikkelen ICT-organisatie (in samenwerking met collegagemeenten). | Continue | |
Project vervanging technische infrastructuur is gestart. Vanaf eind oktober wordt een visie op I&A opgesteld voor de samenwerkende gemeenten Landerd en Uden. Oplevering februari 2020. |
| 9. | Bij inkoop en aanbesteding optimaal gebruik maken van het bedrijfsleven in Uden en nabije regio. Passend binnen het huidig inkoop- een aanbestedingsbeleid. | Continue | |
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is i.o.m het bedrijfsleven tot stand gekomen. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt geactualiseerd en eind van dit jaar wordt weer een informatiesessie voor bedrijven georganiseerd. |
Wat heeft het gekost? (bedragen x € 1.000)
Er is een cijfermatige analyse op hoofdlijnen opgesteld voor dit programma.
Samenwerkingen
- Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB)
- Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC)
- Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB)
Wet- en regelgeving
De gemeente Uden of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legitaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. De geldende regels zijn voor iedereen te raadplegen.
Landelijke wet- en regelgeving
Via www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Uden opgenomen en raadpleegbaar.
Lokale wet- en regelgeving
Zoekt u een wet of regel van de gemeente Uden? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Uden. U kunt ze hier raadplegen.
Beleidsnotities
Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente zijn eveneens opgenomen en vindt u hier.
Projecten
Geen.