Bedrijfsvoering en inkomsten - Overhead

Doelen

Wat willen we bereiken?

Een efficiënte organisatie, waarbij de bedrijfsvoering ondersteunend is aan het primaire proces. Met andere woorden: “De basis op orde”. Continue kijken we op welke wijze de bedrijfsvoering optimaal georganiseerd kan worden. “De basis op orde” is ook de titel van het programma dat in 2022-2023 uitgevoerd is/wordt. Stap voor stap werken we naar een gezonde basis voor de gemeente Maashorst. Vanzelfsprekend wordt gekeken in welke ontwikkelingen specifiek geïnvesteerd moet worden.

Wat hebben we bereikt?

Met het programma “De basis op orde” slagen we er steeds meer in om de bedrijfsvoering van de organisatie beter te organiseren, met het uiteindelijke doel om de dienstverlening aan onze klanten te verbeteren:

• Op 1 januari 2022 ontstond onze nieuwe organisatie. Op dat moment zijn een volledig nieuwe personeels- en salarisadministratie ingericht. De eerste salarisbetaling is zonder veel problemen verlopen.
• De vacaturestop in aanloop naar de herindeling zorgde vanaf november 2021 tot enkele maanden in 2022 voor meer dan honderd vacatures. Daarvan zijn er zeer veel vervuld. In de zeer krappe arbeidsmarkt is dat echter niet voor alle functies gelukt. Dit, en de vele werkzaamheden als gevolg van de herindeling (zoals harmoniseren van systemen, beleid en processen), hebben ook geleid tot het opstellen en vervullen van tientallen inhuuropdrachten en overeenkomsten van opdracht.
• Het ziekteverzuimcijfer 2022 is: 6,4. Corona-effecten en een hoge werkdruk worden als belangrijkste oorzaken aangegeven. De leidinggevenden monitoren dit met de medewerkers.
• Vanuit de verplichte harmonisatie van beleid moeten een HR-visie en het personeelshandboek worden opgesteld voor Maashorst. De voorbereidingen daarvoor zijn gestart en de harmonisatie wordt in 2023 afgerond. Hetzelfde geldt voor de evaluatie functieboek waarvan bij de vaststelling eind 2021 is bepaald dat die na een jaar zou plaatsvinden.
• Een nieuwe organisatie betekent niet alleen dat beleid, processen en systemen opnieuw moeten worden opgesteld en ingericht. Het betekent ook dat er een nieuw gevoel moet ontstaan van verbondenheid, samenwerken en werken volgens dezelfde waarden. Kortom, een nieuwe interne cultuur. Begin 2021 is onder begeleiding van een extern bureau gestart met cultuur- en teamsessies. Die fase is na de zomer afgerond en voor het vervolg is een interne projectgroep samengesteld. Daarvoor is een plan van aanpak voorbereid en zijn acties opgesteld. De eerste acties zijn in het nieuwe jaar opgestart. In het cultuurtraject komen de organisatiefilosofie, de kernwaarden, het dienstverleningsconcept, participatief werken en de duurzaamheidsgedachte samen.
• We hebben ervoor gekozen de juridische functies decentraal in de vakteams onder te brengen. Om de afstemming, samenwerking en kennisdeling tussen de juridische functies te borgen is een organisatie-breed juridisch overleg ingericht. Daarnaast is het regionaal overleg algemeen recht gestart om gezamenlijk in gemeente-overstijgende zaken op te trekken. 
• • De teams zijn bezig om de belangrijke (team-specifieke en team-overstijgende) processen te evalueren en waar nodig aan te passen. Enkele voorbeelden: het personeelshandboek, kostendekkendheid van de leges, SISA-verantwoording. De harmonisatie van de diverse regelingen (aangaande de bedrijfsvoering) worden in 2023 afgerond.
• Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is vastgesteld. Inkoopvoorwaarden zijn geharmoniseerd.
• De harmonisatie van informatiesystemen is volledig afgerond. Processen en systemen zijn daarmee aangepast op de gemeente Maashorst. Hiermee is de basis van onze informatievoorziening is gereed.
  De resterende werkplekken in het gebouw zijn ingericht. Het complete netwerk (zowel WIFI als fysiek) van de gemeente is vernieuwd en de internetverbindingen zijn vervangen en redundant uitgevoerd. De vergaderfaciliteiten zijn afgerond. De servers van Uden en Landerd zijn omgezet naar Maashorst of ontbonden. Er is gestart met het afbouwen van het datacentrum in Zeeland en de gemeentewerf wordt ingericht als nieuwe ICT uitwijklocatie. Met dit alles is de continuïteit van de ICT sterk verbeterd en gaan wij door met het verder professionaliseren van onze (ICT) dienstverlening en het verbeteren van de (informatie)beveiliging.

In 2023 is de verbouwing van het gemeentehuis opgeleverd volgens planning. 

Wat hebben we daarvoor gedaan?

Overzicht van acties/activiteiten:

 Actie is opgestart en de uitvoering is volgens de (bijgestelde) planning verlopen of is volledig gerealiseerd

 Er is gestart maar de planning loopt achter of de uitvoering is afwijkend

 Nog niet gestart

	Acties / activiteiten	2022	Indicator	Toelichting
1.	Opschonen fysiek en digitaal archief.	2022		Inmiddels is het fysieke archief van de voormalige gemeente Uden opgeschoond en volgt het archief van de voormalige gemeente Landerd in de 1e helft 2023.
2.	Kwaliteitsverbetering van de nauwkeurigheid BAG-WOZ door de m2 van woningen te controleren door extra formatieve inzet.	2022		In samenwerking met BSOB is dit project in het laatste kwartaal 2022 succesvol afgerond
3.	Voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot kwaliteit en veiligheid gemeentelijke gebouwen.	continue		We hebben structureel ingebed dat de (wettelijke) veiligheidskeuringen worden uitgevoerd. Gemeente werkt nu beleid uit om de conditie en kwaliteit van de gemeentelijke gebouwen in beeld te brengen, verwachting Q4 2023. Arbo / Ri&e is in ontwikkeling, verwachting Q4 2023
4.	Efficiënte inzet van vastgoed (verbeteren coördinatie wat dit betreft).	continue		Inventarisatie data t.b.v. Strategisch vastgoedplan wordt opgehaald. De verwachte oplevering Q1 2023. Daarnaast is gestart met onderzoek naar vervanging (2023) en verbetering van het vastgoed beheer en reserveringssysteem. Gemeente werkt in 2023 strategisch vastgoedbeleid uit en nieuw accommodatiebeleid en tarifering. Verwachte oplevering Q4 2023.
5.	Upgrade applicaties t.b.v. nieuwe ontwikkeling in het sociale domein.	continue	​	Er wordt doorlopend gewerkt aan de doorontwikkeling van digitale dienstverlening in het sociaal domein, alsmede de inrichting en doorontwikkeling van de systemen. De harmonisatie en doorontwikkeling van de digitale dienstverlening sociaaldomein staat voor 2023 gepland
6.	Doorontwikkelen ICT-organisatie.	continue	​	Er zijn diverse stappen gezet op de ontwikkeling van ICT. Daarmee is al een robuustere situatie ontstaan. De ontwikkelingen lopen door in 2023.
7.	Bij inkoop en aanbesteding optimaal gebruik maken van het bedrijfsleven in Maashorst en nabije regio. Passend binnen het huidig inkoop- een aanbestedingsbeleid.	Continue	​	Dit is onderdeel van de interne informatievertrekking over het inkoopbeleid aan medewerkers. De eerste bijeenkomsten hebben plaatsgevonden en er worden er meer ingepland.
8.	Goed werkgeverschap /  grensoverschrijdend gedrag.	Continue	​	- Alle teams hebben een workshop grensoverschrijdend gedrag gevolgd. De opgehaalde input wordt verwerkt in intern beleid. - Goed werkgeverschap is een voortdurend aandachtspunt en is een van de speerpunten in de HR-visie (2023).
9.	Afronding project Digitalisering archieven Landerd/Uden.	2023	​	Digitalisering bouwvergunningen 2001-2010 is gestart en wordt afgerond in 2023. Doorloop wordt gemonitord. Volgende stappen in de digitalisering van het archief worden in beeld gebracht en gepland.

Wat heeft het gekost?

Eventuele nieuwe accenten met financiële gevolgen lichten we hieronder toe.

(x € 1.000)

Resultaat 2e financiële afwijkingenrapportage 2022 ( x € 1.000)

( x € 1.000)

Samenwerkingen

• Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost-Brabant (BIZOB)
• Brabant Historisch Informatie Centrum (BHIC)
• Belastingsamenwerking Oost- Brabant (BSOB)

Wet- en regelgeving

De gemeente Maashorst of haar bestuursorganen handelen overeenkomstig het legitaliteitsbeginsel slechts op basis van taken en bevoegdheden die terug te vinden zijn in de Europese, landelijke of lokale wet- en regelgeving. Iedereen kan de geldende regels raadplegen.

Landelijke wet- en regelgeving

Via www.overheid.nl zijn alle geldende regels voor de gemeente Maashorst opgenomen en raadpleegbaar.

Lokale wet- en regelgeving

Zoekt u een wet of regel van de gemeente Maashorst? Bijvoorbeeld een verordening of beleidsregel? Alle regelingen van de gemeente vindt u op de website Overheid.nl. De lokale regels worden overigens ook gepubliceerd op de website van de gemeente Maashorst. U kunt ze hier raadplegen.

Beleidsnotities

Een overzicht van de beleidsnotities en nota’s van de gemeente zijn eveneens opgenomen en treft u hier.
 

Projecten

Sinds een aantal jaren leggen we ook afzonderlijk verantwoording af over de majeure projecten. Per project met een restant krediet van meer dan € 500.000 worden de aspecten planning, budget en risico toegelicht doormiddel van een stoplichtenrapportage.

Er zijn geen projecten die hieraan voldoen binnen dit taakveld.