Rechtmatigheidsverantwoording

Inleiding

Met ingang van 2023 verantwoord het college middels de rechtmatigheidsverantwoording over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties van de jaarrekening. Dit betekent dat o.a. via een verbijzonderde interne controle is vastgesteld of de drie hiervoor geldende rechtmatigheidscriteria zijn nageleefd:

• Begrotingscriterium: het handelen binnen de budgettaire kaders die de gemeenteraad stelt in de begroting en begrotingswijzigingen;
• Voorwaardencriterium: de naleving van wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader dat op 23 maart 2023 door de gemeenteraad is vastgesteld;
• Misbruik & Oneigenlijk gebruik criterium: het in voldoende voeren van een beleid om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsmiddelen te voorkomen.

Als norm voor het rechtmatig handelen is in de Financiële verordening gemeente Maashorst besloten een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan reserves). Op basis van de jaarrekening 2023 betekent dit een verantwoordingsgrens van € 2.107.260. Uit de intern uitgevoerde controles blijken cumulatieve bevindingen die deze grens overschrijden. Geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 worden in deze paragraaf nader toegelicht.

Nadere toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording

Begrotingscriterium
De uitleg van het begrotingscriterium zoals deze gedurende het jaar duidelijk is geworden in diverse documenten en uitlatingen (waaronder de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV) heeft laten zien dat hier een verschil kan ontstaan ten opzichte van de situatie de afgelopen jaren. In de jaren hiervoor lag de focus op overschrijdingen van de lasten en kredieten.

Nu gaat het niet alleen over overschrijdingen van de lasten, maar over alle afwijkingen: het gaat dus ook over onderschrijdingen van de lasten en over- en onderschrijdingen van de baten. Feitelijk gaat het dus om iedere afwijking ten opzichte van de begroting, tenzij deze tijdig aan de raad is gemeld. Wat tijdig is moet afgesproken worden tussen raad en college. In de financiële verordening zijn hier echter geen expliciete afspraken over gemaakt.

Uitgangspunt en gespreksonderwerp is steeds geweest dat de reikwijdte van de rechtmatigheid niet veranderd en dat aangesloten wordt bij wat de accountant voorheen deed. Dit betekent dat voor het melden van onderschrijding van de lasten en over- en onderschrijdingen van de baten de jaarrekening als acceptabel wordt beschouwd.

Dit laat onverlet dat formeel de totale over- en onderschrijdingen van de baten en lasten op de programmaonderdelen en investeringsbudgetten € 2.787.000 bedragen. Dit hele bedrag telt dus mee als begrotingsonrechtmatigheid voor de rechtmatigheidsverantwoording. De geconstateerde overschrijdingen zijn daarmee weliswaar formeel onrechtmatig, maar passen, met uitzondering van de kredietoverschrijdingen, binnen het vastgestelde beleid en zijn daarom als acceptabel geduid. Toelichting op deze afwijkingen is opgenomen bij de programma onderdelen.

Voor de kredieten is sprake van een overschrijding van € 234.000 op 7 kleinere (< € 100.000) kredieten.

De oorzaken van overschrijding van de kredieten zijn formeel onrechtmatig. Er zijn echter plausibele reden waardoor dit heeft plaatsgevonden en in de toekomst voorkomen kan worden.

Voorwaardencriterium
Het college heeft op basis van het voorwaardencriterium de rechtmatigheid gecontroleerd. De normen voor het voorwaardencriterium zijn gebaseerd op de eisen die afkomstig zijn uit verschillende interne en externe regelgeving die bij de uitvoering van financiële beheershandelingen van de gemeente van toepassing zijn.

In het kader van het proces inkoop betrekken wij de naleving van de Europese aanbestedingsregels in onze controle. De interne aanbestedingsregels, zoals vastgelegd in het inkoopbeleid van de gemeente Maashorst, maken geen deel uit van de rechtmatigheidscontrole. Dat vanwege het besluit van de raad om deze interne aanbestedingsregels buiten het normen- en toetsingskader te houden.

Onze rechtmatigheidscontrole op het proces inkoop (en aanbesteden) heeft het afgelopen verslagjaar onrechtmatigheden opgeleverd tot een bedrag van € 1.531.000. Deze kunnen als volgt worden toegelicht:

• Brandstoffen voor voertuigen (€ 133.000). De verwachting was dat de kosten voor brandstoffen zouden afnemen als gevolg van elektrificeren van voertuigen. In verband met de fusie tussen de gemeenten Uden en Landerd werd pas in 2023 duidelijk dat de kosten toch hoger zijn en de Europese grens overschreden zou worden. In het najaar van 2023 is actie ondernomen en is de aanbesteding voorbereid. Deze onrechtmatigheid zal niet meer van toepassing zijn als het nieuwe contract ingaat op 1 mei 2024.
• Maaltijdvoorzieningen opvang Oekraïners (€ 121.000). In 2022 zijn de kosten niet onrechtmatig omdat er snel gehandeld moest worden in verband met de crisis situatie. In 2023 bleek dat de maaltijdvoorziening aanbesteed moest worden omdat de situatie langer duurt dan vooraf gedacht. In het eerste kwartaal van 2023 is er een aanbestedingstraject doorlopen en is de opdracht rechtmatig gegund aan een andere partij. De inkoop van maaltijden in het eerste kwartaal van 2023 is onrechtmatig omdat eerder voorzien had kunnen worden dat de Europese grens zou worden overschreden.
• Beveiliging Oekraïners (€ 1.277.000). Tijdens de start van de Oekraïne-opvang bleek dat vanuit veiligheid en brandveiligheid continu beveiliging aanwezig moest zijn in de opvanglocaties. Er was maar 1 partij beschikbaar die de mogelijkheid had om iets voor onze gemeente te kunnen betekenen. Deze partij kon na de zomer van 2022 de kwaliteit van de beveiliging niet meer borgen en ook de bemensing stond continu onder druk. Toen is er navraag gedaan bij 2 partijen. Het bleek dat er maar 1 partij was die zou kunnen leveren (partij x), de andere partij (partij y) zou namelijk als ze de opdracht zouden krijgen van onze gemeente, mensen gaan inhuren bij datzelfde bedrijf (partij x). Toen is gekozen voor partij x. In 2024 wordt de beveiliging aanbesteed. Dan wordt de hele markt nog een keer benaderd.

Het bedrag aan onrechtmatigheden is hoger dan het voorgaande verslagjaar 2022. De maatregelen die de organisatie heeft getroffen zijn gericht op het aanbesteden van betreffende inkopen in 2024 en het aanspreken van budgethouders op de onrechtmatigheden. Daarnaast merken wij op dat de rechtmatigheid op ons inkoopproces vooralsnog niet structureel is geborgd en de beheersing alsmede verantwoording van onze inkoop uitgaven nog kunnen worden verbeterd.
In de komende periode wordt door de gemeentelijke organisatie bovenstaande bevindingen opgepakt. Hierbij is een nauwe samenwerking met de organisatie BIZOB die ons ondersteunt bij het inkoopproces.

Onduidelijkheden

Onduidelijkheden verwijzen naar situaties waarin onvoldoende informatie of bewijs aanwezig is om de juistheid en rechtmatigheid van financiële transacties of verslaggeving te bevestigen. Dit kan ontstaan door incomplete of inconsistente gegevens, beperkte toegang tot noodzakelijke documenten, of complexe omstandigheden die een eenduidige conclusie bemoeilijken.

Bij de controle op aanbestedingsrechtmatigheid is sprake van een x-tal onduidelijkheden. Voor een correcte beoordeling van de rechtmatigheid van de totstandkoming van inkopen was informatie nodig uit de voormalige gemeenten Uden en Landerd. Informatie is verkregen via My-Lex, het Zaaksysteem en medewerkers binnen de organisatie. Helaas bleek dat er geen oordeel kon worden geveld over een bedrag van € 1.102.512. De gegevens die nodig zijn om dit bedrag te verantwoorden, waren niet volledig beschikbaar. Het gebruik van My-Lex leverde niet de gewenste resultaten op, omdat de zoekresultaten te breed en te omvangrijk waren. De gemeente Maashorst concludeert dat door overmacht zij niet in staat was om een deel van de financiële rechtmatigheid vast te stellen. Dit oordeel betekent dat er een zekere mate van onduidelijkheid blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven die zijn onderzocht

Het bedrag blijft binnen de gestelde grenzen, waardoor het geen invloed heeft op de rechtmatigheidsverantwoording.

Misbruik & oneigenlijk gebruik
Het college heeft de juistheid en volledigheid van de gegevens, die door belanghebbenden zijn verstrekt, op basis van het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik gecontroleerd. Dit om aan te tonen dat men voldoet aan de voorwaarden, zodoende dat misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving door de gemeente Maashorst kan worden voorkomen en bestrijd.

Het beleid dat de gemeente voert om misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen is met name ingebed in processen van de gemeentelijke organisatie(onderdelen) en in haar eigen regelgeving. Uit de rechtmatigheidscontroles van ons college blijken geen onrechtmatigheden in het kader van het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

De commissie BBV heeft in de kadernota rechtmatigheid 2023 de aanbeveling gedaan aan gemeenten om een overkoepelende beleid(notitie) op te stellen waarin de gemeente haar visie, uitgangspunten, werkwijze en model risico analyse misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving duidt. In deze notitie kan de gemeente Maashorst ook haar maatregelen ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving opnemen. Wij hebben nog geen overkoepelend M&O-beleid. Dit beleid zal in 2024 worden opgesteld.

Jaarverslag Functionaris gegevensbescherming

De gemeente Maashorst heeft een systeem voor juridische kwaliteitszorg (JKZ). Jaarlijks wordt hiervoor een jaarverslag opgesteld. Klik voor dit verslag hier. (DOCX, 188.9 kB)

Jaarverslag bezwaarschriftencommissie

Jaarlijks wordt er een jaarverslag opgesteld vanuit de bezwaarschriftencommissie. Hier (PDF, 159.2 kB) vindt u het eerste jaarverslag van de gemeente Maashorst.

Jaarverslag juridische kwaliteitsgegevens

De gemeente Maashorst heeft een systeem voor juridische kwaliteitszorg (JKZ). Jaarlijks wordt hiervoor een jaarverslag opgesteld. Klik voor dit verslag hier (DOCX, 47.2 kB)