Beleid

Een samenwerkingsverband is bedoeld om beleidsdoelen te bereiken.

Hoe kun je daar grip op krijgen?

De gemeenten en besturen van de gemeenschappelijke regelingen in Brabant-Noord, werken reeds met de procedure om te komen tot een betere afstemming in de beleidsprocessen met de deelnemende gemeenten. Dit is het adoptieproces, waarin gemeente Meierijstad als regionale trekker fungeert. In samenspraak met griffiers en de gemeenschappelijke regelingen wordt een jaarplanning opgesteld, zodat kadernota’s, begrotingen en jaarstukken tijdig voorbereid en besproken kunnen worden door de raden. Hierdoor hebben zowel de deelnemers als de gemeenschappelijke regeling een leidraad om het adoptieproces goed te kunnen organiseren.

Waarom het adoptieproces?

Er zijn verschillende redenen hiervoor, maar de belangrijkste zijn:

• Gemeenteraden staan op afstand als gevolg van het werken met gemeenschappelijke regelingen. Het adoptieproces is bedoeld om raden in positie te brengen op tijd een zienswijze op de stukken van de gemeenschappelijke regelingen uit te brengen.
• De gemeenschappelijke regelingen krijgen de zienswijzen van de gemeenten binnen een kort tijdsbestek, zodat zij weten wat er binnen de gemeenten leeft en in staat zijn de zienswijzen te verwerken.
• De betrokken medewerkers van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen werken samen aan de voorzijde bij het opstellen van zienswijzen. Korte communicatielijnen en niet iedereen hoeft het wiel volledig zelf uit te vinden.

Daarnaast hebben de griffiers van Noord-Oost Brabant in het rapport ‘Grip op regionale samenwerkingsverbanden’ verbetervoorstellen gepresenteerd, om de sturing van de raden op de regionale samenwerking te versterken. Deze voorstellen zijn inmiddels ingevoerd.

In het voorstel worden de presidia voorgesteld om een focus/prioritering op een aantal samenwerkingsverbanden te leggen. En voor deze samenwerkingsverbanden één of twee raadsrapporteurs aan te wijzen, die de besluitvorming procesmatig kunnen voorbereiden en de raad kunnen voorzien van informatie. Daarnaast wordt met een interactief proces eens per 4 jaar samen met de raden een concept meerjarig beleidsplan opgesteld.

Er wordt ook voorgesteld om de samenwerking tussen de raden onderling te verbeteren door een regionaal informatiesysteem voor de raden te ontwikkelen en de vergadercycli op elkaar af te stemmen. Tevens stelt men voor om tweemaal per jaar een regionale beeldvormende bijeenkomst te organiseren om meer interactie met de samenwerkingsverbanden te krijgen. Afsluitend wordt het introduceren van adoptiegriffiers voorgesteld om raden bij belangrijke beslissingen vroegtijdig in positie te kunnen brengen.
Tevens proberen de griffiers, na de implementatie, de raden in een positie te brengen waarin zij meer grip krijgen op de gemeenschappelijke regelingen. Dit gebeurt deels binnen de eigen gemeente, deels met elkaar. Zo proberen de griffiers ervoor te zorgen dat de planning van de raadsvergaderingen rondom de GR-en zo veel als mogelijk op elkaar is afgestemd. Tevens zijn er adoptiegriffiers voor een aantal regelingen: Jeugd, ODBN, Veiligheidsregio, Regio Noordoost Brabant en GGD.

Deze adoptiegriffiers hebben periodiek overleg over de stand van zaken m.b.t. de Gemeenschappelijke Regelingen. Zij bespreken of er zaken zijn waar de raad bij betrokken moet worden, en adviseren op welke wijze de raden het best betrokken kunnen worden. Dit om de raden in staat te stellen hun kaderstellende en controlerende rol te kunnen uitvoeren.

Vooraf was afgesproken om na 2 jaar te evalueren, maar deze periode is helaas met een jaar verlengd vanwege corona. Hierdoor is de evaluatie begin 2021 gestart en afgerond in april 2021.
ln de evaluatie staan in principe twee vragen centraal:

1. ln hoeverre zijn de in GRIP voorgestelde maatregelen uitgevoerd?
2. Hebben de maatregelen bijgedragen aan de in GRIP gedefinieerde doelen?

Vraag is 1 is eenvoudig te beantwoorden, de genoemde maatregelen zijn allen uitgevoerd. De nadruk in de evaluatie ligt daarom op de tweede vraag, in hoeverre hebben de uitgevoerde maatregelen daadwerkelijk geleid tot verbeteringen?

De evaluatie is gebeurd door de drie doelgroepen: raadsleden, bestuurders/medewerkers van samenwerkingsverbanden en de griffiers. Er is destijds geen nulmeting uitgevoerd. dus het onderzoek was bij raadsleden vooral gericht op vaststellen hoe ze de huidige situatie ervaren en hoe de waardering is voor de op de raadsleden gerichte maatregelen. Daarnaast zijn enquêtes gehouden, aangevuld met verdiepende interviews. Het streven van de werkgroep is er met name op gericht om een indicatie te krijgen in welke richting verdere verbeteringen nog gezocht kunnen worden. Resultaten zijn in april 2021 opgeleverd.

Bevindingen

Op basis van het onderzoek wordt het volgende geconcludeerd:

1. De in GRIP voorgestelde maatregelen zijn allemaal uitgevoerd.
2. De beperkte deelname aan de enquête door raads- en commissieleden, geeft een indicatie dat regionale samenwerking nog steeds vooral interessant is voor een paar specialisten binnen de fracties.
3. De focus op een beperkt aantal regelingen heeft voor met name de regiosamenwerking Noordoost Brabant en de Veiligheidsregio geleid tot beter zicht op de te maken politieke keuzes. Voor de andere prioritaire samenwerkingsverbanden blijkt dat de informatiepositie nog niet voldoende is en daar nog wel een wereld is te winnen.
4. Van het regionale informatiesysteem wordt weinig gebruik gemaakt en in de praktijk zal de bijdrage van het systeem aan de informatievoorziening aan en informatie-uitwisseling tussen gemeenteraden dus beperkt zijn. Tegelijkertijd geven raads- en commissieleden aan zeker het nut van het systeem wel te zien. Dat laatste geldt dan met name voor informatievoorziening, voor de uitwisseling van standpunten vinden de respondenten het systeem minder nuttig. Doorgaan met het systeem op de huidige wijze is weinig zinvol.
5. De strakkere planning van zienswijzetrajecten hebben geleid tot een makkelijkere inpassing van raadsvoorstellen over regionale samenwerking in de raadscycli. Tot meer onderlinge uitwisseling van standpunten en moties heeft dit echter niet geleid. Ook al niet omdat het regionale informatiesysteem hier niet echt geschikt voor is.
6. Het is niet vast te stellen of de meerjarige beleidsplannen hebben bijgedragen aan de inhoudelijke betrokkenheid van raads- en commissieleden en de politieke discussie. Het experiment bij het nieuwe regioconvenant met het indienen van “regiomoties” is wat dat betreft waardevol. Hoewel juridisch allerlei haken aan ogen aan zitten, gaf dit wel voor het eerst gelegenheid tot een regionale politieke discussie en de mogelijkheid om op regionale schaal mee te praten over plannen en keuzes. Dit is ook iets waarvan uit de commentaren blijkt dat dit gemist wordt.
7. De regionale informatiebijeenkomsten zijn een succes, zowel qua deelname als waardering. Raads- en commissieleden vinden de bijeenkomsten en onderwerpen relevant en nuttig. Belangrijkste punten van kritiek zijn de locatie van de bijeenkomsten en het ontbreken van voldoende mogelijkheden om mee te praten. Het interactiever maken van de bijeenkomsten is een uitdaging.
8. Het systeem van adoptiegriffiers wordt zowel door de samenwerkingsverbanden als de griffiers gewaardeerd. Doordat er eenduidige aanspreekpunten zijn voor de hele regio. is het voor samenwerkingsverbanden makkelijker om afspraken te maken en om te polsen hoe bepaalde zaken regionaal besproken kunnen worden.

Met de komst van de nieuwe Gemeente Maashorst moet het ambtelijk proces rondom verbonden partijen opnieuw ingericht worden. Daarnaast is de Wet Gemeenschappelijke Regelingen gewijzigd. Deze aangepaste wet is per 1 juli 2022 van kracht. Doel van deze wetswijziging is om de volksvertegenwoordigers meer mogelijkheden te geven om de eigen controlerende en kaderstellende rol te versterken en om de democratische legitimatie van de besluitvorming binnen de gemeenschappelijke regelingen te vergroten. Als de gemeenteraad gebruik maakt van deze nieuwe mogelijkheden, dan leidt dit tot een gewijzigd kader waarbinnen de ambtelijke organisatie zal moeten werken
Eind 2022 is gestart met een project om een duidelijk ambtelijk proces voor besluitvorming rondom verbonden partijen op te stellen. Dit project is bijna afgerond waarna de resultaten en aanbevelingen aan de directie voorgelegd zullen worden en implementatie plaats kan vinden.
Afgelopen jaar zijn er wel meerdere bijeenkomsten geweest met de coördinerende ambtenaren om vooruitlopend op de nieuwe werkwijze hen reeds mee te nemen in het proces, kennis en behoeftes te delen en eveneens om uniformering te bereiken. Hiermee zijn gedurende het project reeds stappen gezet richting de nieuwe werkwijze.