Bedrijfsvoering - Overhead
Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. De sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen, gericht op het realiseren van taken en doelen van een gemeente, wordt ook wel “bedrijfsvoering” genoemd. Onder de bedrijfsvoering vallen alle bedrijfsprocessen die ervoor zorgen dat een gemeente functioneert. Bedrijfsvoering gaat dus over de manier waarop een bedrijf of organisatie wordt bestuurd of beheerd. Het betreft de onderdelen:
- communicatie
- personeel en organisatie
- financiële administratie
- informatisering en automatisering
- inkoop en verzekeringen
- bedrijfseconomie en financieel advies
- facilitaire zaken en huisvesting
- de secretariaten
Ontwikkelingen
De bedrijfsvoeringsfuncties zorgen ervoor dat het primaire proces zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden. Om dit te meten, zijn wij aangesloten bij een landelijke benchmark (Vensters voor bedrijfsvoering). Daar waar samenwerking met andere gemeenten of partijen bijdraagt, doen we dat. Voorbeelden hiervan zijn de Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB) en het Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB).
Sinds een lange periode is een basisstandpunt van de gemeente Uden om vooral in te zetten op het goed faciliteren van onze inwoners. Het accent ligt op het primaire proces. Daarom zijn we scherp geweest in de kosten van de interne organisatie. Dit heeft (mede versterkt door de bezuinigingen in de jaren 2008 t/m 2016) geleid tot een efficiënte bedrijfsvoering. Uit de benchmark “Vensters voor bedrijfsvoering” van de VNG blijkt dat de afgelopen jaren de kosten voor de bedrijfsvoering (overhead) vergeleken met veel andere gemeenten laag zijn (de bedrijfsvoering in de gemeente Uden is 23,6% van de totale formatie. Voor de gemiddelde Nederlandse gemeente is dat: 30,3%).
In een gastvrije organisatie voelen niet alleen inwoners zich welkom, maar ook dienstverleners. We richten de organisatie daarom zo in, dat medewerkers zich kunnen en willen ontwikkelen op het gebied van excellente dienstverlening en de mogelijkheden krijgen om werkelijk dienstbaar en klantgericht te zijn. Dit vertaalt zich in oprechte aandacht, flexibiliteit, inlevingsvermogen en goede communicatieve vaardigheden. We leren van anderen en maken gebruik van benchmarking om de voortgang te controleren.
Informatievoorziening
De technische infrastructuur wordt in 2019 vervangen. Hiervoor is een project gestart. De Functionaris Gegevensbescherming (AVG) is in 2018 aangesteld en zal structureel voortgezet worden. Wat betreft informatieveiligheid en data-analyse (BI), hebben we de eerste stappen gezet. De komende jaren zal dit, al dan niet met collega-gemeenten, verder ontwikkeld worden. Als gevolg van de op handen zijnde herindeling werken we nauw samen met de gemeente Landerd. Als gevolg van de voorgenomen herindeling zal het fysieke archief (exclusief de bouw- en omgevingsvergunningen) en het digitale archief versneld worden opgeschoond en verwerkt. Hiervoor wordt voor 2x2 manjaren budget opgenomen in de begroting.
Doelen
Wat willen we bereiken?
Een efficiënte organisatie, waar de bedrijfsvoering ondersteunend is aan het primaire proces. Met andere woorden 'de basis op orde'.
Continue kijken we hoe we de bedrijfsvoering optimaal kunnen organiseren. Vanzelfsprekend wordt gekeken in welke ontwikkelingen specifiek geïnvesteerd moet worden. Zo wordt het budget voor ICT sinds enkele jaren substantieel verhoogd om de gewenste kwaliteit te waarborgen.
In 2011 (als voorbeeld) is gekozen om samen met meerdere gemeenten te komen tot één organisatie (BSOB) die de gemeentelijke belastingen kon uitvoeren. Het overbrengen van dit organisatieonderdeel naar een gemeenschappelijke regeling heeft geleid tot een efficiencyvoordeel voor de gemeente Uden van ruim € 200.000. Ook het aansluiten bij de BIZOB (Bureau Inkoop Zuidoost-Brabant) in 2016 is een bewuste keuze geweest om inkoop- en aanbestedingen zo efficiënt mogelijk te organiseren, en tevens een optimale kwaliteit te garanderen.
Wat gaan we daarvoor doen?
Overzicht van acties/activiteiten:
| Acties / activiteiten | 2020 | |
|---|---|---|
| 1. | Opschonen fysiek en digitaal archief. | 2020-2021 |
| 2. | Implementeren van proces- en gegevensmanagement. Hierdoor worden voorwaarden gecreëerd ten aanzien van privacy wetgeving. Hiervoor is in 2019 een software pakket aangeschaft worden. | 2020 |
| 3. | Kwaliteitsverbetering van de nauwkeurigheid BAG-WOZ door de m2 van woningen te controleren door extra formatieve inzet. | 2020-2021 |
| 4. | Optimaliseren digitaal bouwarchief om afdelingen efficiënter te ondersteunen (inrichting scanstraat). | 2020 |
| 5. | Voldoen aan wet- en regelgeving over kwaliteit en veiligheid gemeentelijke gebouwen. | Continue |
| 6. | Aanpassing kantoormeubilair i.v.m. arbowetgeving. | Continue |
| 7. | Efficiënte inzet van vastgoed (verbeteren coördinatie hieromtrent) binnen de gemeente Uden. | Continue |
| 8. | Upgrade applicaties t.b.v. nieuwe ontwikkeling in het sociale domein. | Continue |
| 9. | Doorontwikkelen ICT-organisatie (in samenwerking met collegagemeenten). | Continue |
| 10. | Bij inkoop en aanbesteding optimaal gebruik maken van het bedrijfsleven in Uden en de nabije regio (passend binnen het huidige inkoop- een aanbestedingsbeleid). | Continue |
Wat mag dat kosten?
Naast het bestaande budget (PDF, 59.9 kB)zijn er voor dit taakveld in deze begroting ook extra middelen beschikbaar gesteld door middel van offertes.
(x € 1.000)
| Extra nog niet begrote uitgaven | inv | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Digitale toegangscontrole accommodaties. | 15 | 1,7 | 1,7 | 1,7 | 1,7 | |
| Ophoging inhuurvergoeding medewerker IBN cf werkelijkheid. | 15 | 15 | 15 | 15 | ||
| Tijdelijke uitbreiding afdeling Middelen/communciatie (24 uur). | 50 | 50 | ||||
| Tijdelijke uitbreiding bezetting afdeling Middelen (bedrijfseconomisch adviseur 1fte) | 50 | 50 | ||||
| Uitbreiding budget (personeel) Ondernemingsraad. | 49 | 49 | 49 | 49 | ||
| Onderzoek aanwezigheid asbest gemeentelijk vastgoed. | 30 | |||||
| Toegangscontrole en sluitplan gemeentehuis. | 17,5 | |||||
| Opschonen fysieke en digitale archieven (2fte). | 123 | 123 | ||||
| Totaal | 15 | 336.2 | 288,7 | 65,7 | 65,7 |
Samenwerkingen
- Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB)
- Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC)
- Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB)
Wet- en regelgeving
De gemeente Uden of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legitaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. De geldende regels zijn voor eenieder te raadplegen.
Landelijke wet- en regelgeving
Via www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Uden opgenomen en raadpleegbaar.
Lokale wet- en regelgeving
Zoekt u een wet of regel van de gemeente Uden? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Uden. U kunt ze hier raadplegen.
Beleidsnotities
Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente zijn eveneens opgenomen en treft u hier.
Projecten
Geen.