Bedrijfsvoering - Overhead
Overhead is het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. De sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen, gericht op het realiseren van taken en doelen van een gemeente, wordt ook wel “bedrijfsvoering” genoemd. Onder de bedrijfsvoering vallen alle bedrijfsprocessen die ervoor zorgen dat een gemeente functioneert. Bedrijfsvoering gaat dus over de manier waarop een bedrijf of organisatie wordt bestuurd of beheerd.
Het betreft de onderdelen:
- Inkoop;
- P&O;
- Juridische zaken;
- Digitale informatie voorziening (DIV);
- Informatievoorziening en automatisering;
- Facilitaire zaken en huisvesting (incl. beveiliging);
- en de secretariaten.
Ontwikkelingen
De bedrijfsvoeringsfuncties zorgen ervoor dat het primaire proces zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden. Om dit te meten, zijn wij aangesloten bij een landelijke benchmark (Vensters voor bedrijfsvoering).
Daar waar samenwerking met andere gemeenten of partijen bijdraagt, doen we dat. Voorbeelden hiervan zijn de Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB) en het Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB). Wat betreft de gemeentelijke belastingen is de samenwerking dusdanig dat wij, om de kwaliteit te waarborgen, de organisatie met meerdere gemeenten uit de regio in die BSOB gebundeld hebben.
Het goed faciliteren van onze inwoners is de belangrijkste taak van de gemeente. Het accent ligt op het primaire proces. Daarom zijn we scherp geweest in de kosten van de interne organisatie. Dit heeft (mede versterkt door de bezuinigingen in de jaren 2008 t/m 2016) geleid tot een efficiënte bedrijfsvoering. Uit de benchmark “Vensters voor bedrijfsvoering” van de VNG blijkt dat de afgelopen jaren de kosten voor de bedrijfsvoering (overhead) vergeleken met veel andere gemeenten laag zijn (de bedrijfsvoering in de gemeente Uden is 23,6% van de totale formatie. Voor de gemiddelde Nederlandse gemeente is dat: 30,3%).
In een gastvrije organisatie voelen niet alleen inwoners zich welkom, maar ook dienstverleners. We richten de organisatie daarom zo in, dat medewerkers zich kunnen en willen ontwikkelen op het gebied van excellente dienstverlening en de mogelijkheid krijgen om werkelijk dienstbaar en klantgericht te zijn. Dit vertaalt zich in oprechte aandacht, flexibiliteit, inlevingsvermogen en goede communicatieve vaardigheden.
We leren van anderen en maken gebruik van benchmarking om de voortgang te controleren.
Informatievoorziening
De technische infrastructuur is in 2019/2020 vervangen onder leiding van een externe projectleider. De Functionaris Gegevensbescherming (AVG) is in 2018 aangesteld en structureel voortgezet. Wat betreft informatieveiligheid en data-analyse (BI), hebben we de eerste stappen gezet. De komende jaren zal dit in de nieuwe gemeente verder ontwikkeld worden.
Als gevolg van de op handen zijnde herindeling werken we nauw samen met de gemeente Landerd. Het fysieke archief (exclusief de bouw- en omgevingsvergunningen) en het digitale archief zullen versneld worden opgeschoond en verwerkt. Dit is in een projectbegroting opgenomen. Om de herindeling voor te bereiden op het vlak van I&A is er een gezamenlijke werkgroep gestart.
De visie op I&A voor de nieuwe gemeente is in juni 2020 vastgesteld. Op basis van deze visie zal eerst een automatiseringsplan worden gemaakt en uitgewerkt, zodat in december 2020 een platform gereed zal zijn om ICT voor de nieuwe gemeente onder architectuur op te bouwen. Samen met de werkgroep harmonisatie zullen ICT-oplossingen per vakgebied worden geïmplementeerd in de periode voor de fusie (2021) en ook gedeeltelijk na de fusie.
Doelen
Wat willen we bereiken?
Een efficiënte organisatie, waarbij de bedrijfsvoering ondersteunend is aan het primaire proces. Met andere woorden: “De basis op orde”.
Continue kijken we op welke wijze de bedrijfsvoering optimaal georganiseerd kan worden. Vanzelfsprekend wordt gekeken op welke ontwikkelingen specifiek geïnvesteerd moet worden. Zo wordt het budget voor ICT sinds enkele jaren substantieel verhoogd om de gewenste kwaliteit te waarborgen.
Zo is in 2011 (als voorbeeld) gekozen om samen met meerdere gemeenten te komen tot één organisatie (BSOB) die de gemeentelijke belastingen kon uitvoeren. Het overbrengen van dit organisatieonderdeel naar een gemeenschappelijke regeling heeft geleid tot een efficiencyvoordeel voor de gemeente Uden van ruim € 200.000. Ook het aansluiten bij BIZOB (Bureau Inkoop Zuidoost-Brabant) in 2016 is een bewuste keuze geweest om inkoop- en aanbestedingen zo efficiënt mogelijk te organiseren en tevens een optimale kwaliteit te garanderen.
Wat gaan we daarvoor doen?
Overzicht van acties/activiteiten:
| Acties / activiteiten | 2021 | |
|---|---|---|
| 1. | Opschonen fysiek en digitaal archief. | 2020-2021 |
| 2. | Implementeren van het proces- en gegevensmanagement. Hierdoor worden voorwaarden gecreëerd ten aanzien van privacy wetgeving. Dit is in 2020 afgerond. | 2020 |
| 3. | Kwaliteitsverbetering van de nauwkeurigheid BAG-WOZ door de m2 van woningen te controleren door extra formatieve inzet. Zal in 2020 afgerond worden. | 2020 |
| 4. | Optimaliseren digitaal bouwarchief om de afdelingen efficiënter te ondersteunen (inrichting scanstraat). | 2020-2021 |
| 5. | Voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot kwaliteit en veiligheid gemeentelijke gebouwen. | Continue |
| 6. | Aanpassing kantoormeubilair i.v.m. Arbowetgeving. Er zijn een 50-tal zit/stabureaus aangeschaft. Later (herindeling) wordt dit gecombineerd opgepakt. | Continue |
| 7. | Efficiënte inzet van vastgoed (verbeteren coördinatie hieromtrent) binnen de gemeente Uden. Wordt nu gecombineerd met Landerd in de werkgroep Huisvesting (herindeling). | Continue |
| 8. | Upgrade applicaties t.b.v. nieuwe ontwikkeling in het sociale domein. | Continue |
| 9. | Doorontwikkelen ICT-organisatie (in samenwerking met gemeente Landerd) naar de nieuwe Maashorstgemeente). Wordt in Maashorst i.o. opgepakt. | Continue |
| 10. | Bij inkoop en aanbesteding optimaal gebruik maken van het bedrijfsleven in Uden en nabije regio. Passend binnen het huidig inkoop- een aanbestedingsbeleid. | Continue |
Wat mag dat kosten?
Naast het bestaande budget (PDF, 53.6 kB)zijn er voor dit taakveld in deze begroting ook extra middelen beschikbaar gesteld door middel van offertes.
(x € 1.000)
| Extra nog niet begrote uitgaven | inv | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Efffecten herindeling exploitatie MID-BBICT | 50 | 40 | 40 | 40 | ||
| Scanners | 18 | 4 | 4 | 4 | 4 | |
| Applicatiebeheer ruimte | 104 | 104 | ||||
| Periodiek medisch onderzoek voor alle medewerkers | 58 | |||||
| Vrijval kapitaallasten | -4 | |||||
| Totaal | 18 | 112 | 148 | 44 | 44 |
Samenwerkingen
- Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB)
- Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC)
- Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB)
Wet- en regelgeving
De gemeente Uden of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legitaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. De geldende regels zijn voor eenieder te raadplegen.
Landelijke wet- en regelgeving
Via www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Uden opgenomen en raadpleegbaar.
Lokale wet- en regelgeving
Zoekt u een wet of regel van de gemeente Uden? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Uden. U kunt ze hier raadplegen.
Beleidsnotities
Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente zijn eveneens opgenomen en treft u hier.
Projecten
Geen.