Bedrijfsvoering en inkomsten - Overhead
Met overhead bedoelen we alle activiteiten/functies die nodig zijn om de dienstverlening aan inwoners en ondernemers mogelijk te maken.
De activiteiten uit programma 10 zijn nodig om de activiteiten van de programma's 1 tot en met 9 te kunnen uitvoeren. Daarom werken wij ook voortdurend aan het verbeteren van de interne organisatie.
Doelen
Wat willen we bereiken?
Een stevig fundament voor gemeente Maashorst als organisatie, waarbij de bedrijfsvoering ondersteunend is aan het primaire proces. Met andere woorden: “De basis op orde”. Na een eerste jaar van de herindeling is de basis steeds meer op orde. Dat betekent niet dat we klaar zijn; ook in 2023 zullen nog diverse zaken geharmoniseerd en verder ontwikkeld moeten worden.
Continu kijken we op welke wijze de bedrijfsvoering beter georganiseerd kan worden. Vanzelfsprekend wordt gekeken op welke ontwikkelingen specifiek geïnvesteerd moet worden. georganiseerd kan worden. Vanzelfsprekend wordt gekeken op welke ontwikkelingen specifiek geïnvesteerd moet worden.
Wat hebben we bereikt?
Met het programma “De basis op orde” (2022-2023) zijn we erin geslaagd om de bedrijfsvoering van de organisatie beter te organiseren. Dat betekent dat wij in het verlengde daarvan de dienstverlening aan onze inwoners, bedrijven, instellingen op een hoger niveau gebracht hebben. Dit blijkt ook uit het cijfer 7 wat onze inwoners de organisatie gemeente Maashorst gegeven hebben.
De organisatie heeft in de twee jaren van de herindeling en zeker in 2023 veel opgepakt en er zijn ook extra taken geweest: Oekraïneopvang, Noodopvang (van der Valk), veel harmonisatievraagstukken, wisseling burgemeester en gemeentesecretaris. In combinatie met de huidige krappe arbeidsmarkt is het gelukt om stappen te zetten. Veel functies hebben we weten in te vullen. We zetten in om een aantrekkelijke werkgever te zijn. We geven medewerkers ruimte om hun talenten te ontwikkelen. Dit komt naar voren in de opgestelde HRM-visie, leer- en ontwikkelstrategie en arbeidsmarktstrategie.
Op functies die we niet met vacatures kunnen invullen, huren we in. Ook op een aantal projecten huren we in. Het totaal aan inhuurkrachten was 11% van de totale bezetting.
De ingezette organisatieontwikkeling zetten we door in 2024. Daarin nemen we de resultaten mee van het onderzoek dat is uitgevoerd naar de toekomstbestendigheid van onze organisatie.
Het ziekteverzuimcijfer was in 2023 6,04% (in 2022 was dit 6,33%). Corona-effecten (toch nog) en een hoge werkdruk worden als belangrijkste oorzaken aangegeven. De leidinggevenden bespreken dit regelmatig met de medewerkers.
Ook in 2023 zijn we druk geweest met de harmonisatie van beleid, processen en systemen. Inmiddels is bijna 100% daadwerkelijk geharmoniseerd.
In 2023 is de verbouwing van het gemeentehuis volgens planning opgeleverd en is het werkplekconcept volledig ingevoerd. Dit naar tevredenheid van de medewerkers.
Wat hebben we daarvoor gedaan?
Overzicht van acties/activiteiten:
Actie is opgestart en de uitvoering is volgens de (bijgestelde) planning verlopen of is volledig gerealiseerd
Er is gestart maar de planning loopt achter of de uitvoering is afwijkend
Nog niet gestart
| Acties / activiteiten | 2023 | Indicator | Toelichting | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Opschonen fysiek en digitaal archief. | 2023 | |
Fysiek is 263m archief van oud Uden naar het BHIC overgebracht. Het inscannen van bouwtekeningen Uden 2001-2010 is afgerond. Het opschonen van digitale archieven krijgt in 2024 prioriteit. In 2023 lag de prioriteit op het fysieke archief vanwege de verbouwing van de archiefkelder. Deze verbouwing was nodig om te voldoen aan de eisen van klimaatbeheersing in het archief. |
| 2. | Actualiseren Meerjarenonderhoudsplan gemeentelijke gebouwen (met accent op duurzaamheid, kwaliteit en veiligheid. | 2023 | |
Het MJOP (meer-jaren onderhoudsplan gebouwen) wordt in het eerste kwartaal 2024 opgeleverd. In dit programma krijgt duurzaamheid (gefaseerd) extra aandacht. De meest urgente zijn Q3 20204 gereed en rest naar verwachting Q4 2024. |
| 3. | Ontwikkeling strategisch (maatschappelijk) vastgoedplan m.b.t. een efficiënte inzet van vastgoed (inclusief de verbetering van de coördinatie hieromtrent) | 2023-2024 | |
Dit plan wordt eind Q2 2024 opgeleverd |
| 4. | Doorontwikkelen ICT-organisatie (beveiliging, microsoft365-omgeving) | continue | |
MS365 is geïmplementeerd. Uitwijk locatie is operationeel. Plan opgesteld voor de doorontwikkeling van IT-Beveiliging. Daarnaast is een stap gemaakt richting werken in de cloud.
In 2023 zijn voorbereidingen getroffen voor de gestructureerde uitrol van de Wet Open Overheid (WOO). |
| 5. | Evalueren en bijstellen introductieprogramma nieuwe medewerkers | 2023 | |
Dit programma is een vaste waarde in de start van nieuwe collega's. |
| 6. | Ontwikkeling plan voor vitaal en veilig werken, inclusief aandacht voor Veilige Publieke Taak en integriteit | 2023-2024 | |
Agressieprotocol is in werking. Verbreding in Veilig Publieke Taak volgt in 2024. Implementatie Brabantse norm weerbare overheid loopt volgens planning. |
| 7. | Uitvoeren communicatieplan organisatiecultuur | 2023 | |
Acties 2023 zijn uitgevoerd |
| 8. | Invoering nieuw planning- en controlsysteem (inclusief software) | 2023 | |
Het eerste P&C-instrument "Begroting 2024” in Pepperflow ingevoerd. Per P&C-product wordt Pepperflow meer en meer ingezet. |
Wat heeft het gekost?
Eventuele nieuwe accenten met financiële gevolgen lichten we hieronder toe.
(x € 1.000)
| Extra begroot in Programmabegroting 2023 | inv | 2023 | 2024 | 2025 | 2026 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Aanschaf reserveringssysteem gemeentelijke accommodaties plus ontwikkelen strategisch vastgoedplan | 130 | 5 | 5 | 5 | ||
| Arbeidsmarktcommunicatie onboarding | 4 | 4 | 4 | 4 | ||
| Plaatsen van 2 trainees | 155 | 155 | 155 | 155 | ||
| Vitaliteitsprogramma | 50 | 50 | 50 | 50 | ||
| Accent op de Veilige Publieke Taak | 50 | 50 | ||||
| Invoeren van een nieuw Planning&Control-systeem | 25 | 25 | 25 | 25 | ||
| Vernieuwen website | 30 | 15 | 15 | 15 | ||
| Uitwerking schrijfstijl gemeente Maashorst | 25 | |||||
| Invoering factor C team communicatie | 15 | |||||
| IT-strategie Maashorst | 25 | |||||
| Doorontwikkeling IT-beveiliging | 50 | 25 | 25 | 25 | 25 | |
| Onderzoek data gedreven onderzoek | 20 | |||||
| Doorontwikkeling Microsoft 365 omgeving | 75 | |||||
| Geautomatiseerd anonimiseren documenten | 55 | 25 | 25 | 25 | ||
| Ontwikkeling digitaal reserveringssysteem accommodaties | 25 | 5 | 5 | 5 | 5 | |
| Vergroten digitaal toegankelijke producten | 100 | 75 | 75 | 75 | ||
| Invoering systeem 'Integraal Klantbeeld' | 30 | 15 | 15 | 15 | ||
| Dashboard en advies | 23 | 25 | 20 | 20 | ||
| Arbeidsmarktcommunicatie optimaliseren | 60 | 60 | 60 | |||
| Cultuurtraject organisatie | 50 | 50 | 50 | |||
| Werkbudget communicatie en creatie | 20 | 20 | 20 | 20 | ||
| Verhoging advertentiekosten printmedia | 25 | |||||
| Heraanbesteden uitwijk- en backup faciliteiten | 20 | 30 | ||||
| 3e lijns ondersteuning systeembeheer | 50 | 25 | 25 | 25 | ||
| Beheerpakket openbare ruimte | 135 | 35 | 35 | 35 | ||
| Verwerven nieuw intranet | 30 | |||||
| Servicedesk applicatie | 13 | 13 | 13 | 13 | ||
| Ontwikkelingen ICT | 30 | |||||
| Rolgebaseerde toegangscontrole informatiesystemen | 75 | |||||
| Datawarehouse | 15 | |||||
| Ontwikkeling zaaksysteem | 15 | |||||
| Informatieveiligheid evalueren plus uitvoeren en ontwikkelen verbeterplan | 5 | 10 | 10 | 10 | ||
| Cybergevolgbestrijding en voorbereiden gevolgen cyberincident | 10 | 10 | 10 | 10 | ||
| Risico-analyse (IBD gemeenten) uitvoeren en verbeterplan | 20 | 15 | 15 | 15 | ||
| ISMS invoeren | 12 | 3 | 3 | 3 | ||
| Digitalisering en datagedreven werken | 10 | 5 | 5 | 5 | ||
| Doorontwikkeling elektronische handtekening | 60 | 30 | 30 | 30 | ||
| Kennismaking/vernieuwing samenwerking Lippstadt-Maashorst | 35 | |||||
| Uitbreiding formatie applicatiebeheer | 226 | 226 | 226 | 226 | ||
| uitbreiding formatie strategisch informatiemanager | 107 | 107 | 107 | 107 | ||
| koppelen klimaatinstallatie gemeentehuis aan WKO theater Markant | 550 | 21 | 41 | 41 | 40 | |
| Totaal | 625 | 1.861 | 1.129 | 1.119 | 958 |
Resultaat 2e financiële afwijkingenrapportage 2023 ( x € 1.000)
| Omschrijving | 2023 structureel |
2024 structureel |
2025 structureel | 2026 structureel | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| voordeel | nadeel | voordeel | nadeel | voordeel | nadeel | voordeel | nadeel | |
| Aframen detacheringsvergoeding projectleider ondermijning Maas en Leijgraaf | 50 | 50 | 50 | 50 | ||||
| Wet Open Overheid | 66 | |||||||
| Vervanging tractor, verhogen krediet 2024 (met € 57.500) | 0 | 3 | 6 | 6 | ||||
| (< € 50.000) | ||||||||
| Verzekeringen personeel | 10 | 10 | 10 | 10 | ||||
| OR-budget | 7 | |||||||
| Omzetten budget voor BGT taken | 35 | 35 | 35 | 35 | 35 | 35 | 35 | 35 |
| Informatieveiligheid | 42 | |||||||
| Investeringskrediet Glasvezelkabel (€ 72.500) | 4 | 8 | 8 | 8 | ||||
| Vervallen Investeringskrediet Reserveringssysteem accommodaties (-/- € 25.000) | 3 | 5 | 5 | 5 | ||||
| Basisregistratie Grootschalige Topografie(inv 27K) | 3 | 6 | 6 | 6 | ||||
| Licenties Defender Antivirus | 15 | 20 | 20 | 20 | ||||
| Dashboard en advies | 20 | |||||||
| Integraal Beheer Openbare Ruimte (IBOR) | 35 | 35 | 35 | 35 | ||||
| Opslagzolder gemeentewerf | 15 | |||||||
| Uitstel verkoop gemeentewerf Schaijk | 41 | 41 | ||||||
| Werkkleding toezichthouders en gebiedsregisseurs | 11 | 3 | 3 | 3 | ||||
| Aframen budget printkosten | 13 | 13 | 13 | 13 | ||||
| Raadscommunicatieplan | 25 | |||||||
| Hogere kosten afval gemeentehuis Uden en Zeeland | 18 | |||||||
| Totaal | 239 | 209 | 130 | 134 | 89 | 137 | 88 | 137 |
( x € 1.000)
| Omschrijving | 2023 incidenteel |
2024 incidenteel |
2025 incidenteel | |||
|---|---|---|---|---|---|---|
| voordeel | nadeel | voordeel | nadeel | voordeel | nadeel | |
| Integraal Beheer Openbare ruimte (IBOR) | 355 | |||||
| (< € 50.000) | ||||||
| Totaal taakveld | 355 | |||||
Samenwerkingen
- Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB)
- Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC)
- Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB)
Wet- en regelgeving
De gemeente Maashorst of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legitaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. Iedereen kan de geldende regels raadplegen.
Landelijke wet- en regelgeving
Via www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Maashorst opgenomen en raadpleegbaar.
Lokale wet- en regelgeving
Zoekt u een wet of regel van de gemeente Maashorst? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Maashorst. U kunt ze hier raadplegen.
Beleidsnotities
Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente zijn eveneens opgenomen en treft u hier.