Bestuur en dienstverlening - Bestuur

Doelen

Wat willen we bereiken?

• een bereikbaar en zichtbaar bestuur;
• een intensieve en constructieve samenwerking in de regio;
• samen denken, samen doen;
• innovatieve en klantvriendelijke dienstverlening;
• integraal en anders werken in een wendbare organisatie.

Wat hebben we bereikt?

Een bereikbaar en zichtbaar bestuur
In 2022 maakte het college een kennismakingsronde langs de kernen. Daarnaast is een plan uitgewerkt voor de invulling van de aandachtwethouder. Dit plan is ondertussen besproken met de diverse gebiedsplatforms en inwonersinitiatieven en wordt ingevoerd in 2023. Op de valreep van 2022 werd de nieuwjaarsontmoeting geïntroduceerd. Het college ging naar de nieuwjaarsrecepties van verenigingen toe in plaats van andersom, tijdens Uden on Ice werd chocomel uitgedeeld aan onze inwoners en in alle dorpshuizen en MFA’s werd iets lekkers voor bij de koffie getrakteerd.

Een intensieve en constructieve samenwerking in de regio
We hebben binnen de regio op belangrijke onderwerpen een bestuurlijke positie verworven. De rol van wethouder Van Lankvelt als voorzitter van het portefeuillehoudersoverleg Ruimte, Mobiliteit en Wonen en daarmee zijn positie in het Dagelijks Bestuur van de regio is één van deze posities. Ook de rol van wethouder Van den Heuvel als trekker van het programma Agroproeftuin De Peel is een belangrijke. Wethouder Van den Broek is voorzitter van de Vereniging Sporten Gemeenten (VSG) en binnen het regionaal Mobiliteitsprogramma zitten we in de kopgroep en zijn we kartrekker.

We hebben onze positie in de regio rondom vraagstukken op het gebied van transitie van de landbouw versterkt en zijn de proeflocatie aan de Middelpeelweg aan het doorontwikkelen. Maashorst, RNOB en Agrifood Capital werken samen aan innovatieve landbouw in het gebied vanaf de proeflocatie richting het noorden tot aan De Maashorst.

Voor de overige onderwerpen zijn we goed aangehaakt en maken we bewuste afwegingen op welke onderwerpen we een trekkersrol willen vervullen.

Samen denken, samen doen
De kapstok voor participatie bij Maashorst is het programma participatie. Het programma is cruciaal om onze ambities op het gebied van participatie te realiseren. In 2022 is het programma opgestart en het concept programmaplan is opgesteld. In 2023 moet het programma daadwerkelijk van start gaan, om zo alle participatie-activiteiten met elkaar te verbinden.

De volgende participatie-activiteiten zijn opgepakt in 2022:

• Een belangrijk speerpunt is het laten meedenken en meedoen van jongeren. In 2022 kende Maashorst daarom een eigen Kindergemeenteraad. In juni 2022 presenteerden zij hun KinderTrendRede aan de gemeenteraad en collega’s van de gemeente.
• Ondertussen wordt gewerkt aan het opzetten van jongerenparticipatie. Een eerste sessie met een groep van 30 jongeren heeft, in samenwerking met o.a. de campus en Kompass, plaatsgevonden. Samen met de jongeren geven we vorm aan de participatie.
• Er is een kennismakingsronde en er zijn informatiebijeenkomsten in alle kernen georganiseerd. 
• Onze participatieadviseurs hebben intensief contact met de diverse gebiedsplatforms en inwonersinitiatieven, maar ook met organisaties als Udenaardetoekomst en Demos.
• Daarnaast is er een adviestraject opgezet (intern) voor o.a. projectleiders en beleidsadviseurs. Bij nieuwe projecten en nieuw beleid wordt geadviseerd over het doel van participatie en het plan van aanpak. Vervolgens wordt de participatie ook gemonitord en uiteindelijk geëvalueerd. Dit draagt bij aan het participatie-DNA van alle collega’s van Maashorst. 
• Fase 1 van het project ‘Maashorstagenda/kernenCV’s’ is afgerond. Dit betrof de interne en externe verkenning. Alle stakeholders staan positief tegenover het voorgestelde proces. Dat betekent dat we begin 2023 aan de slag kunnen met het maken van de kernenCV’s. De kernteams per kern zijn al geformeerd. Overigens is besloten om voor de kern Uden pas op de plaats te maken en eerst samen met de vijf gebiedsplatforms in Uden te kijken naar de inrichting van participatie in deze kern. Hier is in 2022 een eerste bijeenkomst voor geweest.
• Voor het project ‘Maashorstagenda’kernenCV’s’ maken we gebruik van de Regiodeal, specifiek het programma ‘Leefbaarheid in de dorpen’.

Innovatieve en klantvriendelijke dienstverlening
Onze ambitie op het gebied van dienstverlening is groot. In 2022 lag de focus echter met name op ‘basis op orde’. Dat betekende weinig capaciteit en prioriteit voor dienstverlening. Dat betekent dat veel activiteiten, gepland voor 2022, starten in 2023. Dit neemt overigens niet weg dat we mooie stappen hebben gezet. Voorbeelden zijn het uitvoeren van het bereikbaarheidsonderzoek, de aanbesteding van het klantfeedbacksysteem, het monitoren van de terugbelverzoeken en de enquête over de inrichting van de publiekshal. Daarnaast hebben we een start gemaakt met het verbeteren van enkele processen, zoals het postproces.

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Overzicht van acties/activiteiten:

 Actie is opgestart en de uitvoering is volgens de (bijgestelde) planning verlopen of is volledig gerealiseerd

 Er is gestart maar de planning loopt achter of de uitvoering is afwijkend

 Nog niet gestart

	Acties / activiteiten	2022 e.v.	Indicator	Toelichting
1.	Kennismakingsronde en informatiebijeenkomsten in alle kernen.	2022		Afgerond in 2022.
2.	Plan van aanpak vervolg Kindergemeenteraad opstellen en implementeren. Doel: betrekken van de jongeren in onze gemeente.	2022-2025		Eerste gesprekken inrichting jongerenparticipatie gevoerd.
3.	Onderzoek naar beste inrichtingsvorm voor ‘vast aanspreekpunt voor kern/wijk’ (aandachtwethouder of andere vorm) en dit implementeren.	2022-2025		Gekozen om eerst af te stemmen met gebiedsplatforms en inwonersinitiatieven, invoering in de eerste helft van 2023.
4.	Deelname in minimaal 3 dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen en regionale samenwerkingsverbanden en ambtelijk kartrekker van minimaal 2 verbanden.	2022-2025		Ondermeer zitting wethouder Van van den Broek in Stuurgroep Leefbaarheid in de dorpen, wethouder Van den Heuvel als trekker van Agroproeftuin De Peel (AFC) en wethouder Van Lankvelt als voorzitter poho RMW (RNOB).
5.	Ontwikkelen Maashorstagenda en kernen CV’s en uiteindelijk participatiebeleid.	2022-2025	​	In 2022 fase 1 afgerond, afronding fase 2 (kernenCV’s en maatschappelijke agenda eerste helft 2023).
6.	Inrichten overlegstructuur met diverse gebiedsplatforms, dorps- en wijkraden.	2022	​	Onze participatieadviseurs zijn bij de diverse platforms aangehaakt.
7.	Ontwikkeling participatieve werkwijze in kern Uden	2022-2025	​	Ontstaan vanuit project ‘Maashorstagenda en kernenCV’s’. Gestart in 2022, voorstel werkwijze in 2023.
8.	Ontwikkeling interne organisatie op het gebied van participatie: op naar een participatieve gemeente (in het DNA).	2022-2025		Duidelijk gelinkt aan ontwikkeling organisatiecultuur, deels hierin ondergebracht. Eerste stappen gezet in 2022, verder ontwikkelen in 2023.
9.	Experimenteren met nieuwe manieren van participatie in lopende of op te starten projecten.	2022-2025	​	1 pilotproject (inclusief evaluatie) in 2022.
10.	Doorontwikkeling digitale dienstverlening: Meer gebruik van e-formulieren	2022-2025		In 2022 zijn we gestart met 1 formulier. Er is gebrek geweest aan capaciteit en hierdoor moesten prioriteiten worden gesteld. Op dit moment in afrondende fase 1.
	Verbetering van inzicht voor de klant in de stand van zaken van een aanvraag			Het verbeteren van inzicht voor de klant is nog niet gestart. In het 1e kwartaal van 2023 gaan we beginnen met het inrichten van 'mijn loket'. Hiermee kunnen inwoners met gebruik van Digid hun gegevens en lopende zaken en contacten zien en volgen.
	Maatwerk voor de klant			We zijn bezig met het kweken van bewustwording binnen de organisatie. Incidenteel zien we goede initiatieven.
	Aanspreekpunt voor niet digitale klant			In 2022 hebben we gekeken naar de rol van de gemeente en bibliotheek. We hebben gemeten hoeveel vragen er bij de gemeente worden gesteld en dat is nihil. De bibliotheek daarentegen krijgt veel vragen. Afspraak om de situatie voor 2022 zo te laten en te evalueren in de loop van 2023 of ondersteuning voldoende dicht bij de inwoner is geborgd. Daarnaast blijven we aandacht geven aan de aanvullende kanalen voor de inwoner naast het digitale kanaal.
	Meer gebruik van e-diensten			Nog niet gestart. De leverancier van de e-diensten voor burgerzaken heeft de diensten nog niet opgeleverd.
11.	Toegankelijke informatie: Begrijpelijke taal in publicaties, brieven en op de website Openbaarheid van informatie	2022-2023	​	Doel: ontvangen toegankelijkheidsverklaring voor onze website. Digitale toegankelijkheid getoetst in oktober 2022, in totaal 13 verbeterpunten. Aangepakt en hertoetsing in februari 2023.
12.	Optimaliseren van processen en klanttevredenheid: Uitvoeren van klanttevredenheidsmetingen	2022-2025		Door langere aanbestedingsprocedures heeft de aanschaf van de klanttevredenheidstool  vertraging opgelopen. Het systeem wordt in het 1e kwartaal 2023 in gebruik genomen. In 2022 hebben we een enquête uitgevoerd onder bezoekers van de publiekshal over hun ervaringen . Deze resultaten zijn meegenomen in de werkgroep huisvesting.
	Uitvoeren van bereikbaarheidsmetingen			In april 2022 hebben we een quickscan uitgevoerd en in november 2022 een uitgebreide meting. De resultaten hiervan zijn in februari 2023 besproken in het college.
	Gebruik van serviceformules en klantreizen			In 2022 hebben we diverse workshops gehouden met collega’s. Ook zijn we gestart met het werven van ambassadeurs voor klantreizen. Voor 2 ondernemers zijn we bezig met een intensieve klantreis. Deze resultaten presenteren we aan het college in het 1e kwartaal 2023.
	Inzichtelijkheid (track and trace) van (aan)vragen			In 2022 hebben we  ontvangstbevestigingen voor email gerealiseerd en de semi-automatische ontvangstbevestigingen in E-suite. Begin 2023 zijn de geautomatiseerde ontvangstbevestigingen vanuit E-suite een feit. In 2023 werken we verder aan het realiseren van automatische ontvangstbevestigingen in de hele organisatie. De terugbelnotities zijn inzichtelijk en worden vastgelegd, net als de werkvoorraden en aanvragen. Voor de inwoner is de aanvraag echter nog niet inzichtelijk. Dat staat voor 2023 gepland.
	Invoeren van klantinteractie- en volgsysteem			We zijn aangesloten bij de koploperswerkgroep van Dimpact. Helaas gaat het wat langzamer dan verwacht, maar het systeem wordt gebouwd. We verwachten een eerste release in 2023.

Wat heeft het gekost?

Eventuele nieuwe accenten met financiële gevolgen lichten we hieronder toe.

(x € 1.000)

Resultaat 2e financiële afwijkingenrapportage 2022 ( x € 1.000)

Samenwerkingen

• Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)
• AgriFoodCapital- Regio Noordoost Brabant
• Samenwerking As50

Wet- en regelgeving

De gemeente Maashorst of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legitaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. Iedereen kan de geldende regels raadplegen.

Landelijke wet- en regelgeving

Op www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Maashorst te vinden.

Lokale wet- en regelgeving

Zoekt u een wet of regel van de gemeente Maashorst? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Maashorst. U kunt ze hier raadplegen.

Beleidsnotities

Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente is eveneens opgenomen en treft u hier.
 

Projecten

De gemeente Maashorst wil ook nadrukkelijk verantwoording afleggen met betrekking tot de z.g. majeure projecten. Per project met een restant krediet van meer dan € 500.000 worden de aspecten planning, budget en risico toegelicht doormiddel van een stoplichtenrapportage.
Op dit moment zijn er in dit taakveld geen projecten die hieraan voldoen.