Bestuur en dienstverlening - Bestuur

Ontwikkelingen

Een bereikbaar bestuur

De samenwerking tussen de gemeente en de gemeenschap is door de jaren heen veranderd. De gemeente en haar bestuur staan niet meer op afstand, maar juist middenin de maatschappij. Om te weten wat er leeft en daarop in te spelen. Het is daarom van belang dat het bestuur dichtbij, zichtbaar en bereikbaar (toegankelijk) is. Dat inwoners en ondernemers bij ze terecht kunnen. Informatie over wat er speelt en leeft halen we ook actief op.

Aan de andere kant willen we als bestuur en ambtelijke organisatie laten zien wat we doen, onder andere door open en transparante communicatie.

Samen denken, samen doen

Maashorst is een krachtige gemeente met zes dorpen die elk een sterke identiteit hebben. Ze worden allen gekenmerkt door een grote inzet en betrokkenheid van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. We geven inwoners ruimte om zelf ideeën, plannen en initiatieven te ontwikkelen, passend bij de landelijke ontwikkelingen van individualisering. Andersom maakt de gemeente Maashorst ook keuzes in de projecten en onderwerpen die wij samen met inwoners willen vormgeven. Participatie in de gemeente Maashorst is daarbij heel belangrijk: daarmee geven we invulling aan onze ambitie “Samen denken, samen doen” en aan onze kernwaarde Samen.

De wijze waarop wij participatie vorm willen geven, bepalen we samen met de gemeenschap. We gaan in gesprek en werken gezamenlijk aan kernenCV’s (lees: curriculum vitae), de Maashorstagenda en uiteindelijk ons participatiebeleid. Deze laatste omvat ons handelingskader als het gaat om participatie in onze gemeente. Participatie bij initiatieven die komen vanuit de gemeenschap, maar zeker ook participatie rondom projecten en beleidsontwikkeling vanuit de gemeente zelf.

Sterk in de regio

Bij het realiseren van hun opgaven staan gemeenten sterker als ze samenwerken. Dit is ook de overtuiging van ons bestuur. Samenwerking versterkt de positie van Noordoost-Brabant. Daar willen wij een constructieve en sterke bijdrage aan (blijven) leveren. We zijn zichtbaar aanwezig in de regio, weten wat daar speelt en nemen daarin onze verantwoordelijkheid. Een mooi voorbeeld daarvan is onze rol binnen de Veiligheidsregio Brabant-Noord.

Om gericht in te kunnen zetten op de voor Maashorst relevante thema's is een regionaal adviseur actief. Deze adviseur legt voortdurend de verbinding van binnen naar buiten en omgekeerd.

Innovatie en klantvriendelijke dienstverlening

We leveren dienstverlening aan inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties die bij hen past. We verbeteren onze digitale dienstverlening nog verder en stimuleren het gebruik hiervan, maar het zal nooit het contact tussen onze inwoners en de gemeente volledig vervangen. We hebben namelijk ook oog voor onze inwoners die niet digitaal zijn ingesteld. In alle gevallen geldt dat de dienstverlening betrouwbaar en duidelijk moet zijn.

De manier waarop er binnen onze organisatie bestuurlijk en ambtelijk intern wordt (samen)gewerkt heeft grote invloed op de kwaliteit van de dienstverlening. We werken klantgericht, kennen de klant, digitaal of fysiek, en spelen in op de vraag. We organiseren onze werkprocessen volgens de zogenaamde methode van serviceformules en klantreizen. In september starten we met het trainen van onze medewerkers.

We meten de dienstverlening continu. We willen namelijk de meest klantvriendelijke gemeente van Brabant worden. Hiervoor hebben we servicenormen vastgesteld, zodat inwoners weten wat ze van ons mogen verwachten. Daarnaast gaan we de inwoners feedback vragen over onze dienstverlening. Deze feedback - samen met de informatie uit onze systemen en klantreizen -vormt de basis voor het verbeteren van onze dienstverlening.

Een uitvraag onder inwoners laat zien dat ze eenvoudige (aan)vragen graag digitaal willen doen. Een ander speerpunt is daarom het digitaliseren van onze dienstverlening en het vergroten van klantgemak. Onze inwoners willen bijvoorbeeld weten wat de status is van hun aanvraag en wie de behandelaar is. 

Door de verdergaande digitaliseringen kunnen we meer tijd besteden aan inwoners die onze ondersteuning hard nodig hebben. Samen met onze inwoners denken we na hoe en waar we hen het beste kunnen helpen.

Ook onze communicatie heeft grote invloed op de kwaliteit van de dienstverlening. De ontwikkeling en implementatie van een schrijfwijzer voor Maashorst en trainingen om de organisatie communicatiever te maken zorgen voor een verbeterslag hierin. Ook optimaliseren we in 2023 onze website (in plaats van het bouwen van een nieuwe), onder andere door de teksten te versimpelen.

Doelen

Wat willen we bereiken?

• Een bereikbaar en zichtbaar bestuur.
• Een intensieve en constructieve samenwerking in de regio.
• Samen denken, samen doen.
• Innovatieve en klantvriendelijke dienstverlening.
• Integraal en anders werken in een wendbare organisatie.

Wat gaan we daarvoor doen?

Overzicht van acties/activiteiten:

 Actie is opgestart en de uitvoering is volgens de (bijgestelde) planning verlopen of is volledig gerealiseerd

 Er is gestart maar de planning loopt achter of de uitvoering is afwijkend

 Nog niet opgestart

	Acties / activiteiten	2023 e.v.	Indicator	Toelichting
1.	Vervolg kennismakingsronde door de kernen in 2023	2023		Ons bestuur is bereikbaar op diverse manieren: door aanwezig te zijn bij voor hem of haar relevante activiteiten, door op werkbezoek te gaan, door zich voor te stellen tijdens de kennismakingsbijeenkomst voor nieuwe inwoners en door aan te sluiten bij bijeenkomsten van de diverse inwonersplatforms.
2.	Onderzoek naar oprichting Jongerenraad Maashorst	2023		Plan van aanpak jongerenparticipatie is gereed en wordt in 2023 voorgelegd ter accordering aan het college.
3.	Vervolg Kindergemeenteraad voor 2023 en verder	2023		In 2023 was er geen kindergemeenteraad in Maashorst. In 2024 wordt bekeken hoe we de basisschooljeugd breder kunnen betrekken bij de gemeente en de democratie.
4.	Onderzoek naar beste inrichtingsvorm voor ‘vast aanspreekpunt voor kern/wijk’ (aandachtwethouder of andere vorm) & dit implementeren	2022-2025		Plan van aanpak is gereed en gaat ter accordering naar het college.  Implementatie schuift door naar 2024.
5.	Deelname in minimaal 3 dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen en regionale samenwerkingsverbanden en ambtelijk kartrekker van minimaal 2 verbanden	2022-2025		We nemen op dit moment deel in 2 dagelijkse besturen van gemeenschappelijke regelingen en we hebben 2 ambtelijke kartrekkers bij verbanden.
6.	Uitvoering programma Participatie: - Kernen CV’s en Maashorstagenda - Participatiebeleid - Ontwikkeling interne organisatie	2022-2025		De kernen CV’s zijn opgeleverd. Focus ligt nu op de verdere concretisering hiervan. Hierdoor schuift de Maashorstagenda door naar 2024. Het participatietraject voor het participatiebeleid start in 2023, het beleid wordt uiteindelijk voorgelegd ter accordering in 2024.
7.	Uniforme manier van werken participatie vanuit advisering participatieadviseurs	2022-2025		Werkwijze is uniform. In 2023 wordt de eerste groep collega’s (buiten de participatieadviseurs) hierin opgeleid.
8.	Training Factor C(ommunicatie) voor organisatie	2023		Team Communicatie is opgeleid (inclusief 5 trainers).
9.	Ontwikkeling en implementatie Schrijfwijzer Maashorst	2023-2024		Schrijfwijzer is gereed, taalcoaches per team zijn getraind. Eerste trainingen voor schrijvende collega’s hebben plaatsgevonden. Loopt door (inclusief borging) in 2024.
10.	Doorontwikkeling digitale dienstverlening: - Meer gebruik van e-formulieren en e-diensten	2022-2025		Er zijn in 2023 10 e-formulieren ontwikkeld.
	- Verbetering van inzicht voor de klant in de stand van zaken van een aanvraag			Via MijnLoket is de stand van zaken van een aanvraag inzichtelijk. Er is een project gestart om hier meer ruchtbaarheid aan te geven.
	- Maatwerk voor de klant			We hebben een start gemaakt vanuit dienstverlening met hostmanship traject. Dit moet helpen bij bewustwording net als het cultuur -traject waarin we focussen op onze kernwaarden (eigenaarschap en omgevingsbewust). Daarnaast zijn we bezig met het afstemmen van de behoefte aan kanalen en persoonlijk contact voor de inwoners
	- Aanspreekpunt voor niet digitale klant			We hebben samenwerking met IDO’s geïntensiveerd. Dat krijgt een vervolg in 2024
	- Onderzoek naar aanvullende kanalen			Onderzoek aanvullende kanalen start eind 2023
	- Digitaal reserveringssysteem gemeentelijke accommodaties			Het reserveringssysteem is in gebruik genomen.
11.	Toegankelijke informatie: - Begrijpelijke taal in publicaties, brieven en op de website - Wet Digitale Toegankelijkheid - Openbaarheid van informatie	2022-2023		Eerste stappen zijn gezet (zie ook punt 9). De website voldoet aan de eisen vanuit de Wet Digitale Toegankelijkheid. Openbaarheid van informatie wordt opgepakt vanuit project WOO (Wet Open Overheid), specifiek gericht op actieve openbaarmaking. Voor 2023 voldoen we hierin aan de eisen.
12.	Optimaliseren van processen en klanttevredenheid: - Meten van de (digitale) dienstverlening	2022-2025		In 2023 is er een systeem aangeschaft om klantfeedback te meten. Daarmee is de 0-meting dienstverlening uitgevoerd. Eind 2023 start de eerste continue meting van de MOR-melding.
	- Inzichtelijkheid (track and trace) van (aan)vragen	2022-2025		Via MijnLoket is de stand van zaken van een aanvraag inzichtelijk. Er is een project gestart om hier meer ruchtbaarheid aan te geven. Dit ontwikkelen we verder door in fases.
	- Invoeren van klantinteractie- en volgsysteem	2022-2025		Er is een project gestart voor implementatie van klantinteractie- en volgsysteem.
	- Klantreizen en procesverbetering op basis van serviceformules	2022-2025		12 Collega's zijn getraind in de klantreis methodiek en er worden 4 klantreizen uitgevoerd in 2023.
	- Intern meldpunt voor overbodige regels	2022-2025		Overbodige regels naar aanleiding van harmonisatie zijn (of worden nog) ingetrokken.
	- Persoonlijk aanspreekpunt per team	2022-2025		Een persoonlijk aanspreekpunt per team is kwetsbaar. We organiseren wel ingangen voor complexe zaken op het ruimtelijk en sociaal domein. In 2023 is dit ook gerealiseerd voor overige (aan)vragen.

Wat mag het kosten?

Eventuele nieuwe accenten met financiële gevolgen worden onderstaand toegelicht (x € 1.000)

Resultaat 2e financiële afwijkingenrapportage 2023 ( x € 1.000)

Samenwerkingen

• Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)
• AgriFoodCapital- Regio Noordoost Brabant
• Samenwerking As50

Wet- en regelgeving

De gemeente Maashorst of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legitaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. Iedereen kan de geldende regels raadplegen.

Landelijke wet- en regelgeving

Op www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Maashorst te vinden.

Lokale wet- en regelgeving

Zoekt u een wet of regel van de gemeente Maashorst? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Maashorst. U kunt ze hier raadplegen.

Beleidsnotities

Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente is eveneens opgenomen en treft u hier.