Bedrijfsvoering - Overhead

Ontwikkelingen

De bedrijfsvoeringsfuncties zorgen ervoor dat het primaire proces zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden. Om dit te meten, zijn wij aangesloten bij een landelijke benchmark (Vensters voor bedrijfsvoering). Daar waar samenwerking met andere gemeenten of partijen bijdraagt, doen we dat. Voorbeelden hiervan zijn de Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB) en het Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB).
Sinds een lange periode is een basisstandpunt van de gemeente Uden om vooral in te zetten op het goed faciliteren van onze inwoners. Het accent ligt op het primaire proces. Daarom zijn we scherp geweest in de kosten van de interne organisatie. Dit heeft (mede versterkt door de bezuinigingen in de jaren 2008 t/m 2016) geleid tot een efficiënte bedrijfsvoering. Uit de benchmark “Vensters voor bedrijfsvoering” van de VNG blijkt dat de afgelopen jaren de kosten voor de bedrijfsvoering (overhead) vergeleken met veel andere gemeenten laag zijn (de bedrijfsvoering in de gemeente Uden is 23,6% van de totale formatie. Voor de gemiddelde Nederlandse gemeente is dat: 30,3%). Ook in de periode mei t/m juli doet de gemeente weer met Vensters voor bedrijfsvoering mee.

In een gastvrije organisatie voelt niet alleen de gast zich welkom, maar ook de dienstverlener. We richten de organisatie daarom zo in, dat de medewerker zich kan en wil ontwikkelen op het gebied van excellente dienstverlening en de mogelijkheden krijgt om werkelijk dienstbaar en klantgericht te zijn. Dit vertaalt zich in oprechte aandacht, flexibiliteit, inlevingsvermogen en goede communicatieve vaardigheden. We leren van anderen en maken gebruik van benchmarking om de voortgang te controleren.

Informatievoorziening.
De samenwerking tussen Bernheze, Landerd, Oss en Uden gaat niet plaatsvinden op de wijze zoals in het Bedrijfsplan BLOU is opgesteld. De samenwerking zal informeler plaatsvinden. Voor onze gemeente betekent dit dat de technische infrastructuur wordt vervangen in 2019. Een aantal functies, die waren voorzien in BLOU moeten nu zelf worden uitgevoerd, zoals die van de Functionaris Gegevensbescherming (AVG). Deze laatste is in 2018 aangesteld en zal voortgezet worden. Wat betreft  informatieveiligheid en data-analyse (BI) Hebben we de eerste stappen gezet. De komende jaren zal dit, al dan niet met collega-gemeenten, verder ontwikkeld worden. Als gevolg van de op handen zijnde herindeling werken we nauw met de gemeente Landerd samen.
 

(Financiële) voortgang doelen

Wat willen we bereiken?

Een efficiënte organisatie, waarbij de bedrijfsvoering ondersteunend is aan het primaire proces. Met andere woorden: “De basis op orde”.
Continue wordt gekeken op welke wijze de bedrijfsvoering optimaal georganiseerd kan worden. Vanzelfsprekend wordt gekeken op welke ontwikkelingen specifiek geïnvesteerd moet worden. Zo wordt het budget voor ICT sinds enkele jaren substantieel verhoogd om de gewenste kwaliteit te waarborgen.

Zo is in 2011 (als voorbeeld) gekozen om samen met meerdere gemeenten te komen tot één organisatie (BSOB) die de gemeentelijke belastingen kon uitvoeren. Het overbrengen van dit organisatieonderdeel naar een gemeenschappelijke regeling heeft geleid tot een efficiencyvoordeel voor de gemeente Uden van ruim € 200.000.  Ook het aansluiten bij de BIZOB (Bureau Inkoop ZuidOost-Brabant) in 2016 is een bewuste keuze geweest om inkoop- en aanbestedingen zo efficiënt mogelijk te organiseren en tevens een optimale kwaliteit te garanderen.
 

Wat gaan we daarvoor doen?

Overzicht van acties/activiteiten:

 Afgerond / gerealiseerd

 Gestart / onderhanden

 Nog niet gestart

	Acties / activiteiten	2019	Indicator	Toelichting
1.	Implementeren van het proces- en gegevensmanagement. Hierdoor  worden voorwaarden gecreëerd ten aanzien van privacy wetgeving. Hiervoor  moet in 2019 een software pakket  aangeschaft worden.	2019		Medewerker aangesteld voor opzetten van proces en gegevensmanagement en ondersteuning afdelingen
2.	Kwaliteitsverbetering van de nauwkeurigheid BAG-WOZ  door de m2 van woningen te controleren door extra formatieve inzet.	2019-2021		Projectmedewerkers zijn aangesteld.
3.	Optimaliseren digitaal bouwarchief om de afdelingen efficiënter te  ondersteunen (inrichting scanstraat)	2019		Scanstraat verzorgt scannen van alle omgevingsdossiers
4.	Voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot kwaliteit en veiligheid gemeentelijke gebouwen	Continue		Onlangs heeft het gebouw op brandveiligheid een uodate gekregen en voldoen we aan de gestelde landelijke normen
5.	Aanpassing kantoormeubilair i.v.m. arbowetgeving	Continue		In het tweede en derde kwartaal worden nieuwe bureaustoelen en bureaus geleverd.
6.	Efficiënte inzet van vastgoed (verbeteren coördinatie hieromtrent) binnen de gemeente Uden	Continue		Vanwege ad hoc kwesties (zoals niet doorgaan verzelfstandiging van Terra Victa) is de inzet op duit gebied nog niet optimaal, In het tweede halfjaar willen we hier extra aandacht aan geven.
7.	Upgrade applicaties t.b.v. nieuwe ontwikkeling in het sociale domein	Continue		Is nog lopende en ook wordt hierover met de gemeente Landerd afgestemd.
8.	Doorontwikkelen ICT-organisatie (in samenwerking met collegagemeenten)	Continue		Project vervanging technische infrastructuur is gestart
9.	Bij inkoop en aanbesteding optimaal gebruik maken van het bedrijfsleven in Uden en nabije regio. Passend binnen het huidig inkoop- een aanbestedingsbeleid	Continue		Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is i.o.m. het bedrijfsleven tot stand gekomen. Medio van dit jaar wordt weer een informatiesessie voor bedrijven georganiseerd.

Wat mag dat kosten?

Naast het bestaande budget (PDF, 59.8 kB) zijn er voor dit taakveld in deze begroting ook extra middelen beschikbaar gesteld door middel van offertes.

(x € 1.000)

•  Dekking via de Algemene Gemeentelijke Reserve bij de IBN.
 

Resultaat 1e financiele afwijkingenrapportage (x € 1.000)

Samenwerkingen

• Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB)
• Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC)
• Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB)

Wet- en regelgeving

De gemeente Uden of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legitaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. De geldende regels zijn voor eenieder te raadplegen.

Landelijke wet- en regelgeving

Via www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Uden opgenomen en raadpleegbaar.

Lokale wet- en regelgeving

Zoekt u een wet of regel van de gemeente Uden? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Uden. U kunt ze hier raadplegen.

Beleidsnotities

Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente zijn eveneens opgenomen en treft u hier.
 

Projecten

Geen.