Bedrijfsvoering - Overhead

Ontwikkelingen

De bedrijfsvoeringsfuncties zorgen ervoor dat het primaire proces (zoals verlenen van vergunningen, rijbewijzen uitgeven etc.) zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden. Om dit te meten, zijn wij aangesloten bij een landelijke benchmark (Vensters voor bedrijfsvoering). Daar waar samenwerking met andere gemeenten of partijen bijdraagt, doen we dat. Voorbeelden hiervan zijn de Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB) en het Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB).

Het goed faciliteren van onze inwoners is de belangrijkste taak van de gemeente. Het accent ligt op het primaire proces. Daarnaast zijn we scherp geweest in de kosten van de interne organisatie. Dit heeft (mede versterkt door de bezuinigingen in de jaren 2008 t/m 2016) geleid tot een efficiënte bedrijfsvoering. Uit de benchmark “Vensters voor bedrijfsvoering” van de VNG blijkt dat de afgelopen jaren de kosten voor de bedrijfsvoering (overhead) vergeleken met veel andere gemeenten laag zijn (De bedrijfsvoering in de gemeente Uden is 21,3% van de totale formatie. Voor de gemiddelde Nederlandse gemeente is dat 30,3 %).

In een gastvrije organisatie voelen niet alleen inwoners zich welkom, maar ook dienstverleners. We richten de organisatie daarom zo in, dat medewerkers zich kunnen en willen ontwikkelen op het gebied van excellente dienstverlening en de mogelijkheden krijgen om werkelijk dienstbaar en klantgericht te zijn. Dit vertaalt zich in oprechte aandacht, flexibiliteit, inlevingsvermogen en goede communicatieve vaardigheden. We leren van anderen en maken gebruik van benchmarking om de voortgang te controleren. Samen met collega’s van de gemeente Landerd werken we verder aan een gastvrije gemeente Maashorst.

Informatievoorziening

De technische infrastructuur is in 2019/2020 vervangen. De Functionaris Gegevensbescherming (AVG) is in 2018 aangesteld en structureel voortgezet. Wat betreft informatieveiligheid en data-analyse (BI), hebben we de eerste stappen gezet. De komende jaren zal dit, al dan niet met collega-gemeenten, verder ontwikkeld worden.

Als gevolg van de op handen zijnde herindeling werken we nauw samen met de gemeente Landerd. Daardoor zal het fysieke archief (exclusief de bouw- en omgevingsvergunningen) en het digitale archief versneld worden opgeschoond en verwerkt. Dit is in een projectbegroting opgenomen. Om de herindeling voor te bereiden op het vlak van I&A is er een gezamenlijke werkgroep gestart. De Visie op I&A is begin 2020 vastgesteld en vormt de beleidsmatige basis voor de plannen voor Automatisering en Informatisering van de nieuwe gemeente Maashorst i.o. In december 2020 hebben we onze ICT systemen dusdanig ingericht dat we de nieuwe ontwikkelingen op het gebied van software kunnen inbouwen. Samen met de werkgroep harmonisatie zullen ICT-oplossingen per vakgebied worden geïnventariseerd en later geïmplementeerd.
 

(Financiële) voortgang doelen

Wat willen we bereiken?

Een efficiënte organisatie, waar de bedrijfsvoering ondersteunend is aan het primaire proces. Met andere woorden 'de basis op orde'.

Continue kijken we hoe we de bedrijfsvoering optimaal kunnen organiseren. Vanzelfsprekend wordt gekeken in welke ontwikkelingen specifiek geïnvesteerd moet worden. Om de kwaliteit te waarborgen was een substantiële verhoging van de ICT de laatste jaren nodig.

Een aantal jaren gelden is gekozen om samen met meerdere gemeenten te komen tot één organisatie (BSOB) die de gemeentelijke belastingen kon uitvoeren. Het overbrengen van dit organisatieonderdeel naar een gemeenschappelijke regeling heeft geleid tot een efficiencyvoordeel voor de gemeente Uden van ruim € 200.000. Inmiddels is de BSOB uitgegroeid tot een organisatie t.b.v. van één Waterschap en 11 Gemeenten.
Ook het aansluiten bij de BIZOB (Bureau Inkoop Zuidoost-Brabant) in 2016 is een bewuste keuze geweest om inkoop- en aanbestedingen zo efficiënt mogelijk te organiseren, en tevens een optimale kwaliteit te garanderen. Inmiddels is BIZOB bij alle inkoop- en aanbestedingstrajecten betrokken. Niet als inhoudelijk deskundige, maar als procesbegeleider en adviseur wat betreft aankoop en aanbesteding.
 

Wat gaan we daarvoor doen?

Overzicht van acties/activiteiten:

 Afgerond / gerealiseerd

 Gestart / onderhanden

 Nog niet gestart

	Acties / activiteiten	2020	Indicator	Toelichting
1.	Opschonen fysiek en digitaal archief.	2020-2021		De aanbesteding is afgerond. Het project is gestart.
2.	Implementeren van proces- en gegevensmanagement. Hierdoor  worden voorwaarden gecreëerd ten aanzien van privacy wetgeving. Hiervoor moet een software pakket  aangeschaft worden.	2020		Medewerker aangesteld voor opzetten van proces en gegevensmanagement en ondersteuning afdelingen. Software is nog niet aangeschaft. De afdeling is bezig met een pakketselectie waarna tot aanschaf overgegaan zal worden.
3.	Kwaliteitsverbetering van de nauwkeurigheid BAG-WOZ  door de m2 van woningen te controleren door extra formatieve inzet.	2020-2021		Projectmedewerkers zijn aangesteld. Naar verwachting zal het project in december 2020 worden afgerond.
4.	Optimaliseren digitaal bouwarchief om afdelingen efficiënter te  ondersteunen (inrichting scanstraat).	2020-2021		Scanstraat verzorgt scannen van alle omgevingsdossiers. Einde project 31-12-2021.
5.	Voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot kwaliteit en veiligheid gemeentelijke gebouwen.	continue		Wij voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. Wat betreft duurzaamheid willen we in richting-2021 meer (samen met de gemeente Landerd) gaan oppakken. Hierbij wordt o.a. gedacht aan uitbreiden van de mogelijkheden m.b.t. ledverlichting.
6.	Aanpassing kantoormeubilair i.v.m. arbowetgeving.	Continue		In het tweede en derde kwartaal van 2019 zijn nieuwe bureaustoelen geleverd. De vervanging van  bureaus is (op een 30-tal na) “ on hold” gezet in afwachting van  gezamenlijke huisvesting met Landerd.
7.	Efficiënte inzet van vastgoed (verbeteren coördinatie hieromtrent) binnen de gemeente Uden.	Continue		Aansluiten bij digitaal Makelpunt: Vooralsnog wordt gewacht met verdere stappen. Verdere ontwikkeling wordt in de voorbereiding van herindeling meegenomen.
8.	Upgrade applicaties t.b.v. nieuwe ontwikkeling in het sociale domein.	Continue		Een continue proces. Een en ander wordt betrokken bij de harmonisatie van de processen Landerd-Uden.
9.	Doorontwikkelen ICT-organisatie (in samenwerking met collegagemeenten).	Continue		Project vervanging technische infrastructuur is afgerond. Alle ontwikkelingen worden samen met de gemeente opgepakt met het oog op de nieuwe gemeente Maashorst.
10.	Bij inkoop en aanbesteding optimaal gebruik maken van het bedrijfsleven in Uden en nabije regio. Passend binnen het huidig inkoop- een aanbestedingsbeleid.	Continue		Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is i.o.m. het bedrijfsleven tot stand gekomen. Eind 2021 / begin 2022 wordt weer een informatiesessie voor bedrijven georganiseerd.

Wat mag dat kosten?

Naast het bestaande budget (PDF, 59.9 kB) zijn er voor dit taakveld in deze begroting ook extra middelen beschikbaar gesteld door middel van offertes.

(x € 1.000)

Resultaat 2e financiële afwijkingenrapportage (x € 1.000)

Samenwerkingen

• Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB)
• Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC)
• Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB)

Wet- en regelgeving

De gemeente Uden of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legitaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. Iedereen kan de geldende regels raadplegen.

Landelijke wet- en regelgeving

Via www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Uden opgenomen en raadpleegbaar.

Lokale wet- en regelgeving

Zoekt u een wet of regel van de gemeente Uden? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Uden. U kunt ze hier raadplegen.

Beleidsnotities

Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente zijn eveneens opgenomen en treft u hier.
 

Projecten

Geen.