Bedrijfsvoering en inkomsten - Overhead

Ontwikkelingen

De bedrijfsvoeringsfuncties zijn erop gericht dat het primaire proces zo optimaal mogelijk georganiseerd kan worden. Ofwel: de bedrijfsvoeringsfuncties zijn dienstverlenend aan de dienstverlening aan de inwoners van Maashorst.

Daar waar samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering met andere gemeenten of partijen bijdraagt aan de kwaliteit of efficiency van de bedrijfsvoering, doen we dat. Voorbeelden hiervan zijn de Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB) en het Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB). De verwachting is dat we in 2023 (als gevolg van meer aanbestedingen) een hogere vergoeding moeten betalen. Wat betreft de gemeentelijke belastingen is de samenwerking dusdanig dat wij, om de kwaliteit te waarborgen, de organisatie met meerdere gemeenten en het Waterschap uit de regio in die BSOB gebundeld hebben.

Het goed faciliteren van onze inwoners is de belangrijkste taak van de gemeente. Het accent ligt op het primaire proces. Daarom zijn we scherp op de balans tussen kwaliteit en kosten van de interne organisatie. Met de start van de gemeente Maashorst krijgen nieuwe ambities de ruimte, maar is ook de afspraak gemaakt dat er een taakstelling van structureel € 850.000 gerealiseerd gaat worden.  De realisatie van deze taakstelling wordt in de planning- en controlcyclus meegenomen. Voor de jaren 2022 en 2023 zijn de taakstellingen al gerealiseerd.

In een gastvrije organisatie voelen niet alleen inwoners zich welkom, maar ook de medewerkers van de gemeente Maashorst. Zij kunnen zich ontwikkelen in hun vakgebied en kunnen hun vaardigheden vergroten. Als werkgever maken we dit mede mogelijk door budget en tijd beschikbaar te stellen voor opleidingen. Daarnaast is een start gemaakt met vitaliteit voor de organisatie en dit breiden we in de komende maanden en het volgende jaar verder uit.

We leren van anderen en maken gebruik van benchmarking om de voortgang te controleren en verbeteringen op te pakken. Een benchmark waar wij aan meedoen is “Vensters voor bedrijfsvoering” georganiseerd door ICTU en het VNG.

Informatievoorziening automatisering en systeembeheer

In kader van de herindeling is het gehele applicatielandschap geharmoniseerd en hebben diverse aanbestedingen voor nieuwe informatiesystemen plaatsgevonden. De basisregistraties zijn gemigreerd naar de gemeente Maashorst. Er is een nieuw werkplekconcept in voorbereiding op de nieuwe huisvesting ontwikkeld en uitgerold onder alle medewerkers. Het IT-landschap is compleet vernieuwd en er is een nieuwe oplossing voor telefonie geïmplementeerd. De systemen en hardware van de balies zijn vervangen. Er is een start gemaakt met het vervangen van het complete netwerk van het gemeentehuis en alle verbindingen zijn vernieuwd. Er zijn voorzieningen getroffen voor diverse tijdelijke locaties. We gaan komende periode met het afronden van de enorme operatie en zullen dan inzetten op verbetering en ontwikkeling waarbij ingezet zal gaan worden op digitalisering, elektronische dienstverlening, verbetering van de continuïteit en professionalisering van de IT-organisatie.

Informatievoorziening informatie- en gegevensbeheer

De fysieke archieven van Uden en Landerd zijn in 2023 grotendeels opgeschoond en worden overgedragen aan BHIC. De digitale archieven van Landerd en Uden zijn ondergebracht in My-Lex Legacy of zijn gemigreerd naar archiefwaardige vak-applicaties. De zaaksystemen (Corsa Uden en E-suite Landerd) zijn grotendeels opgeschoond en worden op termijn overgedragen aan het e-depot van het BHIC. Voor het zaaksysteem van Maashorst wordt een beheersplan opgesteld.
Ook voor de ongestructureerde data (fileshares) en andere gegevensplatformen (bijvoorbeeld teams en Sharepoint, mailboxen etc.) worden beheerplannen opgesteld.
Medio 2023 moet het archiefbeleid van de gemeente Maashorst op de rit zijn.

Doelen

Wat willen we bereiken?

Een efficiënte organisatie, waarbij de bedrijfsvoering ondersteunend is aan het primaire proces. Met andere woorden: “De basis op orde”.
Continue kijken we op welke wijze de bedrijfsvoering optimaal georganiseerd kan worden. Vanzelfsprekend wordt gekeken in welke ontwikkelingen specifiek geïnvesteerd moet worden. Zo is het budget voor ICT inmiddels op het niveau om de gewenste kwaliteit te waarborgen.

Wat gaan we daarvoor doen?

Overzicht van acties/activiteiten:

 Afgerond / gerealiseerd

 Gestart / onderhanden

 Nog niet gestart

	Acties / activiteiten	2022	Indicator	Toelichting
1.	Opschonen fysiek en digitaal archief.	2022		Inmiddels is het fysieke archief van de voormalige gemeente Uden opgeschoond en volgt het archief van de voormalige gemeente Landerd in de 1e helft 2023.
2.	Kwaliteitsverbetering van de nauwkeurigheid BAG-WOZ door de m2 van woningen te controleren door extra formatieve inzet.	2022		In samenwerking met BSOB is dit project in het laatste kwartaal 2022 afgerond
3.	Voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot kwaliteit en veiligheid gemeentelijke gebouwen.	continue		De organisatie is gestart met de actualisatie van het meerjarig onderhoudsplan inclusief de vanuit het bestuursakkoord wenselijke duurzaamheidskaders)De verwachte oplevering MJOP (inclusief duurzaamheidsmaatregelen) zal Q2 2023 zijn.
4.	Efficiënte inzet van vastgoed (verbeteren coördinatie hieromtrent) .	continue		Inventarisatie data t.b.v. Strategisch vastgoedplan wordt opgehaald. De verwachte oplevering Q1 2023. Daarnaast is gestart met onderzoek naar vervanging (2023) en verbetering van het vastgoed beheer en reserveringssysteem. De investering die hier mee gemoeid is  inmiddels opgelopen tot € 42.350 excl. BTW (Bij aanschaf 2 systemen).
5.	Upgrade applicaties t.b.v. nieuwe ontwikkeling in het sociale domein.	continue		•  Doorontwikkeling digitale dienstverlening sociaaldomein • Inrichten en doorontwikkeling systemen
6.	Doorontwikkelen ICT-organisatie.	continue		Professionaliseren  procedures, kennis en organisatie • Doorontwikkeling diverse systemen en faciliteiten • Blijvend voldoen aan security technische eisen
7.	Bij inkoop en aanbesteding optimaal gebruik maken van het bedrijfsleven in Maashorst en nabije regio. Passend binnen het huidig inkoop- een aanbestedingsbeleid.	Continue		Inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld. Inkoopvoorwaarden worden in 2022 geharmoniseerd ‘’
8.	Goed werkgeverschap /  grensoverschrijdend gedrag.	Continue		- Voor onboarding van medewerkers is een onboardingsapp in gebruik genomen. Daarnaast volgt iedere nieuwe medewerker een introductiedag. - HR-visie volgt in 1e helft 2023. - Alle teams hebben een workshop grensoverschrijdend gedrag gevolgd. De opgehaalde input moet nog worden verwerkt in intern beleid.
9.	Afronding project Digitalisering archieven Landerd/Uden.	2023		Afronding project in de 1e helft 2023. Er zal ook en verzoek tot overheveling budget ingediend worden. Deel voormalige gemeente Uden is afgerond.

Wat mag dat kosten?

Eventuele nieuwe accenten met financiële gevolgen worden onderstaand toegelicht (x € 1.000)

Resultaat 2e financiële afwijkingenrapportage 2022 ( x € 1.000)

( x € 1.000)

Samenwerkingen

• Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB)
• Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC)
• Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB)

Wet- en regelgeving

De gemeente Maashorst of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legitaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. Iedereen kan de geldende regels raadplegen.

Landelijke wet- en regelgeving

Via www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Maashorst opgenomen en raadpleegbaar.

Lokale wet- en regelgeving

Zoekt u een wet of regel van de gemeente Maashorst? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Maashorst. U kunt ze hier raadplegen.

Beleidsnotities

Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente zijn eveneens opgenomen en treft u hier.
 

Projecten

Sinds een aantal jaren leggen we ook afzonderlijk verantwoording af over de majeure projecten. Per project met een restant krediet van meer dan € 500.000 worden de aspecten planning, budget en risico toegelicht doormiddel van een stoplichtenrapportage.

Er zijn geen projecten die hieraan voldoen binnen dit taakveld.