Bedrijfsvoering en inkomsten - Overhead

Ontwikkelingen

Een stevig fundament voor gemeente Maashorst als organisatie
In alle rollen van de bestuurders en medewerkers is dienstbaarheid aan de samenleving een uitgangspunt. Om dit te kunnen waarmaken is een degelijke en betrouwbare bedrijfsvoering van groot belang; een bedrijfsvoering die doorontwikkelt om onze dienstverlening verder te verbeteren.

Daar waar samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering met andere gemeenten of partijen bijdraagt aan de kwaliteit of efficiency van de bedrijfsvoering, doen we dat. Voorbeelden hiervan zijn het BHIC (Brabants historisch informatie centrum), het Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB) en de Belastingsamenwerking Oost Brabant. In deze organisatie hebben wij, om de kwaliteit te waarborgen, met meerdere overheidsorganisaties uit de regio de verwerking van de gemeentelijke belastingen  gebundeld.

Het goed faciliteren van onze inwoners is de belangrijkste taak van de gemeente. Het accent ligt op het primaire proces. Daarom is een goede balans tussen kwaliteit en kosten van de interne organisatie belangrijk. Met de start van de gemeente Maashorst krijgen nieuwe ambities de ruimte, maar is ook de afspraak gemaakt dat er een taakstelling van structureel € 850.000 gerealiseerd gaat worden.  De realisatie van deze taakstelling wordt in de planning- en controlcyclus meegenomen.

Helpende controle als basis voor de gemeente Maashorst als organisatie

Binnen de gemeente Maashorst zijn we bezig met het opstellen van een visie op control. Deze visie is het uitgangspunt voor de invulling van control. Met het college van B&W en de gemeenteraad hebben we afgesproken dat we bepaalde doelstellingen behalen en hun gewenste maatschappelijke effecten bereiken. De control inspanningen hebben een toegevoegde waarde voor de organisatie en daarmee ook voor de gemeenteraad en onze inwoners, (sociale) ondernemers en bezoekers. Vanuit de intrinsieke motivatie werken we doelmatig en doeltreffend en hebben we de interne beheersing op orde. We doen dit voor ons zelf, het college, de raad en onze inwoners. Uiteraard ontvangen we van toezichthouders zoals de accountant en de rechter graag de bevestiging en is de verantwoording aan hen ook onderdeel van ieders werk.

We hanteren het principe van helpende control. Control draagt bij aan de beheersing van de organisatie en draagt er aan bij dat teammanagers, directie en bestuur die verantwoordelijk zijn voor de sturing van de organisatie en de realisatie van de afgesproken activiteiten die taak op de juiste wijze kunnen invullen en uitvoeren. Dit betekent dus dat wij niet kiezen voor scherp toezicht achteraf (repressieve control), maar voor signaleren, ondersteunen en adviseren (preventief control). 

Juridische control wordt in 2023 verder ontwikkeld. In het proces van de herindeling (2021-2022) is de harmonisatie van de gemeentelijke (juridische) processen een belangrijk onderdeel geweest. In 2023 wordt verder gewerkt aan de z.g. juridische functie. Het gaat daarbij om een juiste verdeling van juridische activiteiten en verantwoordelijkheden binnen de organisatie ter waarborging van de juridische kwaliteit, de risicobeheersing, het beheer en de verbetertrajecten van gemeentelijke producten en diensten. Een adequaat ingerichte juridische functie is een essentiële voorwaarde voor juridische kwaliteit, een integrale besluitvorming en kwaliteit van dienstverlening.

We leren van anderen en maken gebruik van benchmarking om de voortgang te controleren en verbeteringen op te pakken. Een benchmark waar wij aan meedoen is “Vensters voor bedrijfsvoering” georganiseerd door ICTU en het VNG.

Ontwikkeling van een nieuwe, gezamenlijke organisatiecultuur
Onze organisatie is nog jong en in ontwikkeling. Dit geldt voor onze manier van dienstverlening, het beleid, de werkprocessen, maar ook voor onze cultuur. De Maashorst-cultuur moet nog nader vorm krijgen en zich (door)ontwikkeling.  Dit doen we door tijd en aandacht te besteden aan acties rondom onze kernwaarden. Die vormen de spil van onze dienstverlening én van onze cultuur. Die kernwaarden zijn Ondernemend & Lef, Omgevingsbewust, Samen, Eigenaarschap en Open. We willen deze borgen in onze organisatie. Daarom zetten we in ons cultuurtraject een planmatige aanpak van interne communicatie in.

Een aantrekkelijke organisatie om in te werken
Maashorst wil zich profileren als een gastvrije gemeente waarin inwoners zich welkom voelen. Daarbij hoort een gastvrije organisatie waarin medewerkers zich welkom voelen. Dit welkom zetten we kracht bij met ons introductieprogramma.
Wij zetten in op een vitale, veilige en plezierige werkomgeving met aandacht voor talentontwikkeling. We investeren in het vinden, binden en boeien van nieuw personeel en van ons huidig personeel. Door de krapte op de arbeidsmarkt gaan we meer werven op basis van talent, potentieel en karakter. Ook bij het doorontwikkelen en kunnen doorstromen van het huidige personeel kijken we naar het benutten en inzetten van het aanwezige talent en potentieel.
Voor het profileren op de arbeidsmarkt als aantrekkelijke werkgever, zetten we tevens in op het regionaal samenwerken voor het aantrekken en behoud van medewerkers. Investeren in opleidingen en het kunnen doorontwikkelen, doorstromen, inzetten op vitaliteit en werkplezier zijn belangrijke aspecten van het HRM-beleid. Dit betekent het investeren in onze medewerkers en het aanbieden van aantrekkelijke lokale arbeidsvoorwaarden en personele regelingen.

In onze organisatie werken we niet alleen volgens de lijnen van de organisatiestructuur, maar ook met programma’s. Dat zijn tijdelijke samenwerkingen op complexe en multidisciplinaire onderwerpen die een hoge politieke, financiële, maatschappelijke en/of organisatorische impact hebben met een grote invloed op de omgeving of de samenleving. Een programma heeft een heldere opdracht en heeft verbinding met de hoofdlijnen van college- en raadprogramma’s. Met deze programmatische manier van werken kunnen we integraal en wendbaar invulling geven aan de doelen van die programma’s. Dat doen we samen met onze partners in de samenleving.

Onze medewerkers verrichten hun werkzaamheden vanuit het gemeentehuis én vanuit huis, of andere locaties. Het afwisselen van werken op kantoor en thuiswerken heet hybride werken. Het nieuwe gemeentehuis is volledig op het hybride werken ingericht.  Voor het totale vastgoed wordt in 2023 een strategisch vastgoedplan uitgewerkt m.b.t. het totale maatschappelijke vastgoed van de gemeente. Deze visie is de basis voor een ontwikkelplan voor de komende jaren waarmee een efficiënt gebruik van ons vastgoed bereikt moet worden. Het Meerjarenplan voor onderhoud van het gemeentelijk vastgoed (MJOP) wordt geactualiseerd en krijgt een accent wat betreft veiligheid, kwaliteit en duurzaamheid.

Een financieel gezonde gemeente
De financiën van de gemeente Maashorst zijn structureel op orde. Een goede balans tussen inkomsten en uitgaven is belangrijk. Eventuele tegenvallers moeten opgevangen kunnen worden. De financiële positie van de gemeente Maashorst is solide, de weerstandcapaciteit goed en de weerstandsratio hoog (zie ook de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing). Komend jaar wordt het systeem van risicomanagement voor de nieuwe gemeente verder ontwikkeld.
Er is gestart met een keuzetraject voor een nieuw planning- en controlsysteem dat vóór de start van het proces van de programmabegroting 2024 ingericht moet zijn. Bij dit proces zullen leden van de gemeenteraad betrokken worden.

Up-to-date en klantvriendelijke informatievoorziening en digitalisering
Met de herindeling is een goede en stabiele basis gelegd voor een moderne en betrouwbare ICT infrastructuur. De technische infrastructuur is in 2020/2021 vervangen en is de basis voor de gemeente Maashorst. We zetten in om ons applicatielandschap nog beter aan te laten sluiten bij de behoefte van de organisatie en daarnaast om de continuïteit en informatiebeveiliging verder te verbeteren. Daarnaast zorgen we voor een goede ondersteuning van de dienstverlening en bedrijfsvoering in de vorm van  functioneel beheer en consultancy voor de centrale bedrijfsprocessen.

Naast het afronden van de goede basis wordt de focus verlegd naar een moderne informatievoorziening om de ambities van de gemeente Maashorst maximaal te ondersteunen. We zetten daarbij sterk in op de verdere digitalisering van de organisatie en de online dienstverlening. Daarvoor maken we een toekomstgerichte agenda om de visie op informatievoorziening te realiseren. Op basis van deze agenda willen we nieuwe (landelijke en technologische) ontwikkelingen op het juiste moment inzetten zodat zo optimaal mogelijk invulling gegeven kan worden aan de ambitie van de organisatie en het door ontwikkelen van onze dienstverlening. De deelname aan “Dimpact” is daar een goed voorbeeld van. Dimpact is een coöperatieve vereniging van, voor en door gemeenten. De doelstelling van Dimpact is het organiseren van samenwerking en laten ontwikkelen van een oplossing (frontoffice en midoffice) voor gemeentelijke multichannel dienstverlening en zaakgerichte bedrijfsvoering.

Doelen

Wat willen we bereiken?

Een stevig fundament voor gemeente Maashorst als organisatie, waarbij de bedrijfsvoering ondersteunend is aan het primaire proces. Met andere woorden: “De basis op orde”. Na een eerste jaar van de herindeling is de basis steeds meer op orde. Dat betekent niet dat we klaar zijn; ook in 2023 zullen nog diverse zaken geharmoniseerd en verder ontwikkeld moeten worden.
Continu kijken we op welke wijze de bedrijfsvoering beter georganiseerd kan worden. Vanzelfsprekend wordt gekeken op welke ontwikkelingen specifiek geïnvesteerd moet worden.

Wat gaan we daarvoor doen?

Overzicht van acties/activiteiten:

Wat mag dat kosten?

In deze programmabegroting hebben we een aantal nieuwe wensen met financiële gevolgen opgenomen.

(x € 1.000)

Samenwerkingen

• Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB)
• Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC)
• Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB)

Wet- en regelgeving

De gemeente Maashorst of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. Iedereen kan de geldende regels raadplegen.

Landelijke wet- en regelgeving

Via www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Maashorst opgenomen en raadpleegbaar.

Lokale wet- en regelgeving

Zoekt u een wet of regel van de gemeente Maashorst? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Maashorst. U kunt ze hier raadplegen.

Beleidsnotities

Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente zijn eveneens opgenomen en treft u hier.
 

Projecten

Sinds een aantal jaren leggen we ook afzonderlijk verantwoording af over de majeure projecten. Per project met een restant krediet van meer dan € 500.000 worden de aspecten planning, budget en risico toegelicht doormiddel van een stoplichtenrapportage.

Er zijn geen projecten die hieraan voldoen binnen dit taakveld.