Bedrijfsvoering - Overhead

Ontwikkelingen

De bedrijfsvoeringsfuncties zorgen ervoor dat het primaire proces zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden. Om dit te meten, zijn wij aangesloten bij een landelijke benchmark (Vensters voor bedrijfsvoering).
Daar waar samenwerking met andere gemeenten of partijen bijdraagt aan de kwaliteit van de bedrijfsvoering, doen we dat. Voorbeelden hiervan zijn de Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB) en het Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB). Wat betreft de gemeentelijke belastingen is de samenwerking dusdanig dat wij, om de kwaliteit te waarborgen, de organisatie met meerdere gemeenten en het Waterschap uit de regio in die BSOB gebundeld hebben.

Het goed faciliteren van onze inwoners is de belangrijkste taak van de gemeente. Het accent ligt op het primaire proces. Daarom zijn we scherp op de balans tussen kwaliteit en kosten van de interne organisatie. Dit heeft (mede versterkt door de bezuinigingen in de jaren 2008 t/m 2016) geleid tot een efficiënte bedrijfsvoering. Uit de benchmark “Vensters voor bedrijfsvoering” van de VNG blijkt dat de afgelopen jaren de kosten voor de bedrijfsvoering (overhead) vergeleken met veel andere gemeenten laag zijn (de bedrijfsvoering in de gemeente Uden is 23,6% van de totale formatie. Voor de gemiddelde Nederlandse gemeente is dat: 30,3%).

In een gastvrije organisatie voelen niet alleen inwoners zich welkom, maar ook dienstverleners. We richten de organisatie daarom zo in, dat medewerkers zich kunnen en willen ontwikkelen op het gebied van excellente dienstverlening en de mogelijkheid krijgen om werkelijk dienstbaar en klantgericht te zijn. Dit vertaalt zich in oprechte aandacht, flexibiliteit, inlevingsvermogen en goede communicatieve vaardigheden.
We leren van anderen en maken gebruik van benchmarking om de voortgang te controleren.

Informatievoorziening

De technische infrastructuur is in 2019/2020 vervangen en is klaar voor de herindeling met de gemeente Landerd. De Functionaris Gegevensbescherming (AVG) is in 2018 aangesteld en is inmiddels een structureel binnen de organisatie gepositioneerd. Wat betreft informatieveiligheid en data-analyse (BI), hebben we de eerste stappen gezet. De komende jaren zal dit in de nieuwe gemeente verder ontwikkeld worden

Als gevolg van de op handen zijnde herindeling werken we nauw samen met de gemeente Landerd. Het fysieke archief (exclusief de bouw- en omgevingsvergunningen) en het digitale archief zullen versneld worden opgeschoond en verwerkt. Dit is in een projectbegroting opgenomen. Via de werkgroep I&A van de herindeling worden stappen gezet om de organisatie op het gebied van automatisering en informatisering te professionaliseren. Hiervoor is een organisatieplan ontwikkeld. De visie op I&A voor de nieuwe gemeente is in juni 2020 vastgesteld. Op basis van deze visie is een automatiserings- en informatiseringsplan samengesteld, zodat vanaf december 2020 een platform gereed gemaakt is om ICT voor de nieuwe gemeente onder architectuur op te bouwen. Samen met verschillende werkgroepen zullen ICT-oplossingen per vakgebied worden geïmplementeerd in de periode voor de fusie (2021) en ook gedeeltelijk na de fusie.

(Financiële) voortgang doelen

Wat willen we bereiken?

Een efficiënte organisatie, waarbij de bedrijfsvoering ondersteunend is aan het primaire proces. Met andere woorden: “De basis op orde”.
Continue kijken we op welke wijze de bedrijfsvoering optimaal georganiseerd kan worden. Vanzelfsprekend wordt gekeken op welke ontwikkelingen specifiek geïnvesteerd moet worden. Zo wordt het budget voor ICT sinds enkele jaren substantieel verhoogd om de gewenste kwaliteit te waarborgen.

Zo is in 2011 (als voorbeeld) gekozen om samen met meerdere gemeenten te komen tot één organisatie (BSOB) die de gemeentelijke belastingen kon uitvoeren. Het overbrengen van dit organisatieonderdeel naar een gemeenschappelijke regeling heeft geleid tot een efficiencyvoordeel voor de gemeente Uden van ruim € 200.000. Ook het aansluiten bij BIZOB (Bureau Inkoop Zuidoost-Brabant) in 2016 is een bewuste keuze geweest om inkoop- en aanbestedingen zo efficiënt mogelijk te organiseren en tevens een optimale kwaliteit te garanderen.

Wat gaan we daarvoor doen?

Overzicht van acties/activiteiten:

 Afgerond / gerealiseerd

 Gestart / onderhanden

 Nog niet gestart

	Acties / activiteiten	2021	Indicator	Toelichting
1.	Opschonen fysiek en digitaal archief.	2020-2021		In april heeft de gemeenteraad een project goedgekeurd waarin het archief wordt afgerond.
2.	Implementeren van het proces- en gegevensmanagement. Hierdoor  worden voorwaarden gecreëerd ten aanzien van privacy wetgeving. Dit is in 2020 afgerond. 2020	2020/2021		De benodigde software is aangeschaft.
3.	Kwaliteitsverbetering van de nauwkeurigheid BAG-WOZ  door de m2 van woningen te controleren door extra formatieve inzet. Zal in 2020 afgerond worden. 2020	2020/2021		Gebleken is dat er extra budget nodig is om dit project af te ronden bij de BSOB. Dit komt in een separaat advies naar de Raad.
4.	Optimaliseren digitaal bouwarchief om afdelingen efficiënter te  ondersteunen (inrichting scanstraat).	2020/2021		De scanstraat rondt het blok 1990-2000 in 2021 af. Dit wordt direct overgedragen aan het BHIC. Het blok 2000-2010 zal deels door de scanstraat en deels vanuit een project worden gescand
5.	Voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot kwaliteit en veiligheid gemeentelijke gebouwen.	continue		Wij voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. Wat betreft duurzaamheid willen we in richting-2021 meer (samen met de gemeente Landerd) gaan oppakken. Hierbij wordt o.a. gedacht aan uitbreiden van de mogelijkheden m.b.t. ledverlichting.
6.	Aanpassing kantoormeubilair i.v.m. Arbowetgeving. Er zijn een 50-tal zit/stabureaus aangeschaft. Later (herindeling) wordt dit gecombineerd opgepakt	Continue		Wordt met de nieuwe inrichting/huisvesting opgepakt
7.	Efficiënte inzet van vastgoed (verbeteren coördinatie hieromtrent) binnen de gemeente Uden. Wordt nu gecombineerd met Landerd in de werkgroep Huisvesting (herindeling	Continue		Dit wordt opgepakt door de werkgroep huisvesting (herindeling).
8.	Upgrade applicaties t.b.v. nieuwe ontwikkeling in het sociale domein.	Continue		Wordt in de harmonisatie met Landerd opgepakt.
9.	Doorontwikkelen ICT-organisatie (in samenwerking met gemeente Landerd) naar de nieuwe Maashorstgemeente. Wordt in Maashorst i.o. opgepakt.	Continue		Dit wordt opgepakt.
10.	Bij inkoop en aanbesteding optimaal gebruik maken van het bedrijfsleven in Uden en nabije regio. Passend binnen het huidig inkoop- een aanbestedingsbeleid.	Continue		Dit is een continue activiteit.

Wat mag dat kosten?

Resultaat 1e financiële afwijkingenrapportage (x € 1.000)

Samenwerkingen

• Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB)
• Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC)
• Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB)

Wet- en regelgeving

De gemeente Uden of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legitaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. Iedereen kan de geldende regels raadplegen.

Landelijke wet- en regelgeving

Via www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Uden opgenomen en raadpleegbaar.

Lokale wet- en regelgeving

Zoekt u een wet of regel van de gemeente Uden? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Uden. U kunt ze hier raadplegen.

Beleidsnotities

Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente zijn eveneens opgenomen en treft u hier.
 

Projecten

Geen.