Bedrijfsvoering en inkomsten - Overhead

Ontwikkelingen

Een stevig fundament voor gemeente Maashorst als organisatie

In alle rollen van de bestuurders en medewerkers is dienstbaarheid aan de samenleving een uitgangspunt. Om dit te kunnen waarmaken is een degelijke en betrouwbare bedrijfsvoering van groot belang; een bedrijfsvoering die doorontwikkelt om onze dienstverlening verder te verbeteren.

Daar waar samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering met andere gemeenten of partijen bijdraagt aan de kwaliteit of efficiency van de bedrijfsvoering, doen we dat. Voorbeelden hiervan zijn het BHIC (Brabants historisch informatie centrum), het Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB) en de Belastingsamenwerking Oost Brabant. In deze organisatie hebben wij, om de kwaliteit te waarborgen, met meerdere overheidsorganisaties uit de regio de verwerking van de gemeentelijke belastingen  gebundeld.

Het goed faciliteren van onze inwoners is de belangrijkste taak van de gemeente. Het accent ligt op het primaire proces. Daarom is een goede balans tussen kwaliteit en kosten van de interne organisatie belangrijk. Met de start van de gemeente Maashorst krijgen nieuwe ambities de ruimte, maar is ook de afspraak gemaakt dat er een taakstelling van structureel € 850.000 gerealiseerd gaat worden.  De realisatie van deze taakstelling wordt in de planning- en controlcyclus meegenomen.

Informatievoorziening automatisering en systeembeheer

Om een hoogwaardige dienstverlening aan onze burgers en bedrijven te waarborgen, blijft de kwaliteit van onze informatiesystemen van essentieel belang. We hebben aanzienlijke vooruitgang geboekt op het gebied van informatievoorziening, E-dienstverlening en ICT-faciliteiten. Verschillende processen zijn geautomatiseerd om efficiëntie te bevorderen.

Een belangrijke ontwikkeling is de implementatie van MS365, waarbij we onze bestanden naar de Cloud verplaatsen om samenwerking binnen en buiten de organisatie te bevorderen.

Op het vlak van ICT hebben we onze beveiligingsmaatregelen verder versterkt. Het datacentrum bij het gemeentehuis in Zeeland is ontbonden en er is een nieuw datacentrum op de werf opgezet om redundantie te waarborgen. Hierdoor zijn we in staat om in geval van grote incidenten uit te wijken naar de werf.

Bovendien hebben we een nieuwe back-upvoorziening aanbesteed en met succes beveiligingsaudits afgerond.

Helpende controle als basis voor de gemeente Maashorst als organisatie

Binnen de gemeente Maashorst zijn we bezig met het opstellen van een visie op control. Deze visie is het uitgangspunt voor de invulling van control. Met het college van B&W en de gemeenteraad hebben we afgesproken dat we bepaalde doelstellingen behalen en hun gewenste maatschappelijke effecten bereiken. De control inspanningen hebben een toegevoegde waarde voor de organisatie en daarmee ook voor de gemeenteraad en onze inwoners, (sociale) ondernemers en bezoekers. Vanuit de intrinsieke motivatie werken we doelmatig en doeltreffend en hebben we de interne beheersing op orde. We doen dit voor ons zelf, het college, de raad en onze inwoners. Uiteraard ontvangen we van toezichthouders zoals de accountant en de rechter graag de bevestiging en is de verantwoording aan hen ook onderdeel van ieders werk.

We hanteren het principe van helpende control. Control draagt bij aan de beheersing van de organisatie en draagt er aan bij dat teammanagers, directie en bestuur die verantwoordelijk zijn voor de sturing van de organisatie en de realisatie van de afgesproken activiteiten die taak op de juiste wijze kunnen invullen en uitvoeren. Dit betekent dus dat wij niet kiezen voor scherp toezicht achteraf (repressieve control), maar voor signaleren, ondersteunen en adviseren (preventief control).

Juridische control wordt in 2023 verder ontwikkeld. In het proces van de herindeling (2021-2022) is de harmonisatie van de gemeentelijke (juridische) processen een belangrijk onderdeel geweest. In 2023 wordt verder gewerkt aan de z.g. juridische functie. Het gaat daarbij om een juiste verdeling van juridische activiteiten en verantwoordelijkheden binnen de organisatie ter waarborging van de juridische kwaliteit, de risicobeheersing, het beheer en de verbetertrajecten van gemeentelijke producten en diensten. Een adequaat ingerichte juridische functie is een essentiële voorwaarde voor juridische kwaliteit, een integrale besluitvorming en kwaliteit van dienstverlening.

We leren van anderen en maken gebruik van benchmarking om de voortgang te controleren en verbeteringen op te pakken. Een benchmark waar wij aan meedoen is “Vensters voor bedrijfsvoering” georganiseerd door ICTU en het VNG.

Ontwikkeling van een nieuwe, gezamenlijke organisatiecultuur

Om aandacht te blijven besteden aan onze organisatiecultuur zijn diverse acties uitgezet. Alle teams geven invulling aan de kernwaarden Ondernemend & Lef, Omgevingsbewust, Samen, Eigenaarschap en Open. Om de kernwaarden te doorleven hebben we verschillende werkvormen ontworpen. Daarnaast hebben we initiatieven genomen die tastbaar zijn, onder andere in de aankleding van ruimtes. Ook de komende tijd blijven we onder de noemer ‘Maashorst klopt…’ aandacht besteden aan cultuur.

Een aantrekkelijke organisatie om in te werken

Maashorst wil zich profileren als een gastvrije gemeente waarin inwoners zich welkom voelen. Daarbij hoort een gastvrije organisatie waarin medewerkers zich welkom voelen. Dit welkom zetten we kracht bij met ons introductieprogramma.
Wij zetten in op een vitale, veilige en plezierige werkomgeving met aandacht voor talentontwikkeling. We investeren in het vinden, binden en boeien van nieuw personeel en van ons huidig personeel. Door de krapte op de arbeidsmarkt gaan we meer werven op basis van talent, potentieel en karakter. Ook bij het doorontwikkelen en kunnen doorstromen van het huidige personeel kijken we naar het benutten en inzetten van het aanwezige talent en potentieel.
Voor het profileren op de arbeidsmarkt als aantrekkelijke werkgever, zetten we tevens in op het regionaal samenwerken voor het aantrekken en behoud van medewerkers. Investeren in opleidingen en het kunnen doorontwikkelen, doorstromen, inzetten op vitaliteit en werkplezier zijn belangrijke aspecten van het HRM-beleid. Dit betekent het investeren in onze medewerkers en het aanbieden van aantrekkelijke lokale arbeidsvoorwaarden en personele regelingen.

In onze organisatie werken we niet alleen volgens de lijnen van de organisatiestructuur, maar ook met programma’s. Dat zijn tijdelijke samenwerkingen op complexe en multidisciplinaire onderwerpen die een hoge politieke, financiële, maatschappelijke en/of organisatorische impact hebben met een grote invloed op de omgeving of de samenleving. Een programma heeft een heldere opdracht en heeft verbinding met de hoofdlijnen van college- en raadprogramma’s. Met deze programmatische manier van werken kunnen we integraal en wendbaar invulling geven aan de doelen van die programma’s. Dat doen we samen met onze partners in de samenleving.

Onze medewerkers verrichten hun werkzaamheden vanuit het gemeentehuis én vanuit huis, of andere locaties. Het afwisselen van werken op kantoor en thuiswerken heet hybride werken. Het nieuwe gemeentehuis is volledig op het hybride werken ingericht.  Voor het totale vastgoed wordt in 2023 een strategisch vastgoedplan uitgewerkt m.b.t. het totale maatschappelijke vastgoed van de gemeente. Deze visie is de basis voor een ontwikkelplan voor de komende jaren waarmee een efficiënt gebruik van ons vastgoed bereikt moet worden. Het Meerjarenplan voor onderhoud van het gemeentelijk vastgoed (MJOP) wordt geactualiseerd en krijgt een accent wat betreft veiligheid, kwaliteit en duurzaamheid.

Een financieel gezonde gemeente

De financiën van de gemeente Maashorst zijn structureel op orde. Een goede balans tussen inkomsten en uitgaven is belangrijk. Eventuele tegenvallers moeten opgevangen kunnen worden. De financiële positie van de gemeente Maashorst is solide, de weerstandcapaciteit goed en de weerstandsratio hoog (zie ook de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing). De vooruitzichten voor 2026 en 2027 zijn nog onduidelijk. De prognose (voor veel gemeenten) is (met de kennis van nu) zorgelijk; echter het Rijk komt binnenkort met voorstellen om gemeenten tegemoet te komen. Dit jaar wordt het systeem van risicomanagement voor de nieuwe gemeente verder ontwikkeld.
Inmiddels is een start gemaakt met de implementatie van een nieuw planning- en controlsysteem (Pepperflow). Met de presentatie van de begroting 2024-2027 in Pepperflow is inmiddels een eerste belangrijke stap gezet. Deze stap wordt nog in 2023 geëvalueerd waarna we met de volgende stap in de P&C-cyclus 2024 verder gaan. Bij dit proces zijn leden van de gemeenteraad betrokken.

Doelen

Wat willen we bereiken?

Een stevig fundament voor gemeente Maashorst als organisatie, waarbij de bedrijfsvoering ondersteunend is aan het primaire proces. Met andere woorden: “De basis op orde”. Na een eerste jaar van de herindeling is de basis steeds meer op orde. Dat betekent niet dat we klaar zijn; ook in 2024 zullen nog diverse zaken geharmoniseerd en verder ontwikkeld moeten worden.
Continu kijken we op welke wijze de bedrijfsvoering beter georganiseerd kan worden. Vanzelfsprekend wordt gekeken op welke ontwikkelingen specifiek geïnvesteerd moet worden

Wat gaan we daarvoor doen?

Overzicht van acties/activiteiten:

 Actie is opgestart en de uitvoering is volgens de (bijgestelde) planning verlopen of is volledig gerealiseerd

 Er is gestart maar de planning loopt achter of de uitvoering is afwijkend

 Nog niet opgestart

	Acties / activiteiten	2023	Indicator	Toelichting
1.	Afronden project 'Opschonen fysiek en digitaal archieven'	2023		Fysiek is 263m archief van oud Uden naar het BHIC overgebracht. Het inscannen van bouwtekeningen Uden 2001-2010 is afgerond.  Het opschonen van digitale archieven staat gepland voor Q4
2.	Actualiseren Meerjarenonderhoudsplan gemeentelijke gebouwen (met accent op duurzaamheid, kwaliteit en veiligheid.	2023		MJOP zal eind 2023 gereed zijn. Aspect duurzaamheid moet hierin nog verwerkt worden.
3.	Ontwikkeling strategisch (maatschappelijk) vastgoedplan m.b.t.een  efficiënte inzet van vastgoed (inclusief de verbetering van de coördinatie hieromtrent)	2023-2024		Wordt in Q1 2024 opgeleverd
4.	Doorontwikkelen ICT-organisatie (beveiliging, microsoft365-omgeving)	continue		MS365 is in 2023 operationeel
5.	Evalueren en bijstellen introductieprogramma nieuwe medewerkers	2023		Programma is uitgespreid naar meerdere bijeenkomsten in de eerste werkweken
6.	Ontwikkeling plan voor vitaal en veilig werken, inclusief aandacht voor Veilige Publieke Taak en integriteit	2023-2024		Agressieprotocol en interventieteam in werking. Verbreding volgt in 2024. Aanhaken bij Brabantse norm weerbare overheid.
7.	Uitvoeren communicatieplan organisatiecultuur	2023		Acties 2023 zijn uitgevoerd
8.	Invoering nieuw planning- en controlsysteem (inclusief software)	2023		Pepperflow is ingevoerd. Per P&C-product wordt Pepperflow meer en meer ingezet.

Wat mag dat kosten?

Eventuele nieuwe accenten met financiële gevolgen worden onderstaand toegelicht (x € 1.000)

Resultaat 2e financiële afwijkingenrapportage 2023 ( x € 1.000)

Samenwerkingen

• Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB)
• Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC)
• Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB)

Wet- en regelgeving

De gemeente Maashorst of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legitaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. Iedereen kan de geldende regels raadplegen.

Landelijke wet- en regelgeving

Via www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Maashorst opgenomen en raadpleegbaar.

Lokale wet- en regelgeving

Zoekt u een wet of regel van de gemeente Maashorst? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Maashorst. U kunt ze hier raadplegen.

Beleidsnotities

Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente zijn eveneens opgenomen en treft u hier.